浅析如何加强建设项目档案的全过程管控

摘 要：档案的全过程管控就是要将档案管理贯穿于整个工程的立项到竣工验收。随着社会的发展进步，工程建设项目数量也逐渐增多，项目档案也大量出现，档案管理工作面临着新的要求，在建设项目档案管理过程中需要运用全过程的管理控制方法，发挥管理部门、管理技术以及管理人员的优势作用，共同承担责任，使建设项目档案管理工作水平得到全面提升，实现规范、标准化发展。本文就加强建设项目档案的全过程管控进行阐述分析。

关键词：建设项目；档案；全过程；管控

传统项目方案管理就是将其作为工程验收的环节，由于竣工验收是项目建设的最后一个环节，因此是比较重要的，也是最后的考核标准。然而档案管理要实现理想的效果必须要将其融入到建设项目的始终，使其与建设项目同步，并做好相关管理工作的记录与分析，为建设项目的顺利推进奠定良好的基础。

一、建设项目档案全过程管控内涵

建设项目档案全过程管控就是需要项目建设的负责人、技术人员、档案管理人员对档案管理工作有科学的认识，明确建设项目档案管理，完善档案收集、整理、监督管理的责任机制，保证领导统一，实现分级化管理和全过程管控，使建设项目档案更加完整、准确。全过程的档案管控就是要加强建设项目档案的管理与监控，使档案工作与建设项目同步，保证建设项目的立项、施工、竣工等环节都实现档案管理，并顺利达到预期的目标。

在建设项目的前期准备环节就需要建立档案工作网络，强化不同环节的材料管理，在建设项目合同中明确参建单位文件的整理、编制以及提交等[1]。在建设项目施工时，需要建设与档案部门对档案工作情况进行检查。竣工验收时需要档案管理人员直接参与档案资料的验收，并对参建单位进行科学指导，使整个建设项目的档案资料得到科学的编制、整理。

二、建设项目档案全过程管控的现状分析

1、认识存在偏差

建设项目的工作人员中普遍存在着忽视档案管理的情况，有些人觉得建设项目工程只要有合同、图纸就可以，资料太多并没有什么实际意义。还有些参建单位觉得档案管理工作只是档案部门的工作，与自己无关，或者是将档案作为私有财产，不想归档移交[2]。这些都是档案管理工作效果不佳的重要影响因素。

2、管理职责缺失

建设项目管理制度以及职责等不够明确，容易出现相互推诿或者扯皮的情况，缺少严格的档案管理制度，责任落实也必然会受到影响。档案管理部门的工作人员一般都是在办公室进行管理，并不能到实际现场进行调查，因此无法有效的监督指导基层档案管理工作，使得档案工作质量不佳。

3、工作人员水平急需提升

建设项目档案的收集归档有很强的专业性以及技术性，但是很对档案人员缺少专业知识，使得档案工作无法全面顺利推进。并且建设项目中的档案管理人员通常是身兼数职的，专门性不强，无法将更多的时间精力投入到档案管理中，只能应付了事，更不用说档案管理等相关业务知识的学习与提升。

三、加强建设项目档案全过程管控的策略

1、优化管控理念

为使建设项目档案实现全过程的管控，就必须要树立先进的管控理念，通过思想理念指导行动，使档案管理工作的开展有科学的依据和指导。积极转变思想误区，要将档案管理融入到整个项目建设的始终，充分发挥团队力量，共同合作，对档案进行收集整理，建立专门的档案管理小组，定期召开会议就建设项目档案提供意见想法。转变将档案作为私有物，不移交的现象[3]，完善工作细则，使工作人员认识到档案全过程管理的重要性，认真进行档案的移交与管理，保证建设项目档案的全过程管控得到有效落实。

