浅谈如何进行信息化档案管理

薛文敏

摘 要：档案具有利用、参考、借鉴的价值，它是历史的记录，是文化的传承，更是社会文明进步的重要标志。在信息时代的背景下，如何进行有序、精准、高效、保密的档案管理是我们亟须思考的一个问题。

关键词：档案；档案管理；信息化

中图分类号：G270.7文献标识码：A收稿日期：2017-12-24

一、档案管理存在的问题

1.档案管理缺乏创新意识、创新模式

在现代科技高速发展的今天，还是运用老一套的档案管理，仅仅对文件进行登记、收集、整理、分类、立卷、归档、入库、转递、借阅等工作内容，缺乏创新意识，对日后档案调档、利用、查询、检索工作会带来极大的麻烦。

2.档案管理者文化水平、工作态度等存在偏差

许多单位档案管理者处于中老年时期，文化水平较低，缺乏使用高科技数据系统管理、分析、维护的能力，同时也存在部分工作人员工作态度差、工作效率慢等问题。

3.档案信息化管理存在很大风险

当今时代，计算机网络发达，档案资料分类保管简单易行、计算与存储功能强大、查询与阅览信息快捷直观、在降低成本的同时提高工作效率与工作质量，与传统档案相比，电子档案有明显的优势。但网络安全风险、内部网络安全风险、外部网络安全风险，不容小觑。档案信息资源的开发和利用会涉及档案信息的泄密、档案信息的丢失和篡改等问题。

二、做好信息化档案管理工作的对策

1.提高档案管理人员的创新服务观念

一是工作人员应该通过各种途径获得档案工作丰富的知识，并通过各种媒体获得档案管理的信息，提高档案管理的法律意识。二是通过档案的整理提高档案的利用率，研究利用者信息利用的预测能力和利用率。三是要充分利用互联网等信息手段提高服务质量，给档案使用者提供主动、多元化、开放型的服务，实行多形式、多渠道拓展服务方式可以有效提高服务质量。建立信息资源数据库，方便信息检索，数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。只有与时俱进的思维和不断求变的发展意识，才能将档案管理工作做得更好，给使用者提供更高质量的服务。

2.提高档案管理者的信息化管理水平

一是档案管理者必须具有较强的计算机应用能力。另外，管理者至少具有全日制大专毕业背景，并且具有耐心、热情、积极的工作态度。二是通过与单位各部门领导沟通协议，制订各阶段需要存档的数据和资料，并及时进行登记、归档入库，避免档案重复、散杂、零乱，制订并完善档案管理制度，严格按照各项规定执行，保证归档工作有序进行。三是培养大数据分析的专业技术人才，能有效避免拥有大量数据却不懂数据分析的情况出现。四是开发档案管理数据平台，每个单位都具有自身的特殊性，这就要求我们必须结合本单位实际及档案建设特点，开发出一套符合我们自己数据的分析管理工具。

3.提高信息利用率

利用信息化进行档案管理，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。虽然这种服务方式可以大大提高档案管理的质量和效率，但是我们也不能忽略网络存在的风险和隐患。一是加强网络安全不断更新加密技术，通过加密原有信息可以转化成乱码，并以乱码的形式保存下来，这样有效地防止档案信息被破译而造成的损失。二是不断加强防写技术，利用该技术后，可以将档案信息设置到一种“只读”模式，在“只读”模式的情况下，外界想对档案信息进行修改则无法实现。三是主机不能使用U盘、软盘、移动硬盘等存储工具，避免计算机病毒入侵、泄密等问题。四是加强机密档案资料的安全管理，建立健全机密单杠安全管理制度，防止违规操作情况的出现。针对机密档案采取单独管理、重点管理的措施，设置专门管理人员，并定期对机密档案进行核查。五是增强档案管理人员的保密意识，做好内网系統查询权限及档案传递期间的管理，严格按审批登记制度执行。

在信息化时代背景下，进一步做好档案理工作，档案管理人才是关键，信息开发使用技术是手段。因此各单位档案管理部门要结合实际，加强行业及相关部门的沟通协调，共同努力推进信息化档案的有效管理。

参考文献：

[1]李金玲.加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考[J].城建档案，2017（11）：66-67.

[2]刘国明.关于如何做好新时期档案管理工作的思考[J].现代交际，2015（7）：116.