民办院校行政管理存在的问题及对策

宁娇妹

【摘 要】本文针对民办院校行政管理的岗位设置过度精简，人员配备不足；行政人员普遍兼课；制度建设不完善；重服务功能，轻人文关怀；缺乏专业知识、学习培训机会等问题，提出合理设置岗位和配置人员、完善学校的制度建设、提高学院中高层执行力、建立稳定的基层行政人员队伍等对策，从而提升民办院校的管理水平和核心竞争力。

【关键词】民办院校 行政管理 问题 对策

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2018）03C-0105-03

随着民办教育的发展，民办院校的创办人或执行院长逐渐意识到提升教育内涵对学院的发展具有举足轻重的作用，但是目前民办院校普遍出现了重教学轻行政的现象，忽略了行政管理在学校发展中的重要作用，导致基层行政人员在工作方法、态度以及执行力上等一系列的管理上出现问题。学校基层行政管理人员是实施管理的主体，其工作执行力直接决定着学院的管理水平和核心竞争力，在一定程度上也影响和决定了学院的长久发展。

一、民办院校行政管理存在的问题

（一）岗位设置过度精简，人员配备不足。相较于公办高校，广西民办院校的行政组织机构的设置十分精简，能不设置的部门不设，同时从人员编制上进行严格控制。因此，在民办院校，多个职能部门合署办公很常见，基层行政人员通常是一个萝卜几个坑，身兼多职，工作繁忙。从广西部分民办院校行政部门设置一览表（见表1）来看，机构设置最多的为广西城市职业学院，共设置有行政、党群、教学教辅机构26个，最少的为广西演艺职业学院，共有行政、教学教辅机构16个，从数量上充分体现了民办院校机构设置精简、优化的原则。调查中发现民办院校行政管理有两个特点，一是在行政和党务工作的具体开展上，绝大部分民办院校都采取了“两块牌子，一套人马”的管理模式，除党委书记、督导专员是由广西区高校工作委员会委派外，其余的人员如党委副书记、纪检监察人员、党务干事都是由其他岗位人员兼任。二是机构职设置过于随意，缺乏教育行业应有的稳定性、连续性和合理性；在广西E学院，在短时间内，教务处的名称和职能就经历了教务实训处、教务管理处、教务科研处，伴随着机构名称的更改就是机构职能的调整，对基层人员的工作乃至对学院工作的联系性和稳定性都有很大的不良影响。三是普遍存在行政人员一人多岗、工作超负荷现象。比如，负责学生资助工作的行政人员同时担任班主任工作，甚至还有部分行政人员承担着每周4-10课时的授课任务。这种一人多岗的设置固然可以最大化地节约成本支出，避免出现基层行政人员人浮于事的情况，但部分岗位的工作职责跨度非常大，对承担具体工作的基层行政人员能力要求非常高，但众所周知的原因，能力非常高的人员很少会到民办院校工作或只是过渡，因此这种一人多岗或跨岗的情况，导致两头工作抓、两头工作不到岸的情况时有发生，致使学院的各种计划、目标等决策没有能够及时落实或执行不到位，严重影响了学校的工作效率。据对广西区内部分民办院校的了解，一人多岗或跨岗的情况并不在少数。

（二）行政人员普遍兼课。随着高等教育事业的蓬勃发展，特别是1999年高校扩招后，高校的专任教师数量无法满足教学的需要，因此行政人员兼课成为我国高校普遍存在的一种现象，也称之为“双肩挑”，意指行政管理人员在以管理工作为主的情况下，同时兼任教学、科研；或者以教学、科研为主，兼做行政管理工作，同时满足公办院校教学、科研和管理工作的需要。因民办院校的教师队伍流动比较频繁，有的教师甚至在学期中间辞职，因此，“双肩挑”模式普遍得到民办院校的采纳并提到一定的高度，外延为要求行政人员兼课。根据对广西外国语学院等区内民办院校的调查了解，广西民办院校基层行政人员兼课的现象非常普遍，基本上75%以上的基层行政人员都曾经兼过课，有的民办院校甚至提出藏师于行政的口号，出台制度、制定措施鼓励或要求行政人员兼课，或者让部分教师兼任行政工作，以此来达成减少成本支出并稳定师资队伍的目的。行政人员兼课有利于教学、科研、管理的相互渗透，可以直接面对老师和学生，了解学生的需求，解决专职教師的困难，有效地了解梳理学生、老师和学校之间存在的问题，为学校的政策制定和制度执行提供参考意见。但是，随着学校发展规模的不断扩大，管理要求不断提高，行政事务繁杂，同时一人多岗的现象在民办院校非常普遍，行政人员兼课的弊端显而易见，行政工作与教学难以双重并重，对学校的管理、教学质量的提高，对学校的长远发展都产生不良影响。

