基于工作流管理下高校行政管理自动化的分析

肖嘉欣

行政管理部门是高校的重要组成部分，只有提升高校的行政管理水平，高校才能在同行业之间拔得头筹。但是目前我国高校在其行政管理上还存在一些问题，亟需解决。本文先对工作流管理技术进行阐述，进而探究工作流管理下的高校行政管理自动化，以期提升高校行政管理效率及质量。

随着我国社会水平的提升，高校的功能也越发全面化。现阶段，我国各大高校的活動领域变得越来越宽泛，从而使高校的内部管理结构变得更为复杂化、多样化。行政管理部门是高校发展的核心，其具有的独立性、公式化等特点，对高校整体结构有着严重影响。因此，高校要想发展的好，就要对行政管理方式进行创新。

1 提高对自动化建设的认识

若要实现高校在其行政管理方面的自动化建设，高校的有关领导就要对自动化有充足的认知，加大对自动化建设的重视程度，进而提升自动化建设的必要性及其价值。另外，高校在建设行政管理自动化的过程中，要建立一支由校领导及有关部门负责人共同创建的团队，并使其积极的参与到自动化建设的工作中，让其深刻的体会到自动化建设所带来的优势及其建设的意义，并且还要充分意识到自动化建设与高校的发展命运相关联。除此之外，校领导也要意识到自动化建设会极大提高管理工作的效率及质量，从而使校领导能够鼓励并支持其行政管理部门进行自动化建设，并通过实际行动为自动化建设提供保障。

2 强化自动化软件建设

因为高校在建设行政管理自动化时，会将硬件设施建设齐全之后再进行软件的建设。由于硬件设施是能够看的见、摸的着的实物，高校会对其投入大量的购买资金，而软件是网络的一种虚拟技术，不是真实存在的，所以在软件的购买上，高校一般不愿花费较多的资金购买软件设施。从而使我行政管理自动化建设缺少有效的软件支撑，进而失去自动化的真正效用。再从高校行政自动化使用的软件上看，其系统软件开发时间较长，而且从研发到投入使用需要耗费至少一年的时间，所以在对其实际使用的过程中，行政管理工作对其需求也发生了一些转变，需要对已开发的软件进行二次开发。另外，在开发自动化软件时，研发人员不能将可能发生的隐藏问题考虑的全面，所以在使用此软件的过程中，不免会因发生各种技术漏洞问题，对自动化软件进行再次开发或升级。因此，高校在购买自动化软件或是自己开发自动化软件时，都会经历二次开发的过程，高校要严肃对待此问题，并予以经济上的支持。

3 建立健全高校行政管理系统

在上述的基础上，高校应设计一个属于自己的行政管理系统。此系统应分为三个层次，一是应用层，二是基础平台，三是网络层。应用层是由业务、对外服务、统计分析决策支持三个系统构成的，是政务工作的整体框架。基础平台能够不受时间、空间的限制，进行传播消息、管理事件及控制流程，通过协同工作、智能邮件及短信等方式对数据资源进行访问、转换等行为。网络层是指软硬件的基础设施建设，包含内部安全网、核心安全网以及信息服务的发布网。除此之外，行政管理系统还要有较为完善的安全体系作为保障，从而使其能够有效的被高校行政管理部门所使用。由此可见，工作流管理技术能够实现高校行政管理业务的建模、优化分析及管理控制，在优化其业务流程下实现高校在其行政管理工作上的自动化。但因为我国对于工作流技术的研究还未成熟，所以其研究方向还停留在该技术的基础理论之中，为此有关部门应加大对其研究力度，使其能够更好的服务于高校管理之中。而高校行政管理部门应在提高其硬件设施的情况下，对其软件进行改革与创新。

为了实现真正自动化建设，就要对自动化管理体系进行完善。与此同时，在实际系统应用中，要制定详细的科学制度，对行政管理人员及其有关人员进行行为上控制，进而确保行政管理自动化能够顺利开展，实现真正意义上的自动化管理。

4 更新管理理念，创建服务型管理模式

服务行政理念，是1983年被德国一位名为厄斯特·福斯多夫的行政法学家提出来的。随着时代的不断发展变革，此理念已经被有关管理人员作为管理重点进行研究。之所以有关学者会一直研究服务行政理念，是因为其具有创新性，能够改造行政管理体制，提升行政的适应性，进而使行政管理体制及其组织，能够满足行政服务因自身功能不断变化所产生的需求。同时，服务行政理念还可以提高为人们群众服务的行政权力；转变行政的作用，将其从权力的载体转为为群体服务的实体，从而实现管理行政向服务行政的转变。因此，高校要把握好服务行政理念，通过高校行政管理部门拥有自主权，对其后勤社会化制度、人事制度及分配制度进行有效改革，建立现代化高校制度等方式提高其行政部门的服务职能。

综上所述，只有全面的规划设计，再经过长期的实践，高校才能实现其自动化行政管理。另外高校还可以使用电子政务或办工自动化理论，对其行政管理自动化进行完善与改进，从而提高高校整体使自动化行政管理的工作质量及效率，实现真正的资源共享，进而提升高校自身的核心竞争力。

（作者单位：西安建筑科技大学）