高校档案管理工作中信息化技术的应用

孙桂艳

[摘           要]  在当前我国信息技术快速发展的环境下，各类信息化技术被广泛应用，也为高校档案管理工作带来了前所未有的发展机遇。在信息化时代下高效的档案管理工作效率与质量不断提高，但是也面临着众多的管理问题，必须满足时代的多元化发展需求，结合现代信息技术进行有效的改善与创新，满足现代档案管理工作的实际需求，切实提高管理效率。在此背景下，简要分析如何在高校档案管理工作中应用信息化技术，并提出具体的应用策略，希冀有效提高高校档案管理工作的效率与质量。

[关    键   词]  信息化环境;档案管理;信息化技术

[中图分类号]  G712                [文献标志码]  A            [文章编号]  2096-0603（2018）26-0167-01

近几年，我国网络信息技术快速发展，高校档案管理信息化建设也成为高校档案管理工作中的重点内容。在高校档案管理工作中，应用电子信息技术能够满足高校日渐增长的多元化需求，切实提高档案管理工作效率和质量，在档案管理信息化建设中，也应当创新管理手段。

一、信息技术对于高校档案管理工作的影响

当前我国大部分高校能够结合自身的实际发展情况，构建较为科学完善的档案信息化管理体系，提高档案管理工作效率与质量。信息环境下，应用信息技术能够促进高校档案管理工作网络化、电子化、规范化、数字化发展，也为档案管理工作提供了科学合理的信息服务支持。应用现代信息技术后，有效实现档案信息的在线查询，无论是时间与空间，都展示出前所未有的便捷化优势。在档案信息查询过程中，档案管理人员可以选用分类查询、关键词查询、组合查询等多元化方法及时有效地检索出档案信息，能够减轻工作压力，切实提高服务效率。传统档案信息查阅方法费时费力容易出现人为失误，应用信息技术可以借助计算机软件系统，有效实现档案信息查询与使用。档案管理人员也可以根据记录信息，对档案工作进行科学合理的控制，防止出现信息人为流失现象。

二、高校档案管理工作信息化技术的应用策略

（一）创新档案管理机制，设置规范化标准

高校开展档案管理工作信息化建设，但是却并未形成完善的统一机制与管理标准，严重制约着高校各项档案管理工作的进一步发展，也无法达到预期的目标。尤其是在业务标准与技术规范、软件设施的选用中，缺乏科学有效的监管，导致档案管理工作分散。所以，高校必须改进档案管理体制，构建统一规范的管理标准，确保档案信息的一体化、规范化管理，符合信息化发展優势，切实提高信息服务水平，能够紧密结合国家在档案管理方面颁布的规章制度，制定统一的信息化使用标准，确保档案信息系统的科学性。

（二）加强信息化人才的培养力度

在信息时代下，高校档案管理人员必须提高自身的综合素养，高校档案人员的综合素质决定着档案管理工作的信息化建设程度。所以必须加强定期的引导与培训，切实提高高校档案管理人员的专业技能与综合素养，使其具备良好的职业道德，能够满足各项管理的多元化需求。档案管理人员在日常工作中能够自主学习，并且积极踊跃地参与业务培训，掌握先进的信息操作技术，熟练地应用各类软件与系统，加大档案的信息化处理力度，具备较强的档案学理论知识与实践能力以及信息文化素养，在实践工作中进行高效管理。

（三）加快高校档案信息系统数字化建设，确保档案数据安全

我国信息技术与互联网技术的快速发展，虽然促进了高校档案管理工作的可持续创新，但是高校档案管理过程中，也必须充分重视系统数字资源的有效建设。能够有效应用现代化资源，确保以数字资源的形式，有效支持、促进学校各项工作的有序开展。我国高校档案管理信息化发展起步缓慢，大部分图纸与文档、影像资料仍然采用传统落后的管理方法，增加了师生的查阅难度，也不利于日后的保管与分类。所以，在高校档案管理工作中，高校必须加强档案信息化建设，能够将档案信息向数字化有效转换，增加人力、物力、财力的投入，切实保障高校档案管理工作能够为高校教育教学、管理、科研等进行有效的数据支撑。由于高校内部网络环境复杂多样，也存在各类危险因素，可能会对高效数据档案信息产生威胁。高校加强档案信息化建设时，必须采取有效的安全防护措施，可以安装杀毒软件或者设置防火墙等，切实提高高校档案管理信息系统的安全防护水平，确保各项信息数据的安全性。

综上所述，我们能够看出，随着我国信息技术与互联网技术的快速发展，高效开展档案管理工作也必须有效融入信息化技术，能够与时俱进地革新工作观念，创新工作方法，进一步加大信息化技术的研究应用力度，充分重视高校档案管理工作的重要性。定期培训增强档案管理人员的专业技能与综合素养，有助于促进高校档案管理工作的可持续发展。

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