浅析无纸化办公下档案资源整合构建的策略

王莹

摘 要：随着科技的进一步发展，档案也向着电子档案演变，无纸化办公已经成为越来越适合当前社会发展了，于此同时无纸化办公对档案的资源构建整合起到了关键性的作用，同时信息化也成为了档案服战的主流趋势，这就要求我们必须重新建立一个科学、高效的档案管理体系。对档案的电子化过程中出现的问题进行分析，找到解决的方法。本文就无纸化办公下档案资源整合构建的策略进行讨论和分析，希望对档案管理体系的完善有所帮助。

关键词：无纸化；办公自动化；档案资源；整合

作为未来发展的主流，无纸化办公已经越来越适应当今社会的发展需要，无纸化办公有着先天的优势就是对资源的整合，同时无纸化对档案的发展来讲也是非常重要的，它让文件可已通过电子文件的形式被储存起来，不仅节约了资源，同时对办公人员来讲，也为他们的查阅保存提供了方便，同时借由网络传播的同时，也加快了信息的沟通，同时用无纸化办公也可以让信息和载体进行完美的结合，提高了档案管理的工作水平和效率。具体内容如下：

1无纸化办公

无纸化办公顾名思义，那就是让办公脱离纸张的束缚，实现无纸化的办公模式，进一步的节约资源，同时提高办公的效率，让人人们实现在网上就可以办公，通过计算机网络技术实现办公自动化，又称为办公自动化系统，办公自动化系统这是一种工作流的理念，采用先进的通讯的技术，以及一系列现代化的办公设备，来加快对信息的储存、加工、收集、整理和使用的具体的流程，同时也让信息的应用面更加的广泛、更加的快捷、更加的全面，让人们在对信息的共享上面，更加的高效更加的快捷，也让信息的采集更加的全面，数据的处理更加的高效，在决策和管理的时候更加的科学，依据更加的充分，让办公的效率进一步的提高，同时工作流作为自动化办公的工作核心，其主要是通过电子信息化的方式以及工作流的的功能，实现对业务的流程的的网上沟通、运转，让工作更加的舒畅更加的高效。

自动化办公作为的操作系统，发展到现在其技术以及系统已经越来完善了，同时随着科技的发展的同时也出现更多全新的功能和特征，使其自动化的程度越来越先进，越来越高，操作系统也越来越多比如像是跨平台支持的Iinux、Windows等等，都会支持用户和单位对于系统界面进行自定义、个性化处理。同时也支持集团化管理下的，多层次分支机构的管理，让各个单位之间既相互独立又互相统一，同时对平板，电脑、手机也进行了终端上的审批，同时对与插件规范、数据接口、应用开发接口的都给娱乐支持，让档案管理系统和自动化办公系统实现实时对接。

2 当前档案资源整合过程中出现的问题

同时随着我国办公无纸化自动化的快速发展，档案整合所需要用到自动化的地方再逐渐增多，同时档案人员所需要用到办公自动化的时间也在逐渐增加，档案无纸化让操作逐渐的流程逐渐加快，人们从宏观的角度分析无纸化办公发展的特点，以及可能对档案工作产生的影响。同时，也正在探讨在无纸化办公条件下进行档案资源整合的有效方法。其中出现的问题包括：1）档案资源整合的人员没有完全确立。也就是说，当前还尚未明确提出进行档案整合的人员。2）在管理与运用档案的过程中，不同部门都有独立的管理体系，但是这些管理体系之间没有良好的衔接。这导致资源的利用效率较低，引起资源浪费的现象，也导致收集资料过程出现重复性的特征。3）当前，在无纸化办公条件下开展档案资源的整合还不够完善，研究也不够全面。

3 无纸化办公下档案资源整合构建的策略探析

考虑到上述的几个问题，下面详细阐述了无纸化办公下档案资源整合构建的策略，尤其是办公自动化体系和档案管理体系之间的对接。在开发档案资源的过程中，档案资源的整合是属于中心环节。并且，档案资源的整合也是档案信息化管理工作发展的方向。档案资源整合的目标在于，保证档案信息的迅速查询与搜索，达到共享的目标，同时改善档案资源存在的封闭、分散的现象。无纸化办公条件能够为档案资源的整合上作提供更好的环境。

3.1 數据标准约定

办公自动化系统导出的数据与档案管理系统待导人的数据在数据结构上必然有差异，数据接口程序需通过约定的数据标准，使两个系统的数据都能识别，传输的数据主要包括了目录数据和电子文件数据，目录数据可采用XML、EXCEL表格，电子文件数据可采用WORD或PDF文件。

3.2 目录数据对接

目录数据的对接是办公自动化系统与档案管理系统实现互联互通的关键。办公自动化系统导出的目录数据项很多，数据类型多样，需要对这些数据项进行筛选，使之符合档案目录的要求，目录数据主要包括：年度、题名、文号、案卷号、责任者、保管期限、部门、附件等。

3.3 电子文件数据挂接

在目录数据导入完成的基础上，需将电子文件挂接到对应的目录数据中，电子文件包含正文、附件和其他相关文件等，每条目录对应的电子文件使用单独的文件夹存放，以方便管理人员从后台直接调出。数据接口所要达到的目标，一是确保数据完整性，办公自动化系统中的公文数据，包括目录、正文、附件等数据能完整地传输到档案管理系统中；二是确保数据规范性，办公自动化系统中各种公文数据根据不同的档案类型，导入档案管理系统对应的档案门类中；三是确保数据安全性，由于数据是通过网络传输的，在办公自动化系统和档案管理系统设置防火墙的基础上，数据接口程序对数据进行加密后再传输，避免数据在传输过程中被窃取。

4 总结

通过上文的叙述我们可以得出，办公室的档案管理结合无纸化、自动化体系之后使得档案管理的工作效率以业务水平都上升了一个台阶，同时对于文件的一体化管理也具有非常重要的作用，也使得文件一体化的管理的以实现，无纸化的办公和档案管理节约了办公的开支，让原本繁杂的工作变得更加的简单，无纸化让档案管理人员的办公的环境有了长足的进步，让档案工作更加的智能化，无纸化办公推动了档案管理的进一步发展，提供了技术上的支持。

参考文献

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