自组织理论视域下图书馆志愿者社团化管理模式研究

毛毳

关键词：自组织；图书馆；志愿者；管理模式

摘 要：文章简述了自组织理论的内涵与实践意义，分析了自组织理论与图书馆志愿者管理的关系，研究了自组织理论视域下图书馆志愿者社团化管理模式及图书馆志愿者管理的保障机制。

中图分类号：G250文献标识码：A文章编号：1003-1588（2018）05-0097-03

志愿者是指义务为他人和社会提供帮助，自愿牺牲时间和精力而不收取报酬的人。图书馆志愿者则是无偿为图书馆提供义务劳动，帮助图书馆提升服务效率的个人或群体。我国图书馆自1996年开始招募志愿者，这一措施弥补了图书馆在人力资源方面存在的不足，取得了一定的社会效益。与发达国家相比，我国图书馆的志愿者服务起步较晚，在管理制度、思想认知等方面都有待提高[1]。图书馆要想发挥志愿者的积极作用，应深入研究志愿者团队的需求，根据他们的特长及知识背景，探索科学的志愿者管理模式。而自组织理论在图书馆领域的应用，能够根据人的动态特征，激发人的主观能动性，能够实现志愿者的自我管理，降低图书馆人力资源管理成本，无疑是实现图书馆与志愿者双赢的有效方式。

1 自组织理论的内涵与实践意义

1.1 自组织理论

自组织理论最早由俄罗斯物理学家普里高津提出，他在耗散结构理论的基础上介绍了自组织的概念，描述了自然系统由无序变为有序的状态。德国物理学家哈肯指出，根据组织的进化形式可分为自组织与他组织两种类型，即若一个系统内部能够自发、协调地形成有序组织，就属于自组织；若需要外部力量才能形成，则属于他组织。这就表明自组织功能及空间结构的形成，完全不受外界因素的干扰，而外界对于自组织系统的作用形式是非特定的。自组织理论的核心就是“自己组织自己”形成的有序组织。由此可见，当一个开放系统通过不断与外界交换信息，若其中某个控制变量达到阈值，通过系统的内部突变改变原有的无序状态，形成空间及功能上有序的全新耗散结构，就可提升系统的自组织能力。

1.2 自适应系统

自组织理论的提出，阐述了自然系统的自主演化过程。20世纪90年代，美国管理学领域教授霍兰在自组织理论的基础上提出自适应系统理论，指出复杂系统是由适应性造就的。他认为系统的基本构成单元是具有自主性与目的性的主体，能够通过与环境的相互作用提高适应性，这也是系统进化与演变的动因。美国的David Bennet等人通过对CAS理论进行延伸，提出智能复杂自适应系统（ICAS）。该系统由具备较高素质与智能适应性的人构成，涵盖创造性活动、问题分析、决策及实施四个部分，为人们从事创造性治理活动和科学决策提供了指导，具有最优选择性、组织目标协同性、多维性等特点。社会上的任何团体都可以被看作是开放系统，这个系统的创新实际上是其不断演化的结果[2]。根据ICAS理论，图书馆志愿者团队也属于自适应系统，属于图书馆特殊的管理模式，能够以自组织的方式合理利用资源。

1.3 自组织理论的实践意义

自组织体现了系统的自适应性，也是人类社会在长期演化进程中形成的进化方式。人类社会通过不断探索与试错，证明了自组织的优越性，也表明自组织本身属于创新方式。这种模式有别于传统方式，系统内部的自行组织管理是其实现创新的源泉和动力。从生物学角度看，生命个体的基本特征包括应激反应、自适应和自我繁殖等。生物系统的自组织能力，能够充分说明自组织理论的价值，能够帮助开放系统由无序的状态逐渐变为合理有效的状态，加快复杂产物的形成速度与精度。在社会实践中，自组织理论有助于人们掌握事物演化规律，借助自组织思维促进组织或团体的自我调节改造，使系统内部形成相互协同又各司其职的有序结构。

2 自组织理论与图书馆志愿者管理的关系

2.1 图书馆志愿者的特征

图书馆志愿者主要由社会人士或学生组成，是在图书馆引导下形成的不获取物质报酬的特殊团体。图书馆志愿者有以下几点特征：①志愿者具备从事图书馆志愿者服务的条件、技能与时间。②志愿者具备志愿者精神，能够为图书馆事业奉献才智和时间。③志愿者提供的图书馆服务内容以基础性业务为主，能够以无偿劳动减轻馆员的工作压力，能够在志愿活动中获得心理上的满足。虽然图书馆志愿者不以物质报酬为目的，但他们在活动中也能有所收获。如：志愿者可以获得非物质报酬，包括积累社会经验、获得认可和提高社会地位等。志愿者对陌生人的帮助属于亲社会行为，志愿者服务属于长期性、计划性、组织性的活动。

