如何实现学校档案信息化建设

杨茗鸿

摘 要：档案是存储着众多相关信息的一个信息库，在许多单位的重要信息存储与寻找中起着至关重要的作用。近年来，信息技术极速发展，我国的信息化建设不断发展提高，学校教育逐步现代化。档案信息化是现代档案管理的主要形式之一，在现在与将来的档案管理中是一个不可阻挡的趋势。互联网时代下信息化建设在高中档案管理方面也不断渗透与深入。本文介绍了我国学校的档案信息化建设现状、遇到的信息化建设问题和应该从哪些方面更好地进行高中档案信息化建设。

关键词：高中；档案；信息化建设

一、档案信息化简述

在以往的档案管理工作中，传统的档案管理方式在各大单位和学校中较常见。那什么是档案信息化呢？现今的社会处于信息化的时代，电脑、高新技术、互联网、大数据都是这个时代的时代名词。信息化被运用到生活中的方方面面，影响着社会的发展与变革。档案信息化，自然也是在时代名词包裹中的一种现代化工作建设。档案信息化建设迫切需要被运用到高中的档案管理工作中。

二、我国的档案管理现状

1.对档案工作管理的认识

尽管我国很多单位都有专门的档案管理部门，设置了具体的档案管理制度，聘请了专门管理档案的人员，但不难发现，单位的档案管理工作相较于其他工作，并没有得到重视。对档案工作的进行，大多数单位认为档案工作简单不繁杂，因此在档案的工作设置上，只安排极少的人员进行档案的一系列工作，人为地进行档案的管理也能很好地完成并不“困难”的档案工作。

2.我国高中现阶段的档案管理方式

现阶段，很多高中对档案进行了分类整理。在寻找时大多是进行手工检索，也有学校设置了机读检索。但极少的学校安装现代化的线上管理系统，说明我国学校档案管理信息化建设还处于初级阶段[2]。

三、档案信息化建设中遇到的问题

1.没有得到一定的重视

由于档案工作在大多数人看起来并不困难、工作程序单一不繁杂，又因为在以往的工作中也没有发生较大的差错，单位及学校对档案工作的创新建设就没有极大的重视。档案的信息化建设就极少被提至教育改革及创新建设的方案中。学校普遍认为教育工作比档案工作更为重要。也有人认为，档案很重要，但是暂时不需要投入大量的资金与精力去建设，待到社会和学校教学发展到成熟的阶段，再投入时间与精力也不迟。然而这种只看眼前利益，忽略长远发展的做法只会使学校的发展过于畸形与不平衡。这样的想法具有狭隘性，不利于社会的积极发展。

2.缺乏对档案信息化的正确认识

档案信息化是对传统档案管理服务理念的变革，但大多数的领导与管理人没有对其正确认识。主要没有认识到以下几个档案信息化的优点：首先是没有认识到档案信息化能大大提高档案工作的效率。对个人，档案信息化能减轻工作负担，使工作人员进行更简易地工作，对部门，能有效提高各职能部门的工作效率，给学校提供优质的档案工作；再者是没有认识到档案信息化带来的方便。档案信息化能使学校相关部门与学生进行更好的档案查阅。最后是学校没有认识到档案信息化建设为学校各部门的工作连接提供方便，以往的档案管理工作在于其他部门进行连接沟通时，存在着难以进行良好完整的沟通与融合的问题。正因为学校与领导没有正确认识到这些优点，档案管理的信息化建设就受到了阻碍，影响了档案管理的效率。

四、高中学校如何实现档案信息化建设

1.縮小学校档案部门的信息化水平

学校档案部门由于不同的设施设备水平，档案管理所用到的系统和管理方式不同，档案管理各部门就就存在着差异，这极大地影响着档案管理工作顺利的进行。这要求着各部门需要进行器材与系统的统一，例如有些部门管理用的是信息化的管理系统，而有的部门则单机操作，无法进行资源同步。改进部门间的技术水平差、统一管理系统，就能极大的缩小部门间的信息化，令档案信息化建设更顺利地实施。

2.正确的运用信息资源

在许多高中，传统的档案管理方式认为，档案管理就只需将档案进行归类收入，进行保存与查阅就行，而现代的信息化档案管理则注重档案资源的充分利用。由于档案信息化所带有的信息储量大、检索快速、易于管理、保密性极佳等优点，现代化的设备能更好地进行信息资源分类，便于档案信息的正确利用。将信息资源进行正确的利用，利于学校的档案信息化建设。

3.利用互联网进行信息资源共享

将学校的发展历史、改革情况与学生的基本情况融入到档案管理的工作中。将学校的悠久历史、改革发展通过学校档案部门的互联网进行网上展示，使学校的风采得到展示；将学生的历年学习情况进行网上追踪记录，使学生的档案信息得到更安全、更长期、更系统的保存。在这过程中实现信息资源共享，逐步实现档案的信息化建设[1]。

4.建立网络档案

网络档案的建立有利于提升档案管理的大众服务功能。信息化的档案管理由计算机设备的技术支持，硬件设施的完善性和严密性，使网络档案更具有可靠性与合理性。

5.完善信息化的档案管理方式

档案管理方式的完善能让学校的档案信息化建设更好地进行。完善档案管理方式，改变传统的档案管理方式，将具有时代性的现代化管理方式渗透进档案信息化的建设中去。再者是通过建立更好的管理制度来严格管理。进行管理制度的完善，在档案工作中严格执行制度内容[3]。

6.对管理人员进行信息化专业技能、综合素质的培养

因为高中学生处于一个重大过渡时期，档案管理就变得尤为重要。对于管理人员的综合专业素养及信息化水平就必须严格要求。对于管理人员的工作要求就不只是档案存放，更要求能熟知计算机知识与操作、利用网络进行档案的修改、变更。定期对工作人员进行综合素质培养，促进学校档案工作的信息化。

五、总结

信息化建设存在于现代社会的方方面面，将信息化渗透于高中档案工作中，利于学校的管理与教育改革。信息化的种种优点与形势要求迫使着学校进行档案工作的信息化建设。只有将信息化的工作方式合理利用到档案工作中，才能使档案管理工作突破传统档案管理的不足与障碍，走向信息化。

参考文献：

[1]范后峰.论高中学校的信息化建设的重要性[J].课程教育研究，2017（38）：1

[2]庞燕.浅谈高中学校档案信息化[J].散文百家（新语文活页），2017（05）：99

[3]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017（01）：17-18