关于档案数字化建设的若干思考实践

毛丹　沈涛

摘 要：文章主要针对档案数字化建设的若干思考实践进行分析结合当下档案数字化建设发展现状为根据，从档案数字化重要意义、档案数字化建设发展方法、档案数字化建设内容方面进行深入研究与探索，主要目的在于更好的推动档案数字化建设的发展与进步。

关键词：档案；数字化建设；思考实践

在档案工作发展期间，档案数字化建设有着极为重要的地位，同时也是档案工作实现可持续发展的主要基础。在计算机技术普及的作用下，档案数字化也快速发展，主要原因为档案数字化主要以计算机技术为核心进行档案工作。因此只有将档案数字化建设与计算机技术进行有机结合，才可促进档案数字化建设的进一步发展与完善。

1 档案数字化重要意义

1.1 强化档案服务需求

当前在计算机技术与智能技术广泛普及的影响下，为了更好的推动档案服务能力的提升，通常需要结合时代发展情况落实档案数字化建设，充分满足当前人们的生活工作需求。以往档案管理模式复杂性较强，资料的查找也较为繁琐，致使档案工作人员专业技能不到全面的发挥，同时也使档案管理工作的难度相对较大。在档案数字化建设期间，除了可充分促进档案服务质量的全面提升，还可较好的对档案管理部门的时间进行节约，较为明显的促进档案工作效率的提升与优化，并在一定程度上降低了企业人力资源成本。

1.2 满足社会发展发展需求

当前我国各政府部门与企业的档案传统管理模式逐渐转变为数字化管理模式，不仅为我国科学技术的完善创建了良好的条件，也为社会的发展奠定了坚实的基础，使得智能化生活与工作得以实现。由于以往各档案管理部门数据信息资料较为丰富，其纸质文件储存较浪费，在长期保管的过程中易损坏，进行档案数字化建设，可使档案信息资料长时间保存，同时还可结合相关需求对其进行智能化分类，使工作人员在不受各因素限制的影响下对档案进行调取与查询，极大的促进了企业工作质量的提升。

2 强化档案数字化建设发展方法

首先，利用档案数字化建设，制定完善的档案信息管理平台，使工作人员较为方便的调取所需档案，并为档案信息需求人员提供良好的网络系统，使得档案管理模式具有较强的时效性与便捷性。当我国档案数字化建設当前仍处于发展初期，档案数字化建设期间仍存在各种问题，并阻碍着档案数字化建设的发展。所以，在促进档案数字化建设期间，需要不断优化档案信息管理的规范与标准，结合实际需求制定良好的档案标准落实制度，不断强化与促进档案数字化建设，控制档案标准规范化发展的要素。与此同时，工作人员还需要对档案信息平台的实际运行效果进行重视，通过互联网技术实现良好的交流与沟通，真正发挥档案信息平台的优势，不断强化综合档案管理能力。

其次，提高档案管理数据库建设力度。当前在客观因素影响下，档案管理主要位于过度阶段，档案信息数据库建设为通过信息化建设进行使用与管理，提高档案工作人员与信息技术人员之间的配合与交流，在应用角度将使用与利用进行有机结合，将数据库的发展与企业档案目标库进行连接，利用互联网技术形成较为完善与开放的分布式数据库群落，不断提高档案自动化程度。

3 档案数字化建设实质

3.1 强化档案标准化规范化能力

在档案数字化建设期间，档案规范化与标准化较为落后以及相关软件质量较弱等因素，多严重制约着档案数字化建设的发展与进步。想要针对这些影响因素进行消除，需要对档案数字化建设理念进行创新与优化，这可使工作人员的观察视野逐渐从计算机系统转变为档案信息管理。档案信息自动化通常包含了档案工作的全部环节与项目，其中较为重要的内容为档案业务需要具有较为完善的规范性，同时档案标准的制定需全面落实。

3.2 提升系统整体能力

在档案数字化建设期间需要以整个系统为出发点，系统组成的横向与纵向所有节点都需要具有一定的水平与质量，再利用互联网技术进行连接，这才真正促进整体优势的发挥与实现，并推动系统综合能力的提升。同时相应的节点以及较为重要的节点都会导致系统出现梗阻现象。这也需要不断的支持与鼓励相应部门和企业不断提高自身能力，并集合实际需求在相应部门进行试单工作，为系统的完善创建良好的环境与条件。

3.3 创建档案信息数据库

当前档案数字系统主要出于从文件处理转变为数字化建设管理这一流程，只有数据库的建立才可促进这一流程的顺利实施。档案数据库主要以先进的科学技术为基础对档案进行合理完善的管理与应用。数据库建立是一项长期工作，需要通过从单一到群体以及从低到高的流程。通过对实践经验的分析可以发现，在数据信息库制定期间，需领导人员的重视，并将认知进行统一，不断提高计算机人员档案工作人员的相互配合；多元化运用，使数据库具有较强的灵活性，并以使用效率与利用频率等对数据库灵活性进行审核；明确重点，数据库从单一逐渐转变为系统库。现阶段如果可以将企业信息数据库与档案目标库的创建相结合，可更好的促进档案数字化建设的优化与完善。

4 档案数字化建设流程

4.1 档案数据的创建

首先，对文件级目录进行输入。将存储的档案文件级目录全部输入到信息数据库中。数据库在全面制定期间，可在输入的同时进行打印，在对卷内文件目录进行补齐的同时，还可对输入的精准性进行检测，确保档案数据库的精准性完整性以及时效性。

其次，利用数码相机、高清扫描仪等先进设备，对原文件进行数字化转换。在客观因素影响下，有些档案使用率相对较高，档案损坏性也相对较大，在真正实现原文数字化的基础上，才可确保原文件的长期存储。

4.2 创建档案局域网络系统

档案局域网络系统需要与公共互联网等进行资源数据大的共享，在互联网上为所有人员提供良好的信息档案查询、档案文化建设成果展览等。另一方面，还需要对互联网现行文献查阅功能进行创建，并对全文查询功能进行实现，真正提高政务公开性，逐渐形成促进当地社会经济发展与完善的良好氛围与条件。

4.3 强化电子文件积累与收集力度

未来数字档案管信息数据的主要来源为电子文件，以往进馆企业仅需要对纸质档案与纸质文件进行移交，当前则需要进馆企业对纸质文件与电子文件双归档制度进行落实。不仅使档案数字化进程得到的提升，还可在一定程度上对档案管创建数据库的工作任务量进行简化，促进档案数字化建设的发展与进步。

5 结语：

综上所述，在科学技术与社会经济不断发展的作用下，档案数字化建设逐渐受到人们的广泛关注，其重要性也得到了不断的强化。在进行档案数字化建设期间，相关工作人员需要通过强化档案标准化规范化能力、创建档案信息数据库以及提升系统整体能力等方法进行档案数字化建设，并利用其建设流程不断推动档案数字化建设的发展。

参考文献

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