不动产档案集约化管理研究

房叶卉

摘 要：当前不动产档案的数量越來越多，不动产所牵涉的范围也逐渐扩大，这给不动产的档案管理带来了很大困难。当前集约化管理是不动产档案管理的主流方向，它采用信息化的管理模式，能大大提高不动产档案管理的效率，对加强不动产档案集约化管理进行探讨。

关键词：不动产；集约化管理；探讨

1.不动产登记档案整合与集约化管理的重要性

实施不动产登记档案资源整合与集约化管理时，必须要准备相应的依据，其主要是依据《物权法》、《不动产登记暂行条例》及《不动产登记暂行条例实施细则》来执行的，要求不动产档案要让相关的登记部门或机构来管理，并对档案资料进行长久性的保存与管理。因此，相关部门要在登记材料基础上进行重建与整合，依照国家的法律法规来进行规范处理。实施物权登记时，会需要一定的档案资料来进行支撑，且这些不动产登记档案是登记部门所形成的资料，主要是针对不动产物权进行动态化的管理。此外，为了得到便民服务的效果，也要准备好相应的档案资料，且这些登记档案资料是物权归属的基本依据。档案资料整合与集约化处理的开展，应采取统一利用的基本方法，便于群众更为快速、便捷的查询到相关的不动产登记信息，以求更大程度上减少群众负担。为不断提高档案管理水平，要把相对分散的登记档案资料进行统一化的管理，进而更大程度上提高服务水平，以求从更大程度上保护人们的合法权益与财产安全。

2.当前我国不动产档案管理中出现的主要问题

2.1档案管理不全面

目前我国的不动产档案管理主要集中在国土和房产登记方面，主要为了解决房产交易和拆迁安置，但对其他一些资源的建档管理，还存在很大的不足之处，例如对于我国湖泊的建档管理。这些资源的档案管理，往往比较分散，这给档案的利用带来了很大的困难。

2.2对不动产档案的管理缺乏动态性

随着房地产市场的日益活跃，不动产交易的数量越来越多，相应的房产权属也要发生变更，但由于对房地产档案管理的不善，经常出现虽然已经发生了实质上的权属变更，但档案的内容却没有相应的发生变化，这极易造成房地产纠纷的产生。我国已经经历了多次重大的土地改革，土地政策也不断发生变化，在这期间，很多土地证明已经丧失的法律效率，需要进行重新确认。有部分农民以原来的土地证明为凭证，来要求政府进行土地所有的变更，这显然是不恰当的。造成这种现象的主要原因是，对档案管理的不及时性，延误了档案变更的最架时机。

2.3对国土资源档案的分类标准落后

我国对国土资源档案的分类一直沿用的是上世纪九十年代颁布的土地档案分类方案，它将土地管理档案分成了八大类，随后又改成九大类。但我国土地资源系统经过长时间的发展，目前已经发生了很大的变化，导致这些分类标准已经不能和现实相适应。这些分类标准，还存在一定的模糊性，导致档案管理员在对其管理时，经常采用因地制宜的方法，这在一定程度上带来了不动产档案管理的混乱。

3.加强不动产档案集约化管理有效途径

3.1打造市区的协调与集约化管理机制

实施不动产档案集约化管理时，可在市级地区设立相应的不动产登记档案管理中心，及时与上级相关部门进行对接，以求更好的将业务关系与人员关系理顺，进而将档案管理工作落实到位。实施档案集约化管理时，应及时对档案管理进行科学的规划，形成一个统一化的管理标准与管理制度。此外，对档案管理业务的实施开展监督与指导，并配备一支专业化的干部团队，对档案资源实施集中化管理与科学性配置，设置一定的档案管理主库房，以实现对档案资源的集中化、数字化管理。同时充分结合权限设置情况来完成一系列的查询服务，旨在能让人们就近办理相关业务，借助统一化的信息化平台来为同城的人们办理相关的业务，提供档案资源的查询与归档服务。

3.2统一管理标准，确定好业务流程

在统一与规范档案管理业务时，要充分结合各类业务的具体属性与特征，设置归档流程，建设相应的信息化平台，对档案管理的标准进行统一化处理，为档案的集约化管理奠定基础。对登记档案进行整理时，应划定整理的标准，规范好业务流程与执行工序，对档案管理的质量要求进行统一化处理，采取此种方式能为档案资料的流转、交接和信息资源整合提供条件，以求借助信息化平台能对各类档案资源进行高效而科学的管理。只有将不动产档案登记与业务处理建立相应的联动机制，才能为档案工作的顺利实施奠定基础。

3.3构建信息化档案管理平台

面对信息化技术的不断发展，为实现对不动产档案的集约化管理与综合性管理，应构建相应的信息化档案管理平台，能以此为重要载体来共享大量的电子档案数据，还要形成更为完善而集约化的查询机制，旨在为人们提供高质量的信息服务，能全面集中力量来合各项历史数据，全面实现纸质档案的数字化模式。同时，应开通网络自助、触摸屏与远程查询等服务模式，能尽量减少窗口区域的查询量，且查询速度更快，效率更高。

3. 加强相关工作人员的培训工作

随着不动产档案管理信息化的不断提升，这要求各部要做好对相关工作人员的培训工作，使他们可以熟练操作各种信息化管理软件，熟悉相关的不动产登记知识，提升他们对不动产档案管理重要性的认识。在培训工作结束后，还要对他们的业务能力进行考核，考核过关者，发从业资格证，对那些考核不过关者，应该对其进行再培训，直至考核过关。在档案管理中，应该提升员工的档案安全意识，让他们在工作中坚持保密原则，对那些泄密人员，且对相关人员的利益造成伤害的，应追究法律责任。

4.结语

随着我国经济的不断发展，我国的不动产市场也日益繁荣，这造成房地产档案的数量持续增多，房地产档案处理任务也明显增加，这给我国的不动产档案管理带来了很大的难度。为此，我们要认真分析当前不动产档案管理中存在的问题，并针对性的提出相应的解决方案，还要加强对信息技术的利用，促进档案管理信息化的发展，科学地建立档案管理的电子平台，这可以有效提高档案管理的效率。

参考文献

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（作者单位：齐齐哈尔市不动产登记中心）