档案信息化管理的现状及对策研究

白磊

摘 要：本文以于南宁市档案局为例从档案信息化管理问题研究的现状出发，分析档案信息化管理的现状、存在的问题及解决的措施，并就其未来发展趋势做出了一定的探讨，以期为档案信息化管理事业的发展，提供理论支持。

关键词：档案；信息化；管理

198 年底，全国已有20多个档案馆成功运行计算机档案管理系统。进入20世纪后，我国在全球档案信息化建设浪潮的冲击下也开始并加大了档案信息化建设的步伐，新时期，我国档案工作必须适应新形势，实现档案信息化管理的要求，推动档案管理不断向前发展。

一、档案信息化管理的必要性

随着信息社会的发展，现代信息技术在国民经济和社会发展中扮演着举足轻重的关键角色。信息化已经成为人类社会发展的一个至关重要的标志。档案作为经济社会实践活动的产物，必将随着社会的发展和人类的进步而不断地发展和进步。

1.档案信息化使得档案管理工作的效率和质量得到不断提高

现代信息技术在档案管理中的运用，使得传统的档案管理工作中的各个环节为现代管理手段所代替。如传统的档案管理工作主要以档案的实体管理为主，档案管理人员需要花费大量的时间，进行手工收集、整理、保管、编研和向利用者提供服务。然而，如果把现代信息技术运用到档案管理工作的各个环节中去，那么档案管理人员就可以直接利用计算机管理系统完成“文档一体化”管理，打破了传统档案的管理方式，从而提高了档案工作的效率和质量。

2.档案信息化使得档案纸质载体得到保护

传统的查阅方式是要到相关档案保管部门或综合档案馆进行纸质档案的查阅，并从中摘錄自己所需的信息或复印相关内容。这种利用方式不仅浪费了大量的人力和时间，影响了档案的利用效率，而且也增加了纸质档案的磨损。纸质载体的档案是最原始的证据材料，它的客观性是毋容质疑的，因此，保护档案的纸质载体就显得尤为重要。如果档案保管部门将现代信息技术运用于档案管理之中，实现数字化档案信息的存贮、管理和索引，那么所需的信息资源，便可以真接从数据库中获得了。

二、档案信息化管理现状

目前，信息化建设方兴未艾，电子信息扑面而来。然而，对电子信息进行集成管理的数字档案馆大多却有壳无核。即使像深圳、青岛这样居国内领先地位的数字档案馆，在全文检索服务上也只能算是犹抱琵琶半遮面。

1.档案信息化管理的整体环境

环境因素对信息化发展影响颇大，文献、图书信息化的跨越式发展就是最好的佐证。如今，在许多图书馆，特别是高校馆，读者只要轻点鼠标，即可实现书刊检索及论文下载。文献、图书通过多途径、多形式的广泛的共建共享，有效推进了图书馆数字化进程。相比之下，档案的信息化建设却是风景这边独寂寞，颇有些愚公移山单打独斗的味道。档案信息为原生信息，来自不同部门，具有差异性、特色性和内敛性，这在一定程度上阻碍了档案信息共建共享及规模化、市场化运作氛围的形成。

2.档案信息化管理的数字化能力

档案信息化建设的核心是资源数字化，实现的途径无非两条：其一，通过录入、扫描、翻拍等手段，将馆藏纸质、声像等载体档案全文数字化；其二，接收、整合办公自动化、电子政务、多媒体教学等条件下产生的各类电子文件。前者因费时费财费力且进程缓慢，只能择时分步实施；后者虽快捷高效，但目前的档案管理系统及信息技术对网络信息的集成、整合大多力不从心。档案信息化建设因此陷入了一方面费时费力地将馆藏纸质档案数字化，另一方面现成的电子信息却大量流失的怪圈。

3.档案信息化管理的人才队伍状况

对于档案信息化建设来说，信息技术人才尤其是高级复合型人才至关重要。随着信息技术的发展，人才大战愈演愈烈。然而渴求信息技术人才的各级档案部门却似乎成了战争的中立国。究其原因，还是我国档案长期沿用的传统手工管理模式固化了的“档案部门是安置富余人员，解决人才家属就业之地”的思想在作祟，这在高校、科研院所等突击大规模引进高级人才的单位反而愈演愈烈。可见，档案馆（室）进人容易但引进人才难上加难。

三、档案信息化管理的具体措施

1.资源体系建设

档案信息资源体系建设在档案信息化建设中具有举足轻重的意义，其中数据库建设尤为重要。档案数据库的规模和内容，决定着人们共享档案信息资源的能力和水平。数据库建设应遵循以下3个原则：一是实用性。对馆藏的非电子档案，应先挑选常用的、急需的、珍贵的档案，通过扫描或录入等形式进行数字化处理，并按统一的要求进行著录标引或检索链接；二是快捷性。档案管理人员应及时将新形成的电子档案转换到数据库中，定期更新和充实数据库内容。三是安全性。严格限定利用者的使用权限，建立起不同层次的数据库，实行档案全宗和密级双重控制管理，确保档案数据不被非法改写。

2.管理体系建设

加强档案信息化管理的各项工作中，加强管理体系的建设尤为重要。其中，基础工作是档案信息化管理体系建设的关键。基础工作是多方面的，包括硬件、标准化以及安全保密工作等方面，都需要我们加强管理。首先是要加强硬件设备的配置，将档案信息化管理纳入整个单位信息化管理体系当中，才能更好的获得支持，从而改善设备条件。需要充分配备的硬件有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机等。设备配备要把握一个原则：既满足工作需要，又节约成本。对于这些设备，档案部门要指派专人对档案信息化管理的电子设备进行维护，保证设备的正常工作，不影响信息化管理的工作效率。

3.利用体系建设

档案是信息、是资源，没有档案就没有信息，没有信息就没有服务的资源。目前，档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、“安于现状”等旧观念，还存在着“闭架借阅”、“你查我调”等做法。现代信息社会日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得档案管理领域不断出现一些新情况、新问题，特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐，缺乏开放和创新意识，成为了制约档案信息化管理发展的重要因素。针对这种问题，档案工作部门首先要破除“重管理设施购置、轻服务研究”等做法，树立开放意识和创新意识，使得档案管理有利于档案信息的利用，服务于经济建设，服务于社会。

4.安全保障体系建设

随着档案信息化建设的不断推进，档案信息安全问题日益突出。因此，研究档案信息安全保障体系问题，是档案工作者面临的一个重要问题。而安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，二是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。

结语

随着网络与信息技术的迅猛发展，信息化管理已成为当今世界的主流。档案信息化建设有利于提升档案服务效能、拓宽档案服务领域、创新档案工作模式。档案信息化管理不是短时间内的工作，在此具体工作中需要所有工作人员的工作主动性和协调性，档案管理人员需要有良好的职业道德，努力提高档案工作信息化管理的质量，促进国家政治、经济、文化的建设。

参考文献

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（作者单位：云南省建设投资控股集团有限公司路桥总承包部）