试析如何推动高职院校档案管理工作规范化

包钰

[摘 要] 在高职院校的日常管理工作中，档案管理工作非常重要，直接影响着高职院校的管理水平。但是目前，在高职院校的档案管理工作中还存在一些问题严重影响档案管理工作水平。对如何推动高职院校的档案管理工作规范化进行了分析，旨在提升高职院校档案管理工作水平，促进高职院校的发展。

[关 键 词] 高职院校；档案管理；规范化

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）02-0193-01

一、高职院校档案管理工作中存在的问题

（一）未建立完善的檔案管理制度

目前，大部分高职院校都没有建立完善的档案管理制度，导致高职院校档案管理工作存在很多问题。如，没有明确划分档案管理的职责，导致权责不明。在高职院校档案管理工作中，需要多个部门配合共同完成，各个部门主要负责的工作就是收集信息，档案管理部门负责对这些信息进行编档保存。由于档案管理制度不完善，在实际的档案管理工作中会出现企业部门不配合或者敷衍了事的情况，严重影响高职院校档案管理工作的正常开展。

（二）没有创新档案管理方式

随着社会的不断发展，信息化时代已经来临，信息化技术逐渐应用于各个领域的具体工作中，高职院校的档案管理工作也不例外。但是部分高职院校仍然采用传统的方式进行档案管理。由于高校档案管理工作比较复杂，高职院校档案管理人员的工作量较大，在实际的工作中容易出现失误。另外，纸质档案保存的方式也具有一定的危险性，不利于高职院校档案管理工作的开展。

二、推动高职院校档案管理工作规范化的有效措施

（一）强调档案管理工作规范化的重要性

高职院校应该重视档案管理工作，并且通过各种方式向全校师生宣传档案管理工作规范化的重要性。一方面高职院校要让学生及有关部门重视档案，严格按照要求填写相关档案，保证档案内容的规范化。另一方面，高职院校档案管理人员要规范操作，对相关部门收集的档案信息进行认真核查，以此保证档案的完整性与准确性，为档案管理规范化打好基础。

（二）建立完善的档案管理制度

想要推动高职院校档案管理工作的规范化，最重要的就是建立完善的档案管理工作规范化制度。高职院校在建立档案管理工作规范化制度时要对学校的实际情况结合相关标准进行建立。首先，要统一建档标准，保证档案管理工作的规范化。其次，要明确档案管理的具体内容，高职院校档案管理工作的内容比较复杂，所以要对这些内容进行统一管理以此来规范档案管理工作。最后要对档案管理职责进行有效划分，细化落实各项责任，以此为档案管理规范化提供有力保障。

（三）加快高职院校档案管理信息化建设

高职院校开展档案管理信息化建设不仅对档案进行有效的保护，而且要通过合理运用将档案所蕴含的价值充分发挥出来。在高职院校档案管理工作中进一步加强信息化建设不仅能够推动档案管理规范化，还能在一定程度上发挥档案的价值，提升高职院校档案的利用率。具体高职院校可以利用互联网技术构建多媒体档案管理系统，实现档案管理的全过程管理。高职院校档案管理部门可以通过多媒体档案管理系统与各个部门建立良好的沟通关系，防止不规范行为的产生。另外，高职院校档案管理加强信息化建设能够在很大程度上减轻相关工作人员的负担，防止人员误操作破坏高职院校档案管理工作的规范性。

（四）加强专业档案管理人才建设

高职院校档案管理工作具体是由人实行的，所以想要推动高职院校档案管理工作的规范化，就要加强专业档案管理人才建设，保证高职院校档案管理人员的综合素质符合规范化要求。高职院校档案管理工作人员不仅要具备档案管理专业知识还要掌握一定的计算机操作能力，这是现代化高职院校档案管理工作对相关管理人员的基本要求。另外，要加强高职院校档案管理人员的思想建设，让每一个档案管理工作人员认识到高职院校档案管理工作规范化的重要性。

综上所述，我国培养技能型人才的重要阵地之一就是高职院校，在高职院校的管理工作中重视培养学生的专业技能，忽略了档案管理工作，导致档案管理工作中存在很多问题。随着高职院校的深化改革，高职院校的档案管理工作也要不断改革。本文研究分析了如何推动高职院校的档案管理工作规范化，首先详细分析了高职院校档案管理工作中存在的具体问题，然后根据相关问题提出了推动高职院校档案管理工作规范化的有效措施，希望通过以上分析能够提升高职院校档案管理的整体水平。

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