新时期高职档案管理工作规范化的新途径探究

陈海燕

【摘要】高职档案是高职院校在长期发展中形成的有关科研、教学等的具有一定价值的资料信息，做好高职档案管理工作对高职院校的发展来说具有十分重要的意义。在新时期的背景下，传统的高职档案管理模式表现出的弊端越来越明显，这就要求结合时代的要求对高职档案管理工作的规范性加以提升。本文就针对新时期高职档案管理工作规范化的新途径进行了探讨和研究。

【关键词】新时期；高职；档案管理；规范化；新途径

近些年，伴随我国高等职业教育事业的深入推进，在高职档案管理方面的要求也越来越高，在新时期的时代背景下，加快构建高职档案管理的规范化体系，对于提高高职教学管理水平、促进高职院校的长远健康发展来说具有极大的促进意义。

一、高职档案管理工作规范化的主要作用

（一）有利于确保档案的完整性

高职档案主要包括学校的科研信息、学生信息以及教学管理信息等，可以说是高职院校的一大资源宝库，以往的档案管理模式基本上是采用的纸质保存方式，这种落后的保存模式不但需要花费大量的人力、空间与时间，同时在档案资料保存过程中也很容易出现资料丢失、破损等问题，在新时期的背景下，实现档案管理工作的规范化指的就是运用数字化、信息化的方式来保管资料，这是我国当前高职档案管理工作发展的主流方向，同时也是确保高职院校教学水平和管理质量提升的重要基础。由此可见，在新形势下，严格将高职档案管理工作落到实处，可实现对档案资料的完整管理，促进学校各项工作整体效率和质量的提升，与此同时，还能在一定程度上促进学校的可持续发展。

（二）有利于高职院校紧跟时代的发展步伐

现阶段，高职教育的主要目的是为我国社会经济的发展提供足够的技术型、实用型人才。近些年，随着社会发展对技术型人才需求量的进一步增多，国家对高职院校的建设与发展也越来越重视，不断加大对此类院校的财政支持力度，使高职院校具备足够的资金来拓展建设规模。在这样的背景下，高职档案管理工作要求也显著提高，实现档案管理工作的规范化，可为高职院校的长期健康发展提供有效的资源保障，使其紧跟时代的发展步伐，为社会输送更多的实用型人才，从而更好地满足社会发展的需要。

二、新时期高职档案管理工作规范化面临的主要问题

（一）信息化水平偏低

信息化是当前档案管理的主流发展趋势，也是实现档案管理规范化、高效化的基本要求之一。信息化档案管理有效规避了传统档案管理在时间、空间上的局限性，它将数据库作为基本立足点，在控制论、系统论等的引导下，有效达到了档案资源高效化整合的目标。然而，从当前的现状来看，大部分高职院校并没有将信息化技术应用于档案管理工作中，仍然停留在原始人工纸质管理阶段，缺乏应用信息化技术的积极性与主动性，尽管有些高职院校已经引入了信息化技术，但在实际应用该技术开展档案管理工作的时候仍然存在不少问题，信息化的整体水平偏低，还需在今后的实践中加以改进和提升。

（二）档案管理制度不够完善

缺乏完善的档案管理制度是当前阻碍高职档案管理规范化发展的一大绊脚石，正是由于制度建设严重滞后，导致高职档案管理工作的作用难以充分发挥出来，在实际开展档案管理工作的时候经常出现职责不明确、人员冗杂的现象。尽管当前我国大部分普通高等院校都制定的了比较完善的《档案管理制度》以及《归档实施办法》等，但是高职院校往往认为档案管理是普通高等院校的事，而自己的主要任务是打造技术型人才队伍，教育教学的重点是培养学生的实践能力，所以，在档案管理制度建设上通常不够重视，正因为如此，导致高职档案管理工作在实际开展过程中经常出现相互推卸责任等问题，这对档案资料的高效化、规范化管理来说是极为不利的。

三、新时期高职档案管理工作规范化的新途径

（一）提高档案管理的信息化水平

高职院校应当积极引入各种现代化信息技术手段，并将其合理地应用于档案管理之中，构建科学的档案管理信息化平台。首先，高职院校在应用信息化管理技术的时候，应当尤其关注档案管理的安全性，严格将加密设置工作落实到位，杜绝采用劣质U盘等存储工具，及时安装安全级别较高的密钥或者防火墙，这样才能确保高职档案信息化管理的安全性。其次，应当为用户配置灵活多样的客户端与接口，使之能随时随地对档案资料进行搜索和查阅。

（二）建立健全档案管理制度体系

对高职档案管理当前存在的管理制度不够完善的问题必须及时加以解决，使档案管理制度更加具體化、系统化和规范化，进而为高职档案管理工作的实际开展提供科学的参考依据，促进其价值的全面发挥。具体来说，应做到以下几点：首先，应当将国家出台的相关政策与制度作为基本指导，制定适合本校的高职档案管理制度，使其更好地指导档案管理工作的开展。其次，应当坚持与时俱进的原则，对高职档案管理制度进行调整与优化，结合时代发展以及学校发展的新需求，使高职档案管理制度体现出时代性和针对性。

（三）提高档案管理工作人员的综合素质

一方面，应当加大对新人职人员的培训力度，使其全面了解有关档案管理工作的基本流程、内容与方法等，知道怎样进行档案的归类、编号、整理等相关工作。另一方面，应当注重对档案管理人员信息化技能的提升，让他们具备熟练运用计算机进行管理的技能，打造一支现代化、高素质的档案管理队伍。

四、结语

综上所述，新时期高职档案管理工作规范化正面临一系列的问题，包括信息化水平偏低、制度不完善等，因此，要加快推进高职档案管理工作的规范化进程，就必须提高档案管理的信息化水平，完善相关管理制度，并加强对档案管理人员的培训。

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