（三）制度建设不完善。经过十数年发展，广西民办院校在数量、质量上已经形成一定的规模，在生源逐渐减少，网络信息日趋发达的今天，民办院校已经不能单单依靠扩大招生数量、加大办学规模来取胜，内涵建设是学院生存发展的关键因素。在这种理念的影响下，部分民办院校已经加大了在教学科研、特色专业等方面配套设施的建设力度，也制定了相关的制度，但在制定和实施的过程中还是存在一些问题。

1.没有充分发挥工会、教代会的民主作用。制定制度是为了更好地执行，但是在民办院校，却出现制度出台不但不执行还起到反作用的情况，问题就出在制定制度的过程之中。根据我国《民办教育促进法》第十九条“民办学校应当设立学校理事会、董事会或者其他形式的决策机构。”第二十条“学校理事会或者董事会由举办者或者其代表、校长、教职工代表等人员组成。其中三分之一以上的理事或者董事应当具有五年以上教育教学经验”的规定，广西的民办院校都设立了董事会，但一般都选择校董合一的治理结构，即创办者既是董事长又是校长。基本上，民办院校最初的发展都依赖于创办者资金上的投入，他们对学校的发展有着毋庸置疑的决定权，因此，其他的理事或者董事事实上对学院的运作和发展都没有太大的发言权，再加上，绝大部分的民办院校办学者对高等教育规律缺乏深刻的了解，缺少教育教学的相关经验。因此，目前各民办院校虽然根据国家相关文件要求都已成立工会，建立教代会制度，但在学校发展过程中，在各项决定、制度制定过程中，却没有足够重视工会、教代会作为民主渠道的重要功能，教代会、工会的民主职能普遍都没有能够很好地发挥作用，学院的制度制定没有经过充分调研，决策过程缺乏充分的民主，没有得到基层教职工包括基层行政人员的认可和理解

2.制度的修订和出台具有很大的随意性，缺少严肃性，很难形成基层工作人员对制度的敬畏感。造成此种情况的原因有两个：其一，根据学校的发展，修订、制定和废止制度是正常的工作程序，但在某些民办院校，因学校的决策层更换频繁，学校的管理制度修订也随之非常频繁。以某民辦学院的教学副校长一职为例，在学校5年的发展过程中，该校的教学副院长（兼教务处处长）共更换3人次，且每人均从不同的单位应聘而来，对教学的管理、教学制度都有个人的看法，该校的调停课、教学日常检查制度等制度也经历了三次修订，频繁的教学制度修订、修改导致了教学秩序的混乱，也使教师无所适从。其二，制度制定过程中出现靠中高层的经验、感觉和拍脑袋的情况，对制度的科学性、合理性、可行性、前瞻性没有进行充分的调研，使学校的制度在执行过程中出现不合理的情况，同时，因为没有经过充分的论证，制度具体内容的解释“朝令夕改”现象也频频出现。制度是民办院校发展策略的具体实施，代表着学校决策层的办学意志，制度制定过程中的随意性很难形成基层教职工对制度的敬畏感。

（四）重服务功能，轻人文关怀。随着服务型行政管理模式的兴起和发展，近几年，在资源有限的情况下，各民办院校纷纷以“学生成长成才”的主题确立自己的办学宗旨，例如广西城市职业学院确定“理论够用、实践为重、科技创新、人格本位 ”的教育理念，广西理工职业技术学院的教育理念是“人人成才，人人有才”。学生是民办院校生存和发展的第一要素，如何在生源争夺大战中留住学生是民办院校生存发展需要解决的第一课题，因此，部分民办院校打起了“服务牌”，提供高质量的服务甚至成为部分民办院校宣传的手段之一。在这种观念的引导下，民办院校的决策层对基层行政人员服务工作的要求更趋严格，对服务的工作制定了详细的条款，要求行政人员牢记时刻“为学生服务，为教师服务”是行政职能部门的宗旨并进行考核。在基层行政人员非常精简、工作极度烦琐的情况下，学校决策层对服务工作的过度重视无形中加大了基层行政人员的工作量，引发了基层行政群体的逆反、消极情绪。

