民办应用型本科高校二级学院办公室管理现状及解决对策探析

摘 要：SY学院作为民办教育的重要组成部分，在西部教育的改革进程中发挥了重要作用，作为联系校院两级的综合管理办公室，在其发展进程中起到了枢纽作用。本文首先阐述了综合办管理现状；然后从四个方面剖析了存在问题，最后提出了解决对策，以其能够促进民办高校二级学院办公室的管理再上新台阶。

关键词：民办高校；应用型本科；二级学院；办公室管理

我国民办高校始于上个世纪的八十年代，经过了近30年的发展，目前已成为我国教育体系中不可或缺的部分。党的十九大，提出：要完善职业教育和培训体系，深化产教融合、校企合作。加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展。这首先肯定了，民办教育在国民教育体系中地位，同时也为民办教育改革指明了方向。

民办高校实行校院两级管理模式后，二级学院办公室成为连接校院之间的纽带，起着沟通上下、协助左右的作用。随着民办高校管理工作不断向二级学院深入，二级学院办公室承担的工作日趋繁重和复杂化。笔者以SY学院二级学院综合办为例，进行逐一阐述。

一、SY学院二级学院办公室管理现状

SY学院二级学院办公室简称综合办，其人员由综合办主任和分管的干事组成，各二级学院构成人员数量不等，少则两人，最多七人，通常是3-5人。综合办的员工平均年龄32岁左右，女性职工占90%以上，主要由本校的留校生或者外聘人员组成；文化层次本科占90%以上，研究生层次的很少，涉猎的专业包括文学、财会、计算机、思政等；工作范围广泛；员工薪酬主要由基本工资和绩效工资两部分组成。

二、SY学院二级学院办公室管理存在问题

1.人员紧缺、经验不足，管理效能低下

综合办工作范围广泛，如排课、课酬成本管理、科研、考务、工会、招生宣传、固定资产管理、印章、文件签收等事务性工作。她们不但要参与学院领导班子重大问题的讨论，还要处理日常业务、协调上下和内外。而综合办的员工，几乎都是从学校毕业，又走进学校，社会实践经验缺乏。每天的精力主要忙于应付事务性工作，忽略了其他职能，无暇思考管理问题，导致综合办管理效能低下。

2.服务意识薄弱

综合办工作“细、繁、杂”，随着教学、科研工作地位的不断强化，综合办的工作职能被弱化，综合办被沦为办事机构，处于附属地位，工作人员被动地工作。如，每学期的开学前夕，教师授课的课表、平时成绩登记表的打印，很多学院都是授课教师到综合办逐一要求打印；期末课程成绩的录入密码，也得授课教师亲自到综合办要。她们对自己负责的工作，缺少思考与整合，有些成规律性的工作不会早作计划和安排，处理相关业务时爱答不理，服务意识相当薄弱。

3.规章制度不完善，执行不彻底

综合办普遍存在着制度不完善，缺乏一套完整的制度体系，或者有制度但没有及时修订，与学院的发展不相适应。在工作任务不明确，管理混乱无序的情况下，经常有章难循。受其他因素的影响，制度的执行往往难以落到实处，甚至根本无法执行，制度成了摆设，其效力完全依靠人去赋予。

4.薪酬结构不合理，个人发展缓慢

综合办员工的薪资主要由基本工资和绩效工资两部分组成，相对于本地其他兄弟院校来说工资总额偏低。综合办员工90%以上为已婚女职工，她们中的要么丈夫太忙，要么面临孕育后代，所以大家对薪资没有太高的要求，只要工作轻松就行。她们在工作中，不会对自己的工作主动进行规划，一切听从领导的指挥，不去思考领导的决策是否会上下畅通，也不会把其他员工向她们反映的问题主动反馈给领导。另外，年末的考核主要是部门内部考核，由于工作事务繁忙综合办主任通常采取平均主义，即使偶尔有差别，也非常微小。对她们来说，干多到少一个样，不求有功但求无过。有的员工，入职十多年，学历没有提升、职称没有评、论文没有發表一篇，个人进步非常缓慢。

