现代档案管理模式下的“案卷”作用

车黎黎

摘要：随着信息技术的发展，计算机技术和互联网的普及应用，档案管理也已经进入现代化档案管理模式阶段。作为档案管理的重要工具——案卷，也应该随之发生变化。但实际上，随着信息技术的发展，以“案卷”为主要工具的档案管理已经是低效的、不适应时代需求的。“案卷”的改革一直是近年来档案学界探讨的热点问题之一，大多数学者都认为，就目前的形式而言应该淡化这种模式，用“文件”代替，再配合上高速、有效的计算机技术，档案管理的查阅、保管以及检索等等功能都能够很好的发挥出来。本文从现代档案管理下“案卷”的意义出发，对其在现代档案管理的作用做出了详细的分析，希望对档案管理工作有良好的促进作用。

关键词：现代档案管理；案卷；重要性；弊端；作用

[HJ0.9mm]一、现代档案管理模式下“案卷”管理模式的意义

“案卷”管理模式是传统档案管理模式的一种重要管理方法。其是指一组根据“立卷特征组合、具有有机联系、价值大体相同、经过系统分化加工成册的文件材料的集合体。”，是文件的基本保管单位。

对于传统档案管理模式来说，“案卷”是一种不可或缺的存在，它可以对工作活动的始终、事情的来龙去脉做出客观的反映，并且其有利于档案管理人员对档案进行管理，以及方便整个单位对档案的利用。因此，在档案管理工作中，常把“案卷”作为文件归档、整理、查阅的基本单位。由此，我们可以看出“案卷”在档案管理中是十分重要的，因此“案卷”的归档依据就变得尤为重要，其是档案形成、运转过程中一个必不可少的重要环节。随着经济的飞速发展，我国也逐渐进入信息化时代，计算机技术对人们的生活、工作都产生着重要影响。当然，对传统档案管理也有着巨大的影响。随着计算机技术在档案管理中的不断渗入，档案管理也从传统时代进入到现代化时代。但是，我们渐渐发现，在现代档案管理模式下，“案卷”的意义逐渐被淡化，因为计算机对信息的处理是直接的、高速的，直接是以“文件”为单位进行处理的。但实际上计算机在处理档案的过程中也是在其系统中形成各种各样的虚拟案卷，这实际上是一组文件信息集合。

二、现代档案管理模式下“案卷”的作用

随着信息技术的飞速发展，“文件”逐渐代替了“案卷”，这是档案管理模式在新时代的新发展。但是在这一发展过程中，“案卷”逐渐由曾经的辉煌走向衰落，逐渐沦为阻碍档案管理工作开展的部分。

（一）在现代档案模式的管理下“案卷”不利于档案内容的调整

“案卷”一般来说是由卷皮、卷内目录、页号、备考表组成，其是一个不可分割的整体，正是这四者的有机结合才能成为档案管理服务的重要组成部分。但是，我们在实际的档案管理工作中，档案的运作过程会经常碰到要求文件调整的情况，反复调整文件的内容，不需要的、过时的内容就需要删掉，但是“案卷”是把文件内容组装在一起，容易出现一些问题，不好拆卸。此外，当我们有的文件需要外借或是复印的时候，由于“案卷”太过于笨重，在复印上面存在一定的难度，就算能复印下来，其复印效果也存在一定的问题。但是，在现代档案管理模式下，用“文件”代替“案卷”，计算机技术可以有效的解决这些问题，档案信息的插入、查阅等都可以很快的实现，档案信息若需要复印更是方便快捷，只需要一个打印机就可以解决。

（二）现代档案管理模式下“案卷” 无法适应现代技术的新要求

传统档案管理模式下，档案都是以纸质的为主，“案卷”作为档案管理的主要形式更是以纸质的为主。随着信息技术的到来，科技化水平的不断提高，档案管理载体的出现也越来越多样化，刚开始的照片档案，到现在的电子档案。但是就“案卷”目前的性质而言，已经不能满足这些载体的变化了。在传统档案管理模式下，明明是同一件事情的档案信息，要因为档案的不同划分成几类分开储存，这不管是在档案的保存，还是后期档案的应用方面都存在着巨大的问题。因此，“案卷”在档案管理过程中已经严重与时代脱节，是阻碍档案管理的屏障。但是，在現代档案管理模式下，用“文件”代替“案卷”，可以把同一个活动相关的不同载体的档案都整合在一起储存，以此促进现代档案管理工作的开展。

（三）现代档案管理模式下“案卷”名无法完全反映卷内文件内容

在传统档案管理工作中，对档案管理工作人员来说为“案卷”起标题是一件比较困难的事。对于“案卷”标题的要求是十分严格的，字数不能超过五十，且题名要尽可能涵盖卷内文件的内容， 案卷题名的内涵尽可能等于卷内文件的外延。档案工作人员在其起标题的时候为了尽可能的完成这一工作目标，为把“案卷”写薄，因为根据“案卷”提名的要求来看，当“案卷”的内容越少，标题就越容易拟写。这样一来，“案卷”就无法保证卷内文件内容的完整性。

（四）现代档案管理模式下“案卷”工作增加工作人员的工作量

传统档案管理工作下，受技术各方面因素的影响，“案卷”的出现与存在都是社会发展的必然结果。实际上，受到生产力水平的限制，“案卷”的管理上会花费大量的人力、物力。但是随着时代的变化，计算机技术的出现推动了档案管理的方式的改革。计算机因其高效的运行速度，可以根据档案需求者的要求快速的形成其需要的档案。在传统档案管理模式之下，“案卷”的存在是为了方便查阅、利用档案信息。但是，在现代管理模式之下，“案卷”却是一个尴尬的存在。在档案的录入时，需要先对“案卷”录入，再对“文件”进行录入；在对党刊的查询、应用时，先要对“文件”进行查阅，再对“案卷”进行查阅。再加上，对“案卷”的卷皮、卷内文件、目录、备考表等进行组装、加工都会造成巨大的人工耗费，在无形中增加了其的工作量。

三、结语

在传统档案管理模式下，受到各方面因素的影响，我们不得不承认“案卷”的存在为我们档案管理工作带来了便利。但是，随着时代的发展，科学技术的进步，在现代档案管理模式下，“案卷”已经逐渐不能适应时代的需求，已经逐渐成为档案管理工作发展的绊脚石。因此，为了现代档案管理工作在新时代下能更好的发展，“案卷”应该逐步退出档案管理工作。

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