档案管理过程中的主要问题及对策措施

张育文

摘 要：二十一世纪以来，随着计算机的普及和通信技术的使用，许多行业已经实现了信息化管理，但是档案管理工作现在还处在一个停滞不前的阶段，信息化程度相对较低，更别说经济发展落后的地区。这就给当地档案部门的工作带来了一些意想不到的问题，同时也不利于信息的整合利用，档案管理工作也就处于停滞状态。所以现在相关部门的当务之急就是提高档案管理水平。为了提高其管理水平，应积极采取先进的科学技术，整合档案信息资源，使之与其他行业和领域的发展同步，促进社会的发展和进步。

关键词：档案管理；问题；对策

1事业单位人事档案管理的重要性

单位人力资源管理工作的好坏将会直接决定事业单位办事效率的高低，科学、合理的事业单位人事档案管理不仅可以对单位人员的流动情况有个全面的了解和掌握，而且还可以通过人事档案的统计来更好的掌握单位员工的年龄层次、性别比例、婚姻状况等基本情况。人事档案管理工作可以为单位的信息调控和人事补给提供参考标准。同时，事业单位管理者也可以根据单位的实际运作状况来做好人员的调整工作。此外，人事档案管理也可以更好的反映事业单位人力资源的空缺情况，以更好的满足事业单位对人才的需求。

2档案管理过程中存在的主要问题

2.1重视程度不够

管理档案是一项枯燥而单调的工作，其成果并非立竿见影，往往在日后的工作中才能发现档案管理的深远意义。而部分机关和事业单位目光不够长远，只追求眼前利益，从而对于档案管理的重要意义没有引起足够的重视。从监管措施来看，不少单位都存在着一定的问题，在人力、物力、财力方面的投入都很不到位，使得档案管理工作的开展举步维艰。从考评的情况来看，有些单位的档案工作根本不在考评之列，或者考评存在走形式的弊端，从而使得相关人员对于档案管理缺乏积极性，甚至把精力转移到其他工作，将档案管理扔在一边。此外，个别单位的档案没有做到妥善保管，各个科室为了节省时间，免去借阅流程，在调用档案之后往往不归档，这种做法不仅加大了档案管理工作的难度，而且也不符合相关法律法规的要求。

2.2保管条件落后

我国有不少机关以及事业单位的办公楼在建国初期就已存在，建筑条件较为落后，达不到“十防”标准，这对于档案的管理来说是十分不利的。随着时间的推移，档案的数量是有增无减的，而有的档案室地方有限，难以容纳越来越多的档案，新增档案只能堆放在地上，从而导致档案摆放混乱，出现落灰、破损等情况。还有的机关和事业单位公然将档案室作为他用，将与档案管理无关的物品放在档案室中，大大增加了档案存放的安全隐患。这些问题都对档案管理的质量造成了不良的影响。

2.3分类不明确导致效率低下

在科学技术高度发达的今天，计算机已经成为了机关和事业单位主要的办公手段。而从档案管理的情况来看，档案信息量也在不断增加，管理难度越来越大，因此，只有借助计算机技术，走管理信息化之路，才能适应时代发展，保证档案管理工作的准确性和高效性。然而从目前的情况来看，不少单位的档案管理还是依靠人工操作，从而使得档案管理效率低下，每次查阅都要耗费大量时间。还有的单位档案存放缺乏统一标准，每个档案员的存放顺序都不一样，加上归档不及时，使得管理效果很不理想。

2.4管理人员业务水平不高

档案管理工作内容繁琐，对于管理人员知识和经验的要求都比较高。可是从目前的情况来看，不少机关和事业单位在档案管理人员的选派上带有很大的随意性，部分单位甚至根本没有专管部门和专人负责，而是交由其他部门代为管理，而这些代管部门都有各自的职责，很难保质保量地完成档案管理工作，使得档案管理工作陷入僵局。有的单位档案管理人员并非专门负责档案管理，而是身兼数职，从而难以专心本职工作。部分单位的档案管理岗位完全就是临时人员中转站，管理人员常常更换，这使得管理人员很容易将档案管理当成是一项临时性的工作，难以引起重视。还有的单位追求“毕其功于一役”，在对档案进行一次性集中整理后就放手不管了，这对于档案的后续管理是十分不利的。

3解决档案管理工作中问题的对策措施

3.1改善基础设施

档案的保管是档案管理的关键环节，如果因保管不善，造成档案的损毁，不但会影响档案管理工作的顺利进行，也会给所在单位造成损失。因此，机关和事业单位要真正意识到档案保管对于档案管理的重要性，不能仅仅为了应付检查而进行管理。档案保管要根据有关法律法规进行，确保档案保管条件符合国家相关标准。为此，机关和事业单位要加大投入，为档案保管提供良好的条件。档案室的环境要保持清洁，档案存放顺序要有统一的规定，不可按照管理人员个人的习惯进行存放。

3.2提高档案管理能力

我们应该有效利用新的科学技术，计算机技术可以更加系統的完成从前人工的档案管理内容，并且在质量与效率方面都要比人工处理更加具有优越性。另外，随着科技的不断进步与企业逐步走向世界，档案管理的信息化与智能化是必然的发展方向，也是社会的要求。所以对于档案管理者的工作的能力就有了更高的要求，不仅需要具备一定的档案管理能力，还要掌握一些计算机的知识。

3.3完善档案管理体制

为了适应当前社会的发展，档案的管理工作应该实行先进的、信息化的管理体制。首先为了使档案管理工作更加系统化，所以应该设立一个档案管理小组，并且上级部门要将档案管理工作纳入档案管理小组主管人员的工作范围之内，这种方式既提高了对档案管理在重视程度，又做到了档案管理体制的完善；另外，还要安排档案专职人员负责本单位的档案管理工作。

3.4增强管理激励机制

档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

3.5提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。

4 结语

事业档案管理工作近些年虽然取得了一定的成绩，但是同样也存在着一些问题，只有在实际的工作中认真对待这些问题，并积极提出相应的完善对策，才能够有效的促进事业单位档案管理水平，为构建和谐社会做出更大的贡献。

参考文献

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[2]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技介新导报，2011（20）.

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