以达标为契机 夯实档案工作——学校档案达标创建工作探讨

文/嘉兴市第四高级中学 符慧芳

学校档案通过达标，可以夯实档案基础工作，提高档案管理水平，增强教职工档案意识，强化档案保护与利用，使之更好地为教育教学服务。几年来，我校档案工作从坚持集中统一管理的原则出发，到完善一系列档案制度，实行科学管理、开发、利用，逐步实现了档案管理现代化。积极开展了档案目标管理达标升级工作，并顺利通过了“市一级”和“省二级”目标认定，目前正积极筹备“省一级”目标认定。近十年来，我校一直是市属中学档案战线的一面旗帜，保持着档案系统的先进荣誉。现谈谈我校在达标工作中的一些体会。

一、领导重视，健全管理体系是保障

（一）健全管理网络，职责分工明确。我校成立了由分管人事校长为组长，办公室主任为副组长，各部门负责人为组员的档案工作领导小组。综合档案室配备专职档案员，各科设兼职档案员，形成以综合档案室为中心，层层管、级级抓的档案管理网络。此网络用“经”“纬”来形容再形象不过，综合档案室是“经”，专职档案员是档案工作的骨干，像经线一样，协调、督促兼职档案员做好收集工作；所谓“纬”，就是遍布全校各部门的兼职档案员队伍，这支队伍共16人，一般由各部门的干事兼任，他们像纬线一样互相贯通。学校内部形成了科学合理的档案管理网络，专职档案员具体管理档案，兼职档案员负责平时收集，各自有着明确的分工，见“图1”。

图1 档案管理网络示意图

（二）注重队伍素质，增强档案意识。档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务的工作效率、水平和质量，为此学校十分重视档案员的业务培训，通过继续教育等形式不断提高专业理论水平；另一方面，定期聘请档案局专家上门实地指导，强化专、兼职档案员的实践操作技能。学校的中心工作是教育和教学，教职工档案意识淡薄是普遍现象，为此学校提出了“做好档案工作，为教学服务，对历史负责”的口号，使大家认识到档案工作虽然不是学校中心工作，但时时在为中心工作服务。每学期定期召开档案专题会议，专职档案员深入科室宣传、指导，不断强化档案意识，使档案的形成、积累、归档贯穿到学校各项管理中去。

（三）改善基础设施，解决库房问题。在学校用房拥挤、办公经费紧张的情况下，校领导优先满足档案保管和保护需要，实现了库房、阅档、办公“三室”分开，在原有硬件设施基础上为档案室购置了泰宇档案管理软件、刻录机、扫描仪，更新了除湿器、灭火器、空调等设备，极大改善了档案管理硬件设施。档案库房“八防”设施齐全，档案箱柜充足，库貌宽敞整齐，由于严格按照档案达标标准完善了设施，各门类档案无霉变、褪色、破损等现象。

二、规范管理，加强业务建设是基础

（一）加强制度建设，完善分类方案。在档案达标自查中，我们明确了档案室职责，制定了专职档案员岗位责任制。在参照有关档案法规的基础上，完善了《立卷归档制度》《档案利用制度》《档案管理办法》等档案制度，使学校档案管理有章可循、有序开展。随着档案信息化的推进及学校办学规模的不断扩大，在两次达标期间我们及时修订了分类方案，将“学生类”从“教育教学类”中分离出来，形成了我校目前的七大类分类方案，为文件材料的归档提供了科学的分类整理依据，使档案分类更符合学校发展的需要。

（二）严把归档质量，落实规范整理。材料的收集归档是档案工作的基础。在档案达标自查中，发现存在档案材料缺失、入档不规范等现象，针对工作中存在的这些问题，档案室及时编印了《文件材料归档与不归档范围》，并督促兼职档案员清查应归档材料，专职档案员定期深入各科室了解情况，帮助解决实际困难，对材料不齐全或不符合要求的，当场提出整改意见，确保档案材料完整齐全。作为市教育局文书立卷改革试点学校，我们根据学校档案实际情况，结合达标评审专家建议，将1980年以后已整理装订成卷，不够规范的档案全部拆卷，依照《归档文件整理规则》，实行以“件”为单位的新立卷方法，这种改组“卷”为立“件”的方法，实现了目录级管理，大大提高了工作效率，使档案员从繁琐的手工操作中解脱出来。