三、解决对策

通过以上分析，可以看出SY学院二级学院综合办管理中存在的问题，归根结底还是人的问题。笔者经过长时间的调查研究，归纳总结了以下解决措施。

1.整合现有人员，调整薪酬结构

从某一个二级学院来说，综合办确实存在人员紧缺，但是从总体上看，全校十二个二级分院综合办人员数目的确不少。人事处应该对全校的二级学院综合办进行摸底，对综合办员工进行适当调配，尽量做到各分院人员均衡。其次，调整目前的薪酬结构。一是适当提高综合办员工的薪酬总额。二是调整目前的考核方案，不但要在部门内部进行考核，还应该把教师的评价意见、学生的评价意见也纳入考核方案。此外，还应该将创新服务纳入考核范围。三是除了货币化的薪酬，还有必要引进非货币化的薪酬，如年终旅游、外派进修学习等。目前二级学院的综合办主要对内服务，随着分院学科建设的发展和校企合作的推进，综合办将成为二级学院发展的一块招牌，不论是外在的形象还是内在的服务意识都将影响到学校的建设发展。

2.加强专业培训，提升员工自身文化素质和业务能力

随着大学教育的改革，办公室业务呈现出新的变化特征。综合办员工要想当好学院领导的助手，为教师和学生提供优质的服务，必须提高文化素质。文化素质是顺利完成工作任务的根本保证。业务能力是指从事业务活动的人员在完成业务工作过程中所具备的综合能力体现，包括沟通能力、协调能力、独立胜任能力。文化素质方面，综合办员工首先要树立终身学习的理念，利用寒暑假和闲暇时间不断充电，其次可以报考在职研究生，进行系统性的学习。综合办的工作具有“细、繁、杂”的特点，涉及的面比较广，包括统计学、秘书学、计算机基础、档案学、心理学等，对员工的综合素质要求比较高，可以通过网课、专题讲座等方式提升业务能力。

3.要具备良好的心理素质

综合办工作“细、繁、杂”，临时性、突发性工作比较多，甚至有时出力不讨好，稍有不慎，既得罪领导，又引发领导、部门及教师诸方面的矛盾，造成员工心理压力大，容易产生烦躁情绪。SY学院二级学院综合办90%的是女职工，研究表明：女性员工的抗压能力要强于男性，这应该是个良好的基础条件。所以，员工在工作中，首先要心态平和，要秉持一颗平常心对待工作，始终保持充沛的精力开展工作。其次要保持平静的心态，当工作中被误解时，不能消极懈怠，在适当的时机应当向领导申诉。第三要心胸宽广，乐于奉献。

4.完善规章制度，规范管理

办公室业务事务性工作比较多，但与教学、科研有关的内容有着很强的规律性。综合办应该明确工作内容，制定工作计划，以严谨、流程化的工作行为做保障，规范综合办员工的工作程序，明确操作流程和规范要求，加强分工与协作，做到忙而不乱。定位精准，保证制度的可行性和执行性，形成激励机制和执行力合二为一综合办管理体系，形成公平竞争的良性循环。

5.强化信息化管理，促进综合办工作简洁高效

当前是信息爆炸的时代，工作节奏快，精准度要求高，互联网、云时代、大数据已经遍布世界各地，综合办的管理工作也应该与时俱进。充分利用校园网平台，大力推进办公信息化平台建设，加强信息化管理，不但提高了信息传输的速度和工作效率，还节约了时间和人工成本，真正体现办公的简洁、高效。

综合办是SY学院各二级学院的“枢纽”和“窗口”，发挥着承上启下、顾左联右的作用。因此，提高综合办的管理工作效能，能够促进二级学院打造品牌、凝练专业特色。

参考文献：

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作者简介：

钟萍（1977--）女，云南峨山县人，西安思源学院商学院讲师，主要研究方向：高校办公室管理、政府审计。