2、优化组织体系建设

在建设项目工程建设之前，需要由建设部门带头，建立包括建设、设计、施工、安装、监理、调试等人员在内的档案管理小组，并建立档案管理网络系统，实现统一的领导，并进行分级化的管理，做到“定人、定岗、定责”，防止出现相互推诿、责任划分不清等问题。对于建设项目档案进行集中性的统一管理，定期组织档案管理人员对档案的收集、整理以及归档等问题进行分析研究，并总结经验教训，使得档案管理工作有序开展。

此外完善档案管理制度的建设，依据建设项目档案管理的相关办法以及实施细则等进行档案要求编制，明确档案管理的组织机构、管理职责以及奖惩机制等，有效的规范档案资料的收集、归档、分类以及竣工驗收等，使得参与工程项目建设的单位在资料收集、整理、归档时有科学的依据进行参考。

3、创新全过程管理手段

结合工程项目建设的实际情况，依据立项、档案移交，结合项目文件形成的先后以及建设环节，使所有建设项目中的文件资料得到科学有效的梳理分类，并科学的对档案的名称、范围、种类、归档部门、时间、保管的单位以及期限等进行规定[4]，并制作到统一的表格中，简单明了，为实际应用提供便利。

同时积极落实已有的档案管理系统，结合档案管理的相关办法使用统一的档案管理系统，保证建设项目的参建单位之间能够实现档案信息的有效沟通，并对档案业务的模式进行统一规范，保证档案资料的查询、归档等能够更加系统。

此外，还需要建立标准化的归档模板，通过大量的调查与研究，将需要归档的材料进行罗列，并形成树状结构模板，从工程立项开始将模板导入到档案管理系统中，使各参建单位都依据该模板收集相关资料，并积极实现主动性的档案收集整理。依据模板能够了解到归档的时间、种类以及电子文档的挂接情况，进而使档案资料更加完整。

4、实现档案管理与项目建设同步

在建设项目档案全过程管理中，要使档案管理与工程项目进度保持同步，结合工程建设的关键节点编制档案工作，使各参建单位能够对不同环节档案资料的整理、移交等进行科学整理，保证工程建设与档案工作进度相结合，使项目档案与项目建设各阶段同时进行，实现建设项目的程序化管理。

此外还需要加强监督管理力度，能够及时发现档案管理过程中存在的问题，并有效的整改落实。发挥激励机制的作用，提高监理人员的工作积极性，监理档案管理人员需要定期深入到现场，对建设项目相关文件资料的收集整理进行检查，对整理过程中的问题进行优化处理，并督促相关责任单位能够在规定时间内完成工作的整改。同时建立定期通报的制度，每月、每季度对档案管理的考核情况进行通报，总结经验教训，为今后的档案全过程管控提出科学的意见。

四、结束语：

总而言之，建设项目档案管控工作是比较系统、复杂的，涉及到很多部门、人员，工作时间长，档案资料复杂，管控的难度也相应较大。工程项目档案资料能否高质量的归档会对工程项目建设的结果进行反应，所以需要工程项目的参建单位能够认真落实责任，树立正确的观念，完善档案全过程的管理制度，实现全方位的监督控制，从而保证档案资料的科学性，也使档案管理达到较高的质量水平。

参考文献：

[1]邹滢，饶日嵩.电网建设项目档案全过程管理创新分析[J].中国高新技术企业，2016（32）：151-152.

[2]张志强，孟庆江，任启金，邢建浩.电网建设项目档案全过程管理的实践与创新[J].产业与科技论坛，2015，14（23）：255-256.

[3]朱建红.加强重点建设项目档案管理的三个“关键环节”[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2015（00）：94-96.

[4]左运源.浅谈文件生命周期理论在工程建设项目档案管理的应用[J].广西电业，2014（03）：32-34.

作者简介

黄洁（1985-）女，江苏太仓人，学历：本科，工作单位：太仓市城市建设投资集团有限公司，综合档案室档案管理专员，研究方向：工程项目全过程（整个生命周期）的档案管理