民办院校重视对学生、教师的服务工作，提倡“以人为本”，却忽略了基层行政人员也是“人本”中的一个重要组成部分。学校对他们的关注，更多的是放在他们的工作结果上，要求他们为学院教师、学生等相关人员提供高质量的服务，但对他们的工作过程以及工作过程出现的问题往往不甚在意。烦琐、枯燥，来自别人的不理解、领导的批评，随时要进行加班几乎是民办院校各职能部门行政人员共同面对的问题。长期处于高压状态下的超负荷工作，直接导致的后果就是基层行政人员普遍精神压力很大，没有办法从工作中找到自己的定位和价值所在，常常出现失落、迷茫、消极的负面情绪和心理。

（五）缺乏专业知识、学习培训机会。具体如下：

1.专业知识的误区：专业知识=学历。这里所说的专业知识是指基层行政人员经过系统学习，具备独立的解决专业问题的知识和能力。目前，民办院校在基层行政人员专业知识这一块似乎进入了一个误区，把学历、职称和专业化对等起来，觉得只要学历、职称达到一个层次，专业知识、专业工作能力也就具备了。作为专业的行政管理人员，除了必须具备的上传下达、组织协调、执行落实的工作能力外，更多岗位需要专业知识和专业工作能力，比如负责档案室档案归档整理的档案管理员、人力资源处负责教职工学习培训、职称申报、劳动关系的工作人员、办公室负责文字处理的文字秘书、教务处负责教学安排的教务工作人员、图书馆负责图书整理的工作人员，这些岗位都需要专业知识才能够顺利地开展本职工作。据对广西区内部分民办院校基层行政人员工作岗位的了解，目前，基层行政人员具有对口岗位专业知识和能力的不到50%。

2.学习培训缺乏。在实际工作中，业务能力、管理能力、组织协调能力可以慢慢地积累，但社会发展要求学校的管理也要与时俱进，相关专业的知识、管理知识和技能也要不断地学习提高。出于资金方面的考虑，在民办院校，基层行政人员外出参加教育厅等政府部门组织的学习培训的机会很少，无法通过这个渠道提高专业知识的层次。而学校组织的培训学习，基本都是围绕学校的规章制度、教师的技能、教职工的职业道德等方面开展，专门组织针对基层行政人员的工作流程、工作方面、专业知识的学习培训很少。

二、解决问题的措施

（一）合理设置岗位，合理配置人员。精简是民办院校设置机构的基本原则，但是麻雀虽小五脏俱全，学校应该从实际出发，拟定合理规范的行政岗位说明书，合理设置岗位，合理配备人员，确保学校各项工作能够正常有序地运转。行政工作，特别是基层行政工作很难用定量考核的方式来衡量绩效，也很难计算出成本，而办学成本又是民办院校办学者需要慎重考虑的重要问题之一。民办院校可以制定合理规范的行政岗位说明书，具体说明该岗位负责的工作内容，附上该岗位的工作考核标准，同时和从事该岗位的工作人员说明对应的薪酬，使基层行政人员从一开始就明确自己的工作职责，工作考核方式以及工作应得的薪酬，避免在日后的工作过程中因为工作强度、工作责任等问题发生纠纷，影响了基层行政人员的工作执行进程。

（二）完善学校的制度建设。具体如下：

1.确保制度的可执行性。制度制定是一个严谨过程，必须秉持严肃、慎重的态度。要真正做到民主决策，建立一个切合实际、行之有效的制度体系，必须做到几点：第一，董事会或董事长加强对高等教育的学习，与时俱进，深刻了解高等教育的本质和发展规律。第二，制度实施前要做好充分的调研，确定其可行性。第三，要充分重视工会、教代会的民主渠道和力量。让学校师生参与涉及师生员工切身利益的各项制度、方案的讨论中来，充分发挥他们的智慧和力量。

2.加强制度的宣传和解读。研究表明，民办院校要使管理真正达到效果必须遵循如下几个原则：“（1）清楚、有说服力地经常向教师、学生、董事会成员、校友、工作人员、资助人以及各类型的公共服务机构宣传学校的目标和理想；（2）学校的一些重大决定，首先要告诉教师、学生及职员；（3）讨论某一问题时，有权首先做决定的人应该是与问题关系最大的人，应该由他们首先采取行动，与之关系最大的复杂人予以裁决；（4）教职工是学校的主人而不是单纯的雇员”。只有把学校的办学目标、理想、重大决定及时向基层行政人员宣传、解读，获得执行主体的理解和认同，学院的各种制度和决策才能得到顺利有效的执行。