数字病案无纸化复印模式对病案复印工作效率的影响

黄 铭 健

(广州医科大学附属第一医院病案科 广州 510120)

近年来，城乡居民法律意识不断增强，病案复印量急剧增加，对病案管理及复印流程系统提出了更高的要求[1]。根据《“十二五”期间深化医药卫生体制改革规划暨实施方案》[2]，医院信息化要以电子档案为核心，加强医院管理。本研究探讨数字病案无纸化复印模式对病案复印工作效率的影响。

1 资料与方法

1.1 一般资料

根据我院病案复印登记系统，选取2012年与2015年的每月复印人数、人均复印总数、病历调阅时间等数据，每年均选取16000份。根据管理模式分为数字病案无纸化前(2012年)与数字病案无纸化后(2015年)两组。

1.2 方法

功能优化前采用双轨制管理模式，即电子病历与纸质病案并行，电子病历系统导出纸质病历，经相关人员签字后，将纸质档案归档进行管理。后改用数字病案无纸化复印模式进行管理，即医护人员使用CA认证机构发放的电子签名完成医疗记录后，从信息系统抽取相应信息，形成JPG图片，按照排列顺序生成电子文档，保存在指定位置。同时，将归档的数据传送给数据库，完成在线归档。

1.3 评价指标

对功能优化前后复印总水平、复印个案水平比较。复印总量包括每月复印人数、人均复印总数，复印个案水平包括病历调阅时间、复印等候时间、可复印病历时间。

1.4 统计学方法

2 结果

2.1 复印总水平

实施数字病案无纸化后，每月复印人数与人均复印总数均大于数字病案无纸化前，差异有统计学意义(P<0.05)，见表1。

组别每月复印人数(人)人均复印总数(页)数字病案无纸化前(n=16000)830.68±44.259.19±1.38数字病案无纸化后(n=16000)1021.23±56.3210.83±1.62t336.52094.479P<0.05<0.05

2.2 复印个案水平

数字病案无纸化后病历调阅时间、复印等待时间、可复印病历时间均小于数字病案无纸化前，差异有统计学意义(P<0.05)，见表2。

组别病历调阅时间(min/份)复印等待时间(min/份)可复印病历时间(d)数字病案无纸化前(n=16000)8.25±1.3415.64±2.153.21±0.67数字病案无纸化后(n=16000)3.55±0.635.89±1.061.34±0.34t401.502514.49314.83P<0.05<0.05<0.05

3 讨论

如今，病案复印率越来越高，工作人员工作量急剧增加。合理有效的病案复印系统可有效缩短等待时间，提高工作效率，为患者提高更好的服务[3]。

在以往的双轨制管理模式中，电子病历用于质量优化、统计与检索的工作，纸质病历用于解决法律证据与签字的问题，尚存在较多的问题，具体有以下几方面：(1)管理人员要花大量时间在纸质病案打印、装订等工作上，并且司法及报销、管理等方面调阅病案的需求与日增多，逐份寻找速度慢、工作效率低下[4]；(2)并且随着医院发展，病案存储数量越来越多，给病案库房带来很大压力，且纸质病案易燃，防火压力大，纸质病案还存在受虫咬、老化及查找过程易造成损坏等问题，严重影响了病案的高质量长时间存储；(3)纸质检查报告常出现部分归档不及时、缺项的问题，不仅增加管理人员的工作量，而且影响患者复印病历，对医院形象造成不良影响；(4)存在一些不能归入电子病历系统的文件，如知情同意书等，因此双轨制下电子病历不能包含全部内容，给工作中的调阅、查询带来不便[5]。

数字病案无纸化后，通过专业扫描设备，数字化扫描已有的纸质病案，形成与纸质病案一致信息的图像格式电子档案。除此之外，软件通过自动启动扫描仪，将知情同意书等不能归入电子病历系统的文件扫描并上传，最终形成安全、完整的病案影像，不许进行打印、整理、装订入库等操作，真正实现无纸化管理[6]。在管理和利用数字化病案时，应严格按照制度进行，具体有以下几点：(1)管理员对用户进行权限设置，控制对数字病案的使用权利，保障系统安全，还可设置调阅时间段，系统将收回到时的档案，根据情况将病案分级，不同级别的阅读范围不同；(2)用户登陆系统后，须提出借阅申请，得到管理人员批准后才能进行相关操作，若用户只有借阅权限，就不能打印；(3)目前只有管理端有打印功能，日常工作中，根据患者提出的复印理由，在法律规定范围内，为患者提高复印服务[7]；(4)根据病案内容可精确检索和模糊检索，如诊疗信息、费用信息、手术信息、病人基本信息等进行模糊和多条件组合等检索。

数字病案无纸化实现了真正的电子病案，更有效、更合理、更安全地利用信息，显著提高工作效率，带来了以下切实的好处：(1)提高病案利用和管理效率，实习数字病案无纸化后，医护人员不必去病案室查看纸质档案，可在自己计算机上输入索引字段，找到所需病案，并得到申请审批后，即可直接借阅病案。管理人员也不用花费大量精力归档、整理纸质病案，大幅度提高工作效率，计算机的检索功能也大大提高查阅准确性；(2)明显降低管理成本，纸质病案的管理存储成本有三部分，一是其占用空间大，存储成本较高；二是在应用信息系统时，仍采用纸质病案存储，存在打印成本；三是管理病案的人力成本较高[8]。采用数字病案无纸化，除采购软件与实施费用，节省了存储纸质病案，复印及管理成本，明显降低管理成本；(3)加强病案归档的实时性与完整性，实施该系统后，扫描纸质病案形成的文档与电子文档高度融合，电子病案信息得到完善，一次性完成调阅、查询，医务人员不必定期提交未按时归档病案项目，管理员每日进行归档作业，即可保证病历记录更新及时；(4)保证病案的安全性，数字病案无纸化病案的存储格式受外界因素(数据库逻辑错误、系统升级等)干扰小，并且，采用计算机存储病案，可制作副本、异地保存，遇上火灾、水灾等自然灾害，也能保证信息不丢失。此外，所有的操作过程均留下操作日志，严密控制数字病案的使用权限，确保病案安全性；(5)提升病案利用率，应用数字病案无纸化之后，不同部门工作人员可同时调阅同一份病案，不仅提高利用率，更实现了资源的共享[9]。随着医疗不断深入改革，社会对病案资料的需求不断增加，原有的管理系统无法满足这些需求，通过实施数字病案无纸化，打通了纸质病案与电子病案之间的界限，真正形成完备、统一的信息管理系统，显著提高使用率，可随时获取法律咨询、领导决策、教学、科研所需的信息，实现病案最大程度的价值[10]。本研究显示，数字病案无纸化实施后，每月复印人数及人均复印页数均显著提高，病历调阅时间、复印等待时间、可复印病历时间显著缩短。由此可见，数字病案无纸化复印模式可大幅度提高病案复印工作效率，为患者提供更全面的服务。

综上所述，数字病案无纸化复印模式可大幅度提高病案复印工作效率，在实际工作中有优势。