（三）启动档案信息化，构建现代化平台。我校通过构建统一的云计算平台，进行学校档案信息化管理，综合档案室配置了专用服务器，将学校不同部门分散的档案资源数据集成整合起来，连通网上各部门产生的教学信息资源，消除档案信息孤岛。所有有查阅权限的教师不受具体的办公地点和固定的档案资源限制，根据需要随时随地获取教学档案资源，有针对性地提取个性化档案信息服务。并实现了与一些兄弟学校之间档案资源的共建共享，使教学档案资源从信息孤岛实现在“云”中漫步。

三、重视开发利用，为中心工作服务是目的

（一）科学编制检索工具，发挥“开门钥匙”作用。档案检索工具浓缩地展示着室藏档案情况，是档案室向用户提供服务的开门钥匙。为了方便利用，我们针对达标中存在的问题和要求，编制了《全宗指南》《全引目录》，完善了《归档文件目录》《案卷目录》等检索工具，著录全部案卷条目、文件目录，实行电脑检索，大大提高了档案利用效率，使档案的查阅更加快捷、准确。

（二）开发档案信息资源，不断创新服务机制。达标的真正目的是为了充分发挥学校档案的潜在效能，本着服务和创新意识，学校档案室进行多渠道、多形式的档案资源开发，并努力做出实效。

1.开发具有实用价值的编研材料。通过对档案利用情况的统计分析，校档案室编研了《学校内部制度汇编》《年鉴》《历任领导索引汇编》等10多种编研材料；为了配合考评工作，档案室加强开发力度，陆续编研了《全宗介绍》《基础数字汇编》《组织机构沿革》《大事记》等。这些编研材料在为领导决策提供依据的同时，也成为教职工学习、查阅的必备材料，较好地发挥着档案的凭证与参考作用。

2.开发体现校本特色的编研材料。档案室在开发档案资源时注重特色原则，挖掘在师生中具有影响力的档案资料，编写了《又是橙黄橘绿时》《校园星光》，主要收集了建校以来优秀校友的成长历程，有原国家安全部部长凌云、中国工程院资深院士吴祖垲、中国科学院院士王永良、著名实业家张子良等杰出校友，这些校友所产生的名人效应，有利于学生树立正确的人生观和价值观。其次档案室注重收集具有知识性、创新性的校本资源，向教师征集有特色的教育教学科研资料，汇编成《教师论文集》《优秀教案汇编》等编研材料，为广大师生提供教育教学和科研方面的参考，使档案的开发利用向深层次发展。

3.开发反映办学效果的新媒体。档案室充分利用室藏档案，把揭示学校变迁和发展，体现学校优秀办学经验和成果的档案资源进行深入挖掘，应用新媒体技术编辑了有较高价值的学校宣传片《为了托起明天的太阳》《小小的关爱，大大的天空》，利用这些专题史料，让学生尽快了解学校的历史、现状和发展，既丰富了校园文化，又有利于学生理想、信念的树立，使档案的编研开发内容更为生动、丰富。

4.以档育人，拓宽开发利用渠道。我校是“全国中小学心理健康教育特色培育学校”，又是“浙江省一级心理辅导站”，自深化新课程改革以来，档案室积极配合心理辅导老师，利用心理健康专题档案开发校本心育课程，先后编著了《心理互助》《读书育心》《成长体验》等心育教材，供心理学选修课使用，使档案的编研深度和广度得到了拓宽。

四、结语

实践证明，提高学校档案管理水平，紧紧抓住达标这个契机是很有必要的。通过两次升级达标，我校的档案工作实实在在上了一个新台阶，对升级后的档案管理也提出了更高要求，为此学校树立以评促优思想，重视巩固档案管理的质量和成果，并从以下四个方面深化管理促巩固：1.继续重视档案基础工作，注重文件材料的收集、整理、归档，档案员随时掌握学校工作动态，对各项工作中产生的材料做到心中有数，确保档案材料完整齐全。2.不断拓宽收集范围，丰富档案内涵，重点抓好教育教学与科研档案的收集力度。3.加强档案开发利用工作，继续在开发力度、编研深度和广度方面作努力。4.不断提高档案管理水平，创新档案管理模式，加速推进档案数字化管理，充分利用现代化信息手段，提供主动服务、超前服务，始终保持学校档案工作的生命力与可持续发展。