2.2 图书馆志愿者的自组织

图书馆对志愿者的管理涉及服务岗位设置与服务内容设计，也涉及多部门的协作和分工。图书馆志愿者的自主自愿性，也决定了他们的行为本身具有随意性，很难进行协同管理[3]。图书馆应安排专职人员负责志愿者管理工作，以保障志愿者服务效果。国外的图书馆志愿者服务开展得较早，还有专门的志愿者管理机构，如美国公共图书馆设立了人力资源部，专门负责志愿者的管理与协调工作。图书馆需要制定严格的志愿者管理规章制度，明确不同岗位志愿者的职责和义务，做好工作分配事宜。同时，图书馆还应强化“自组织”约束，要求志愿者团队在没有外力约束的情况下，保障内部成员的协同配合，促进成员之间的相互激励，从而保障组织结构的有序性。

2.3 自组织理论与志愿者管理

志愿者是积极投身社会公益事业，具有良好信念及道义的个人或群体[4]。图书馆的志愿者服务也属于公益事业，其服务内容是图书馆的基础性及延伸业务，要求志愿者具备与服务内容相对应的素养与能力。因此，图书馆志愿者管理模式直接影响图书馆的服务质量。图书馆应制定科学的志愿者管理制度，引导志愿者的行为，保障服务的有序性。自组织理论的应用在于研究组织系统的内部驱动机制，研究如何促进组织内部的有序化，促使系统得到不断完善。基于自组织理论的图书馆志愿者服务将志愿者队伍作为开放系统，针对参与图书馆服务的志愿者制定不同階段的管理策略，能够保障志愿者活动有序开展，更好地提升图书馆对志愿者的管理水平。

3 自组织理论视域下图书馆志愿者社团化管理模式

复杂智能系统的主要特征是目标协同，这也是系统能够调动所有资源形成合力，促进不同模块之间多向沟通的必要条件。图书馆志愿者团队的管理目标，就是在自组织理论视域下，在不同团队成员目标协同的前提下，实现不同成员行为的整体协同效应[5]。因此，笔者根据自组织理论构建了图书馆志愿者社团化管理模式，该模式分为目标与结构两个层面（见图1），揭示了社团化运作过程中的资源配置与管理方式，以及对团队内部自组织功能的影响。

3.1 团队目标协同

对于图书馆志愿者社团化管理模式而言，目标体系决定系统的构成要素，结构体系决定目标的实现程度。在管理目标设计方面，图书馆应充分考虑志愿者的团队数量与人数，分析团队工作的基本条件与技术路线，分析团队成员是否能获得自我满足感、对获取报酬的感知度，以及对工作的期望值等因素。面对复杂、动态的内外部环境，志愿者团队有必要将复杂的目标进行拆分和具体化，取得团队成员的认同，使其变成团队每个成员的共同愿景，进而保障团队成员行动的协同。每个成员的目标只有与团队目标保持一致，才能保障成员之间的交流合作[6]。若团队成员对管理目标或愿景的理解存在偏差，势必会影响成员的行为，降低对团队的期待，也将导致部分成员难以评价个人价值，难以确定个人目标与团队愿景之间的关系，也很难通过个人努力获得预期的报酬。

3.2 人力结构完善

志愿者团队的结构体系包括人力资源和信息系统两个方面，同时也要求营造良好的团队氛围。根据自组织理论，决定一个团队实现自组织的核心要素，在于畅通的信息沟通机制、完善的人力资源结构及良好的团队氛围。构建自组织团队的一项重要任务，就是通过人才挖掘与补充，保障团队内部有意义的差异[7]。只有团队成员之间存在差异，才能保障不同成员间的信息交流与共享，保障成员行为的协同。而志愿者团队内部信息的高效传递，需要借助现代化信息技术实现，如互动式软件、移动新媒体工具等。图书馆也应制定志愿者信息沟通制度，建立志愿者团队内部信息沟通模式及信息交流渠道，保障成员之间信息交流的畅通。自组织团队的实现也要求团队内部构建完善的競争与激励机制，引导成员向同一目标迈进，形成统一的行为模式，营造基于内部协同的良好组织氛围。

