计算机自动化和档案管理

石锦辉

摘要：在计算机自动化环境下的档案管理工作现阶段存在档案标准化问题、档案管理体系和系统管理问题、转业型人才以及网络安全问题和档案的保密性问题等，而自动化系统的使用改变了传统的工作流程以及文件存储方式等，档案管理自动化进程加速使得信息在一定范围内共享，提高了工作效率。此外，档案管理还面临着专业技术人员与档案管理工作仍没有形成系统的问题。笔者认为通过加强对网络安全的管理、制定档案管理标准及培养专业的档案管理人才，可以提高的档案管理水平，从而满足相关方面的需求。

关键词：计算机自动化；档案；管理

中图分类号：R197 文献标识码：A

引言

随着社会经济的不断发展和社会生产力水平的进一步提升，档案管理工作的重要性日渐凸显。但现阶段，在档案管理过程中，还存在自动化计算机系统不完善、档案保密性差和档案管理人员专业素质不足的问题，限制了的发展。因此，探究计算机自动化环境下档案管理的有效对策，具有十分重要的现实意义。

一、定义

计算机自动化摒弃了传统手工整理档案的管理方法，是采用计算机、网络等设备实现信息在计算机室之间进行传输的数字计算机方式。利用计算机自动化环境下的档案管理方法使档案管理工作的效率和准确性大大提高。传统的手工归档的管理方法无法满足海量档案的存储要求。同时，在手工归档的过程中不免会产生错误，无法保证档案的完整性和准确性，从而影响档案的使用，也因其费事耗力，逐渐被计算机自动化环境下的档案管理所取代。

二、计算机自动化环境下档案管理的特点

（一）存储安全性

纸质档案对存储的温度和湿度具有较高的要求，在湿度和温度的影响下，纸质档案会出现文字模糊难以辨认的现象，部分影像资料由于受潮会出现画面质量下降的问题，加剧了档案管理的难度。基于计算机自动化环境下对档案进行管理，能够通过对电子芯片的充分利用，消除外界环境对档案存储的不利影响，提升存储的安全性，同时也能够为的管理工作提供方便。

（二）高效性

现阶段，计算机自动化技术在我国企业和事业单位的应用较为广泛，有效提升了档案管理的效率。传统的档案管理工作需要耗费大量的人力和物力资源，基于对纸质档案进行收集的基础上，对档案进行合理分类和归档，这种档案管理方式具有庞大的工作量，工作效率较为低下，且需要耗费大量的人力和物力资源。由于中的科室繁多而复杂，的档案管理工作也呈现复杂性的特点，通过对计算机自动化技术的充分运用，能够有效提升档案归档的效率，有利于提升管理工作的水平和质量。

（三）资源共享性

基于计算机自动化环境下，微信和QQ等社交软件也成为电子信息传递的常用工具，通过构建基于计算机自动化的档案信息传输机制，能够强化档案管理工作的规范性，加之档案检索软件在档案管理过程中的运用，能够有效提升检索档案信息的效率，能够有效克服人工检索档案信息的弊端，提升档案信息的共享性。

三、计算机自动化技术在高校档案管理中的应用

（一）树立现代化的档案管理观念

现阶段，虽然已经有很多的学校逐渐重视起计算机自动化技术对于档案管理工作的应用，但是，需要我们指出的是，仍存在一大部分的学校使用的仍然是以往传统的纸质档案管理模式。因此，在这种情况下，相关管理部门应积极的帮助各大高校树立现代化的档案管理观念，积极的加强对计算机自动化技术的应用普及，切实提高网络技术档案管理的责任意识，促使更多高校的档案管理工作朝着网络化、自动化的方向发展。

（二）建立完善的档案管理机制

其次，我们还应构建完善的档案管理机制，确保档案管理工作的顺利开展。学校的领导人员，应在现有制度的基础上，进一步加强对档案管理工作的科学化管理与规划，充分的调动相关管理工作人员的工作积极性。并且还要不断的完善规章制度，制定完善的工作考核机制，对于在档案管理工作中表现突出的工作人员积极的进行表扬奖励，从而使得工作人员更加积极的投入到档案管理工作当中，促使档案管理工作能够取得良好的效果。

（三）提高檔案管理人员的素质能力

最后，需要我们指出的是，相关的档案管理工作人员的工作水平以及专业素质，在很大程度上决定着档案管理工作的质量。在这种情况下，我们应切实加强对档案管理人员的专业培训，提高他们对于档案管理工作认识，培训工作人员能够掌握使用计算机来进行档案管理工作的基本技能，并且还应增强他们的责任意识、树立正确的道德观念，从而建立一支高素质、高水平的档案管理队伍。进而在档案管理工作当中，各司其职，充分发挥出每一个人的才能，全身的投入到高校的档案管理工作当中，满足时代发展以及高校档案管理现代化发展所需，确保各大高校的档案管理工作的顺利进行。

（四）建立高效的网络安全机制

为保障计算机自动化环境下档案所有信息不被泄露，保证为授权用户提供有效的服务。需要建立完整，可靠的安全网络系统，通过加强防火墙、加密等措施，加大安全建设和管理力度。为防止非授权用户对档案的非法修改，需要加强计算机自动化环境下档案的加密措施，并对重要档案采取多种格式的加密监管措施。

（五）建立标准化的档案管理系统

为防止档案文件在录入后台管理系统过程中，出现档案源文件遗漏或者非源文件录入等意外情况的发生，就需要制定与电子档案标准化管理工作相关的各项法规法则，将已经归档的档案文件和未归档文件分开。在计算机自动化环境下，需保障对重要档案的识别，保证实时共享到的各个部门科室。因此建立健全档案管理标准化系统成为当前工作的重点。

结束语

计算机自动化作为信息社会重要的标志之一，应用于的档案管理方面，能够为的发展做出更大的贡献。档案的特殊性还有时代科技的不断发展共同决定了档案进行计算机自动化的发展的趋势，计算机自动化的运用将不断推动档案工作的现代化进程。

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