大数据时代高校档案管理转型研究

张雷

[摘要]随着社会不断发展，高校整体管理工作水平也不断提升，其中，高校档案管理工作作为高校管理工作中的重要内容也取得了长足进步。大数据时代下，科技的进步对高校檔案管理工作的开展提供了前所未有的机遇，传统的档案管理过程在大数据技术的支持下也进一步优化，据此分析大数据时代高校档案管理工作转型的有效途径。

[关键词]大数据时代;高校;档案管理;工作转型

[中图分类号]G717                    [文献标志码]  A                [文章编号]  2096-0603（2018）34-0259-01

笔者认为，无论从个人、高校以及教育发展角度来说，高校档案管理工作都是非常重要的。大数据时代下，高校档案管理工作要实现转型，就必须先总结当下高校档案管理工作的不足之处，从档案归档、管理、保密、利用以及其他途径进一步优化档案管理过程。

一、高校档案管理工作的重要性分析

笔者根据多年的档案管理经验，总结了以下三点，具体如下：（1）高校档案保存着非常重要的教师、学生的相关信息，因此对保障其信息安全非常重要，一旦发生劳动纠纷或是义务纠纷，这些重要的档案资料就成为重要的法律依凭;（2）从高校角度看，

档案管理工作水平的提升也在很大程度上推动高校整体管理水平的提升;（3）从教育发展角度来看，档案管理工作保存重要的教育教学资料，可为教育发展提供完备的参考资料。因此，无论从哪方面来看，高校档案管理工作都是非常重要的。

二、当下高校档案管理工作的不足之处

首先，档案归档过程不细致，常出现资料散乱排放的情况，这为后续的资料查找、检查、借阅等工作造成了不小的阻碍，甚至会遗漏重要的教育教学资料;其次，档案管理过程不完善，致使许多重要资料存在破损情况，对重要的印章、签名来说，这样的破损往往是致命的;再次，档案的保密、利用机制不完善，不仅会导致重要资料的安全性降低，还会致使档案的利用率降低，尤其对于非常重要的资源资料（高校建设资料，重要领导人员信息资料、教师和学生个人私密信息等），保密和利用机制不完善所造成的安全威胁是不容小视的;最后，档案制作过程不仔细，不仅会导致档案资料不美观，更会致使部分重要资料出现缺页、页码混乱等情况。

三、大数据时代下高校档案管理工作转型的有效途径

档案管理工作共分为如下几个步骤：首先，制定归档管理制度，包括归档范围，归档时间，归档责任人等;其次，制定档案的管理制度，包括分类编号制度，档案工作人员的具体职责等;再次，制定档案的保密、利用等制度;最后，利用档案制作工具整理档案。本文拟从这几个步骤入手，以大数据技术为依托介绍高校档案管理工作转型途径，具体如下。

（一）转型档案归档过程

档案归档过程转型共分为以下几点：（1）归档工作要有专门的归档团队负责，尤其是对某些高校来说，要组建专业大数据档案归档团队，利用大数据技术对档案进行自动化、智能化整理;（2）归档过程中做好扫描、拍照、记录等工作，使每一份档案的归档过程都有最原始的证据留存，而至于这些扫描的图片资料，则可以放入大数据的后台数据库中进行分析和比较。

（二）转型档案管理过程

档案管理过程转型共分为以下几点：（1）档案要做好分类管理，这里所说的分类并不单纯的指将资料按类别放好，而是按照不同的分类标准对不同资料进行二次整理，这就需要利用大数据技术对档案进行多重分类;（2）进一步优化大数据档案管理流程，使每一环节都实现“高效保质、专人专责、分流有序”。

（三）转型档案的保密、利用机制

档案的保密、利用机制转型共分为以下几点：（1）对于不同档案资料设定不同的保密级别，与之对应的设置不同的管理工作流程，尤其对高级别的档案资料来说，工作流程不仅要细、而且要精;（2）档案利用机制旨在提升档案的利用率，因此最好的方法是结合大数据技术打造“数据挖掘、数据分析、数据利用、数据更新”的新型档案利用机制。

（四）其他必要途径

1.加强大数据人才建设，为工作转型提供新思路

大数据时代下，强有力的大数据人才队伍是保障高校档案管理工作转型的重要力量，因此，各大高校都要建立和完善大数据人才队伍，发挥人才优势，为工作转型提供新思路、新想法，从而探究档案管理工作新途径。

2.加强档案管理制度建设，为工作创设保驾护航

完善的档案管理制度是保障高校档案管理工作转型的重要基础和前提，因此，各大高校要积极研究现有的档案管理制度中的不足，认真听取各方建议和意见，落实档案管理制度改革办法，为应用大数据技术提供多种便利途径，从而为档案工作转型保驾护航。

综上所述，高校档案管理工作对学生、教师、高校以及我国高校教育事业的发展均发挥着非常重要的作用。随着社会对高校档案管理工作的要求越来越高，档案管理流程也需不断优化和完善，从归档、管理、保密和利用等多个方面入手不断改变工作方式，同时加强人才建设、制度建设，开创档案管理工作新局面，开拓档案管理工作新路径。

参考文献：

[1]陈明九.大数据时代高校档案管理系统建设研究：以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2015，30（5）：506-510.

[2]张冉妮，杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界，2015（2）：21-22.

[3]林苑纯.大数据时代高校人事档案管理信息化研究[J].中共银川市委党校学报，2015，17（1）：94-96.

[4]胡潇潇.大数据时代下高校档案管理实施策略研究[J].山东行政学院学报，2016（6）：119-122.