3.3 资源共建共享

图书馆合理的资源配置与共享有利于降低运营成本。根据自组织理论，图书馆志愿者管理具有开放、系统的特征，对各类资源的占有和使用是分步实施、层层递进的，也是由一个平衡向另一平衡的演变循环过程。这就要求图书馆强化内外部资源共享，以自主行为主动为其他机构提供信息资源，或者实现与其他机构的资源整合，实现区域内资源共享，更好地满足志愿者管理的需求。而要实现志愿者团队创新，就需要图书馆强化内部激励，促进成员之间的知识共享，在共同愿景下建立最优行动准则，提升团队内部对资源的自主管理能力。

4 自组织理论视域下图书馆志愿者管理的保障机制

图书馆应建立志愿者管理保障机制，针对志愿者招募、培训、考核等环节设置相应的保障措施，不仅可以提升图书馆对志愿者的管理水平，促进志愿者提升综合素质，还能够保障图书馆与志愿者和谐相处（见图2）。

4.1 招募工作规范化

图书馆在志愿者招募阶段应借鉴企业人力资源管理理念，设计规范化的志愿者招募流程，保障志愿者从注册到服务的有序性。图书馆应制订志愿者中长期发展规划，明确志愿者招募条件及服务岗位要求，有选择地开展招募工作。为提升招募效率，图书馆可以事先确定志愿者选拔范围、服务内容等，方便志愿者根据需要自行选择，或者聘请有经验的社会人士参与招募活动，拓展志愿者招募渠道。如：上海图书馆采用社会招募方式，借助互联网发布志愿者招募信息，并建立了志愿者在线注册制度，有助于图书馆有效整合志愿者资源。

4.2 岗前培训系统化

图书馆服务具有一定的专业性，要求志愿者具备较好的业务素养。因此，图书馆需要对新招募的志愿者进行培训，从志愿者管理条例、服务理念、行为准则等方面，引导志愿者加强对图书馆服务的认知。同时，图书馆还应向志愿者介绍馆藏建设情况、图书分类方法、图书编目规则、电子文献检索技巧等，帮助他们了解并掌握图书管理软件的使用方法。志愿者被分配到工作岗位后，图书馆还应针对岗位要求讲解该岗位的工作流程及注意事项等。为尽快提高志愿者的自适应性，图书馆还可以建立网络培训平台，借助微信、微博等为他们答疑解惑。

4.3 考核制度科学化

图书馆应定期开展志愿者考核工作，从服务技能、业务素质等方面对志愿者进行客观、公正的评价，促使他们在实践中积累经验，不断提升业务能力。志愿者考核项目应包括工作量、工作能力、服务态度等，并对考核内容进行量化分析，严格设置筛选条件与程序。图书馆还应建立安全管理机制，提升志愿者管理的安全性并对志愿者加强安全培训，如安全作业、消防措施等方面的培训，提高志愿者的安全意识，保障他们的人身安全。

5 结语

图书馆志愿者团队具有动态、开放等特征，满足形成自组织系统的必要条件。图书馆应充分利用自组织理论，创新志愿者管理模式，保障志愿者团队能够适应环境变化，通过内部自我调节实现成员间的协同与信息共享，进而提升志愿者的管理效益。

参考文献：

[1] 刘羡珠.县级公共图书馆志愿者的建设和管理：以龙海市图书馆为例[J].图书馆杂志，2015（11）：57-61.

[2] 张丽萍，王延萍，杨琳，等.基于行业视角的图书馆志愿者行为可持续发展研究[J].图书馆工作与研究，2014（3）：88-92.

[3] 刘小锋.组织边界变化：探讨图书馆知识自组织与知识共享[J].高校图书情报论坛，2015（2）：38-42.

[4] 刘廷元.图书馆联盟的多层治理模式与可持续发展策略[J].情报科学，2014（7）：50-54.

[5] 李振玲.基于社会网络的图书馆联盟治理机制研究[J].图书馆工作与研究，2016（8）：32-36.

[6] 齐月.自组织理论视域下图书馆志愿者服务体系构建[J].图书馆学刊，2016（2）：84-86.

[7] 曾春春，詹庆东.区域性图书馆联盟的自组织治理[J].图书馆论坛，2017（2）：83-91.