浅谈住房公积金档案的特点及档案管理

刘晓燕

【摘要】本文论述了住房公积金档案的特点，结合工作实际，提出解决住房公积金档案管理的措施。

【关键词】住房公积金;档案; 特点;档案管理

住房公积金贷款是国家针对于现代很多事业单位员工的一种福利制度。由于近年住房价格不断飙升，很多企事业单位的职工工资已经远远达不到房价的增长值，很多职员面临买不起房的困境，在这种情况下，住房公积金也就成为了一种必要的手段。而随着人数的不断增加，建立和管理起一个公积金档案也就变得十分的必要。本文主要从我国目前住房公积金档案管理中面临的问题以及要解决住房公积金档案管理的措施这两方面来展开论述。

一、住房公积金档案的特点

住房公积金档案是住房公积金管理机构在办理归集、提取、贷款等业务过程中形成的。住房公积金档案对于借贷人的整个借贷过程来说是十分重要的，而与此同时，住房公积金档案具有重要的参考利用价值。伴随着我国住房公积金业务的发展、延伸和完善，其内容更加丰富，数量不断增长，同时它具有如下几个特点：

（一）档案形成者众多。由于近些年我国的房价不断地飙升，因此职工们对于住房公积金的需求也是不断地在增加，因此这些年公积金档案的数量也在不断增长。而住房公积金的管理机构、经办部门、缴存单位和缴存职工都是住房公积金档案的形成者。住房公积金的管理机构包括住房公积金管理中心、分中心、管理部和派出机构，经办部门包括委托银行、公证处和担保公司等。住房公积金的缴存单位和职工则为办理贷款、提取、归集等业务的单位和个人。

（二）种类和内容丰富。住房公积金档案目前主要有归集、提取、贷款三大类，而每类业务的档案之下還有很多层次的细分，比如贷款档案包括楼盘档案、贷款档案和抵押档案三类，而其中的贷款档案又分为新房贷款档案、二手房贷款档案、组合贷款档案及以贷还贷档案等类型。因为它所具有的业务类型的不同，因此它的内容也存在着很大的差异，具有种类和内容丰富的特点。

（三）保存期限长且存在变化。我国目前住房公积金档案的保存期限全部在15年以上，而其中贷款档案的保存期限更长。通常来说，一个借款人的档案，从贷前审查、贷款审批、签订合同、发放到全部还清，一般会需要最长30年的时间，在这段时间中，会遇到贷款人还款或者将所代的款提前还清的情况，这样的情况会使得职员的公积金档案经常性发生变化。

（四）查阅和使用具有针对性。对于我国住房公积金业务档案，因其职能性质，一般只能由上级监管部门和本单位业务部门查阅和使用，同时也为缴存职工本人提供档案查阅服务，其他人是没有权利翻阅的。因此对于住房公积金档案的保存必须要严格保密，也就是必须要设置严格的保密制度，除上述使用者之外的任何单位和个人均不得随意查阅档案，因此这也就使得我国的住房公积金档案的查阅和使用具有一定的针对性。

二、解决住房公积金档案管理的措施

要想真正解决我国住房公积金的管理问题，就必须要采取一定的措施，首先可以提高档案管理认识并落实相关责任归属，其次还可以建立统一的档案管理制度，国家还需要加强领导，明确责任，同时还可以推进数字化建设。只有不断地采取改进措施，才能够真正解决我国目前住房公积金档案管理所存在的问题。

（一）提高档案管理认识并落实相关责任归属。我国的住房公积金档案管理建设的时间比较短，因此制度还很不完善，基础设施建设也相对来说比较不健全。而国家对于这方面还不重视，因此国家应当重视公积金档案管理的重要性。只有真正重视起来，才能够使得管理达到应有的效果。此外，也应当落实相关的责任归属，不能够你推给我，我给推你，而没有一个准确的管理部门。

（二）建立统一的档案管理制度。由于住房公积金贷款比较特殊，需要借款的金额比较大以及时间比较长，所以国家应该有一个对于公积金档案统一的管理制度。不能过几天制度就发生改变，这样的话，对于借贷人的还款以及对账查询都带来了极大的不便，而且不稳定性也容易使得住房公积金的档案出现混乱，甚至丢失，这无论对于个人还是国家来说都是一件十分麻烦的事情。

（三）加强领导，明确责任。对于我国目前的公积金档案管理来说，有关部门应当加强责任意识。真正重视住房公积金档案的管理，出台相关的规章制度，对于住房公积金档案管理相关负责人进行严格的管理和把控。实行责任到人，一定要严厉打击公积金档案管理负责人的侥幸心理，真正负起责任，做好自己应该做的事情。此外领导部门也应当积极与档案管理部门的工作人员进行及时交流，真正帮助他们解决在平时管理上所遇到的困难。

（四）推进数字化建设。要想更好地管理我国住房公积金档案，其中最重要的便是推动这一过程的数字化进程。实现全国范围内的联网操作，各省市县将本地区的住房公积金档案全部汇总到电脑上，通过联网操作，将本地区的公积金档案全部上传与平台，这样今后一旦需要可以快速通过检索查找出来，也可以实现跨地区的查找，这样使得工作效率以及办事效率大大提高。

三、结束语

伴随着国家以及各省市地区的管理层对于住房公积金的日益重视，我国的住房公积金档案管理将会不断改进和完善，将会不断推动我国住房公积金事业不断向前发展。

【参考文献】

[1]李姝.浅谈住房公积金档案管理面临的问题与对策[J].科技视界，2015（5）.

[2]何晶.浅谈住房公积金档案管理面临的问题与对策[J].黑龙江史志，2014（7）.