档案信息化建设与档案管理的几点研究

张汝良

摘 要：在档案管理工作中，档案的信息化建设是如今信息科技时代的重要发展趋势，随着管理技术的发展，逐渐形成一系列档案管理体系。基于此，本文对档案信息化建设与档案管理进行了研究，对档案信息化建设提出了几点建议，以期档案管理的信息化建设能够跟上经济发展的步伐，为我国社会生产与经济发展做好保障工作。

关键词：档案管理；档案信息化；信息化建设

引言：传统的档案管理是对纸质档案的管理，已经不能够适应如今社会发展的速度，利用信息技术对档案进行数字化管理才是适合当代社会的档案管理。企业档案管理信息化建设不仅提高了档案管理的效率，也为人事管理和生产项目的进行提供了很大的便捷。

1 档案信息化建设与档案管理的内容

档案信息化建设是指使用信息技术，提高档案管理的现代化水平，也是建立了档案管理的新原则和新理论，是在网络环境中重新确立档案管理的基本框架，实现档案信息共享以及提供档案信息社会化的服务，是将不同学科进行融合与整合。档案信息化建设主要是对基础设施的建设，基础设施是传输交换档案信息，进行资源共享，因此对档案信息的网络建设是第一步，然后才能充分发挥档案信息化的巨大作用[1]。

2 档案信息化管理中存在的问题

档案数据的异构性。档案信息分别来自不同的部门或单位，不同的部门和单位之间的档案都存在结构上的差异，这种现象也就让档案的信息化管理变得十分复杂，让档案信息的信息化建设过程时间加长。

信息数据高度分散。每个部门都有自己的信息数据，整个單位也有自己的信息数据，在对这些档案管理时还需要对信息进行整理，这就让档案管理工作难度加大。例如一个企业总体有自己的财务报表，企业的财务部门也有自己的财务报表，这就需要档案管理工作增加提取有价值信息的工作内容，才能进行信息的共享。

档案信息管理存在滞后现象。档案的信息化建设最主要的效果是将档案信息管理的过程进行调整优化，将信息的利用率进行提高。但是目前很多企业的档案信息管理存在很严重的滞后，不仅体现在信息技术的滞后，还体现在档案信息的滞后。

缺少对档案信息化建设的认识。随着信息技术的广泛使用，社会工作效率得到了更大的提高，档案信息处理得到了更完善的信息框架和处理模式。因此在档案信息化建设中，需要扩大对信息化管理的认识，以人本为关键原则，提高员工建设档案信息化的认识，提高员工的技术水平，从而提高工作效率。

档案管理部门的信息化水平较低。如今，我国很多企业已经引进了更加先进的计算机技术管理档案，但仍然存在很多单位依靠单机操作管理，这就造成了很多信息资源无法实现共享。很多人只会使用计算机进行一些简单操作，对计算机的使用率相对较低，影响到了档案信息化建设的进程，现代计算机技术的优势还需要得到更大层面的发挥。

3 完善档案信息化建设与档案管理的策略

3.1 完善档案信息化管理工作体系

完善档案信息化建设与档案管理最重要任务是完善档案信息化管理工作体系，对档案管理体系的完善，以及建立监管体系和评价体系，形成网状的管理体系，从多方面维护档案管理工作的科学进行。首先需要建立完善的档案管理制度，根据规章制度进行档案管理，做到有章可循，保障档案管理的效果。其次还需要创新管理方式，传统的档案管理方式已经不能跟上社会发展的速度，创新出适应现代化社会发展的档案管理方式至关重要，明确并统一档案管理的管理方式，根据档案管理工作的重点提供管理、组织信息，达到管理方式的科学化、规范化。再次档案信息化管理的监管体系需要引进移动监控设备，在计算机内设置浏览记录储存，一旦出现问题，可以做到有据可查和有针对的问责。最后档案管理信息化建设中建立绩效评价体系，记录员工日常工作表现，建立适合的激励机制，提高员工工作的积极性[2]。

3.2 建立网络档案

企业在建立档案时就做好网络档案的建立，这就为档案的信息化管理节省了很多的时间。建立网络档案首先需要建设档案网站，建立内部服务网站以及公共服务平台，充分发挥网站的优势，增加档案管理的服务功能。通过宣传网络档案，是网络档案成为档案管理信息服务的良好平台，实现档案信息合理高效地利用。其次，引进必要的硬件设备，做好档案信息化管理的硬件支持，硬件设备是实现网络档案资源共享的必备条件，对于保障档案管理的安全性具有重要作用。

实现档案信息化管理需要进行档案信息的共享，推动信息共享进程需要加强数字化建设，在企业内部普及电脑的使用，培养数字化管理专业人员，保证档案管理人员对电脑的规范使用，从而达到档案管理的高工作效率。另外实现档案信息资源的共享，对于我国经济建设也具有很重要的意义，也是我国信息化建设的基础服务。进行档案信息化建设还需要创新档案信息服务方式，建设档案的远程查阅管理功能，例如对于一些可以公开的档案信息，由有关部门到指定网站进行发布，对不同级别的档案信息，使用连接的方式进行处理信息，在档案管理网站内向注册用户提供远程服务。对于一些不能公开的档案信息，需要对档案使用者身份进行审核登记。

3.3 加强安全建设

档案信息化建设过程中需要在安全建设上投入更多的关注度，有关企业需要投入更多精力和资金进行安全建设，促进管理应用的研发，组织技术人员的培训，实现信息化技术与人才的平衡发展，以适应现代化进程。档案是具有隐私性的重要数据，档案信息化建设的安全建设需要得到更多的注意，例如企业内部的档案网站需要设立严密的网络防火墙，防止任何恶意入侵，企业也需要设置网站的用户审查以及设置相关权限，保障网站访问用户的明确性，也要保障网站内的档案不能被随意更改转发。

3.4 提高档案管理工作人员的工作素养

档案管理工作人员的工作素养是档案信息化建设的重要基础，对档案信息化建设有着推动作用。要想提高档案管理工作人员的素养需要做到以下内容：第一，招聘具备专业能力与素质的档案管理人员，档案管理不仅仅是存放整理档案，还需要将档案备份至网络上储存起来，对档案格式的修改，对档案内容的整理。这就要求档案管理人员具备计算机使用能力，因此需要招聘选择有专业能力的管理人员。第二，对档案管理人员定期培训。信息技术不断发展，档案信息化建设不断深入，档案管理人员也需要不断学习和进步。通过定期培训档案管理工作人员，能够保证档案管理工作人员的专业能力与时俱进，档案管理工作人员的知识储备逐渐增加，工作人员的专业素养得以保障。第三，建立适当的竞争机制。竞争机制的作用可以有效地鼓励管理人员的积极性，激发出工作人员的无限潜能，也能够帮助档案管理工作质量得到提升，更好地做到人尽其才。

4 结论

综上所述，档案信息化管理需要从建设档案信息化管理工作体系、基础设备建设、信息技术及人员、网络档案、安全建设等多方面实施，通过融入先进的信息技术和网络技术，保障档案管理质量与效率的同时提高。因此，企业应该更加关注档案管理部门硬件设备的提升，管理人员的培养，建立完善的档案管理规章制度和工作体系，实现档案管理的高效发展。

参考文献

[1]赵虹.“互联网+”时代基层单位档案信息化建设的思考[J].办公室业务，2018（02）：71.

[2]李峰.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2017（24）：89-90.