浅谈档案库房管理中的问题及解决方法

梁华

摘要：档案管理是事业单位和其他各个企业均比较重视的问题之一，由于档案具有保密性和不可再生性，并且对单位和企业的决策与发展具有至关重要的作用，因而加强档案的安全管理至关重要。档案管理不仅需要做到井然有序，还需要做好基础管理工作，即库房管理才能保证档案的管理质量和效率，充分发挥档案对后续工作开展的指引作用。然而现阶段档案库房管理工作中仍存在诸多问题，本文首先对上述问题简述，然后重点提出针对性的解决方法，旨在为读者提供提高档案库房管理质量的可行性建议。

关键词：档案管理；库房管理；问题；解决方法

保护和管理档案是档案保管工作人员的重要任务，主要包括整理档案并将其并入库房相应的柜架中，在做好基础工作的同时还需要对档案进行日常维护和保管。研究指出[1]，做好档案库房管理工作是提升档案管理质量的基础措施，也是保障档案的可利用性和使用寿命的根本条件。对当前档案库房管理中存在的问题进行深入探讨和分析有助于制定针对性的解决方法，达到提升档案库房管理质量的目的，完成提升档案管理质量的终极目标。

一、当前档案库房管理中存在的问题

（一）缺乏调节防护系统

当前档案库房缺乏调节防护系统，尤其是县级及以上单位中常常会从办公用房中选取一间面积较大的屋子作为档案管理库房，但是并没有重视档案库房建设的相关知识和标准。然而单纯的形象建设难以达到理想的档案管理质量标准，相关人员必须重视对光照、温度、湿度、风向和风力的调节才能真正管理好库房的环境，避免纸质档案发生霉变或者字迹模糊的情况，也可避免电子档案信息丢失的现象。

（二）安全防护力度不理想

安全防护力度较差是档案库房管理中存在的又一项明显的问题。库房的安全性直接影响到档案的安全性和完整性。库房安全防护力度不足可明显增加档案丢失的风险。既往一项研究报道通过对县级及其以上单位的档案库房设计调查发现部分单位库房安全防护方面存在着明显的问题[2]，包括建设方面执行标准不严格、投入资金不足、基础设施建设不完善、缺乏完整的监控和报警系统等。

（三）缺乏完善的档案库房管理体制

当前很多单位档案库房管理中存在着明显的盲区，如检查和清洁措施实施依从性差、管理责任人不明确、管理工组人员态度需要端正等。如果缺乏完善的档案库房管理体制，很有可能会导致档案管理工作中发生安全相关事故，影响档案保存的完整性和可利用性[3]。笔者结合自己工作中遇到的实际情况，对缺乏档案库房管理体制的常见情况进行总结，具体如下：档案管理人员每天都需要对水电进行检查，对温度和湿度进行检测和调节，但是依从性差，甚至会出现散漫的情况；部分档案库房管理员将库房当做杂物间，影响档案的存储质量；库房设备不完善，责任人不明确，管理混乱的情况时有发生。

二、解决档案库房管理中问题的方法

（一）建设调节防护系统

想要提升档案库房管理的质量，首先必须重视调节防护系统建设，保证充足的光照和适宜保存档案的温度和湿度等，具体做法包括：严格按照档案库房建设的标准专门建设档案库房，避免选址的随意性，并做好配套设施的安装，保证能够正常使用，充分发挥防火、防水、防风吹日晒、防盗窃等工作；其次还需要保持档案库房的卫生，做好周围环境的清洁工作，尽可能避免库房周围及库房中的不良环境对档案管理工作质量造成的不良影响；最后，对于建设不合格的檔案库房，工作人员需要向上级领导反应问题，明确阐述不合格库房建设和调节防护系统不达标对档案管理工作质量的危害，争取完善档案库房的调节防护系统，对无整改价值的库房争取拆除、重新选址和建设。

（二）增强工作人员的安全防护意识

增强工作人员的安全防护意识是提升档案库房管理质量和工作效率的另一项重要的措施。作为档案库房管理的实施者，工作人员必须具有强烈的安全防护意识才能防患于未然，尽可能避免火灾、水浸或者机密档案泄露等事件。增强工作人员的安全防护意识的具体措施如下：首先对工作人员加强职业道德教育，使其能够明确并遵守职业道德规范，避免有意或者无意泄露机密文件的信息；其次还应当对工作人员加强培训，使其了解档案库房管理中的注意事项，认真检查核对，避免由于大意或者疏忽影响档案库房的安全性；最后，还应当建立完善的奖惩制度，对于表现良好者及时给予奖励，对于表现较差者给予相应的批评和惩罚。

（三）完善档案库房的管理体制

科学合理的档案库房管理体制是保证库房管理质量的前提，也是档案管理的重要的保护膜。在做好基础的安全防护措施的同时相关人员必须重视制定并完善严格的档案库房管理体制。除了上述措施中建立并完善奖惩制度，还需要明确每个档案库房管理方面的责任人，为库房和档案的安全提供全面的防护。档案库房管理体制中必须严格规定定时检查电气设备、线路、灭火器等基础设施，若发现问题需要及时更换；另外严格要求不能堆放杂物，不能将易燃易爆物品带入库房，不得带食物进入库房；定时检测库房的温度、湿度，及时调节[4]。若出现问题，明确责任人后给予严厉的惩处，对于情节严重者移交相关部门进行处理。此外，相关人员还需要具有创新意识，不断引进先进的档案库房管理方案和模式，在实践中不断改进，不断完善档案库房的管理体制，最终达到提升档案库房管理质量的目的。

三、小结与展望

由上述分析可以发现，档案库房作为档案管理实施的场所，不仅能够指导单位的发展还可为决策的制定和时代的发展产生重要的影响。通过对档案库房管理中存在的问题进行分析和探讨并提出针对性较强的解决方法有助于提升档案库房管理质量，保证档案管理工作的顺利进行，真正发挥单位档案的实际作用。然而在档案库房管理工作中仍然会出现各种各样的问题，工作人员只有不断创新探讨、着重理论与实践的结合，才能探寻科学合理的解决方案，真正提升档案库房管理的工作质量。

参考文献：

[1]朱红娟. 浅谈医院档案信息化建设中的问题与对策[J]. 档案管理， 2016，（4）：88-89

[2]校昱. 浅谈会计档案管理的问题与对策[J]. 档案管理， 2016，（5）：89-89

[3]陈军. 浅谈电子表格在档案管理活动中的运用[J]. 档案与建设， 2015，（8）：74-76

[4]李颖. 浅谈档案管理信息化发展的问题和对策[J]. 社会科学， 2015，（8）：29-29