PDCA方法在病案归档管理中的应用

邱小娟

随着社会不断进步，人们维权意识逐步加强。医院作为重要的窗口单位，每天都要面临解决纠纷困境。病案不仅是医生诊疗水准的重要体现，也是医疗纠纷、医疗保险、医疗赔偿等重要环节重要的法律依据[1]。病案利用率不断增加，前来借阅病案医务人员越发频繁，不及时返还现象日益严重。优化病案管理制度对病案管理工作运转显得尤为关键。相关资料显示，我国临床病案管理存在重大的漏洞。不仅病案不及时回归是病案管理中的重要问题所在，书写不规范、漏写、错写、涂改、字迹模糊等现象都是病案问题所在，并且屡禁不止[2]。该现象严重降低了医院在百姓心中的尊严和可信度。PDCA管理系统作为一种新的管理方式，逐步得到广大医院相关部门关注。该方式划分为计划阶段、执行阶段、检查阶段及总结处理阶段。通过各阶段的密切配合明显弥补了传统病案管理方式不足。本院在2016年8月1日～2017年7月31日时期病案归档管理中施行了PDCA管理方法，取得了良好临床疗效，现报道如下。

1　资料与方法

1.1临床资料选取本院2015年4月1日～2016年3月31日产生的358份病案作为对照组。2016年8月1日～2017年7月31日产生的358份病案作为观察组。综合评价两组病案管理质量。具体包括病历书写质量、资料错误、回收时间、丢失情况、内容缺失等。

1.2方法对照组采用传统病案管理方法。进行简单登记和归档。归还逾期没有督促措施。病案出现字迹不清、遗漏等现象等并不留意。

观察组采用PDCA方法管理方法。PDCA方法管理方法主要划分为四个阶段。①计划阶段。查找原因（人员因素、登记信息不全或电子管理不完善、库房问题、流程执行）制定相应病案借阅管理制度（制定惩罚制度并严格监督执行，规范楣栏填写信息，优化电子管理系统），提升管理人员责任心，树立法律意识。制定借阅病案3日回归率超过60%，4～7全部归还目标，确保病案无丢失；②对工作人员进行法律教育宣讲，组织定期专业理论、服务意识、法律知识培训。提升工作人员职业素养增强其责任感。严格执行相关规章制度，杜绝任何不规范操作，禁止擅自涂改病案。同时对全院医务人员进行相关制度教育，主动支持病案管理工作开展。严格执行病案超期不还者处罚工作；③检查阶段。根据计划和目标，检查执行效果及差距，进行汇总分析；④总结处理阶段。根据检查结果进行总结，积累经验，出现问题将再次归入下一个PDCA计划中解决。

1.3观察指标两组病案管理质量以及医护人员对这两个年度病案管理工作的满意度。

观察并记录这两个年度病案归档的错漏率、病案归还时间等。病例书写质量分为3个级别，1级为高质量病案，2级和3级为低质量病案；统计分析病案归档时间和丢失情况、资料错误率、内容缺失等。通过让各科室医护人员填写病案管理工作满意度调查表，总结其对病案管理工作满意度情况，满分为一百分，医护人员评分越高代表其病案管理工作满意度评价越高。

1.4统计学方法采用SPSS 20.0统计学软件进行数据分析，计量资料采用“x±s”表示，予以t检验；计数资料采用率（%）表示，予以χ2检验，以P＜0.05表示差异具有统计学意义。

2　结果

2.1两组病案归档错漏率比较临床观察，观察组资料错误为2例，内容缺失为2例，病案丢失和书写质量各1例，没有发生病案损坏事件，其归档错漏率为1.6%显著小于对照组7.2%，差异有统计学意义（P＜0.05），见表1。

表1　两组病案归档错漏率比较

2.2医护人员对病案管理工作满意度比较医护人员对观察组档案管理工作满意度得分（96.5±1.4）分，高于对照组（78.9±3.7）分，差异具有统计学意义（P＜0.05），见表2。

表2　医护人员对病案管理工作满意度比较

2.3两组病案质量情况、归还时间比较观察组病案书写质量1级别346例，2级别12例，没有出现3级书写病例，其病案质量明显高于对照组，差异具有统计学意义（P＜0.05）；观察组病案归还时间为（1.0±0.4）d显著短于对照组（3.4±1.3）d，差异具有统计学意义（P＜0.05），见表3。

表3　两组病案质量情况、归还时间比较

3　讨论

病案是证明患者在医院诊断、治疗全过程的重要依据和原始记录（其中包括病案首页、病程、检验结果、医嘱、手术、护理记录等相关内容），病案质量代表着医院综合管理和医疗质量的高低[3]。当前，人们法律意识的树立，病案已经成为医疗案件诉讼的重要凭证。一旦出现医疗纠纷，医院具有向患者、保险公司及公检法等相关部门提供病例的责任和义务[4]。因此，个医院病案管理工作重要性逐步被显露出来，受到各级医院的高度重视。

在医院病案管理工作中，PDCA方法在病案归档管理中因符合时代的需求则应运而生。PDCA方法作为一种新型的动态管理模式，主要强调面临新的问题进行不断的改进，改正不合理环节，达到实现科学管理的目的。相关研究资料显示，该方式改变了传统的管理理念，提高了病案的管理效率及质量[5-6]。高质量病案数量显著提升，书写不规范、信息遗漏等现象得到了有效的控制。病案丢失发生率显著降低，归档时间也明显缩短。另有资料显示，执行PDCA方法管理以来，医疗纠纷现象也明显好转，主要是因为病案书写、递呈、保管等环节比较严谨，降低了错误出现率[7-8]。提升了患者对病案内容信任度，增加了治疗依从性。

在实施 PDCA改进过程中，梳理出影响病案管理出现的实际问题，针对影响因素不断列出计划，制定目标，执行整改。完善和健全了病案借阅制度，升级了病案借阅电子管理系统及严格规范了借阅登记本楣栏信息填写，对病案借阅实行专人专管，强调了奖惩制度，提高借阅病案回归率。宣传病案回归重要所在，加强了病案工作人员及其他科室医务人员责任意识，不允许篡改病案，尊重病案严肃性。树立病案及时归档就是维护患者合法权益和法律公正意识。本文经过实际研究得出，PDCA法管理有效降低病案归还时间。观察组病案归还时间为（1.0±0.4）d，显著低于对照组（3.4±1.3）d。观察组病案优质书写质量为96.6%明显高于对照组88.2%，差异具有统计学意义（P＜0.05）。医护人员对观察组档案管理工作满意度得分（96.5±1.4）分高于对照组（78.9±3.7）分，差异具有统计学意义（P＜0.05）。临床观察，观察组病案归档错漏率1.6%小于对照组7.2%，差异有统计学意义（P＜0.05）。

综上所述，在病案管理中应用PDCA病案管理系统方式，能够有效地降低病案归档的错漏率，提高病案回归率，提高医护人员对病案管理工作满意度，此方法值得在临床上推广。

[1]王向云.PDCA方法在病案归档管理中的应用[J].中国病案,2014,15(1):6-8.

[2]武鹭鸽.PDCA在提高病案管理中的应用[J].中国病案,2017,18(1):3-5.

[3]王美蓉,关国琼.运用PDCA循环法提高病案借阅回归率[J].中国病案,2017,18(2):1-3.

[4]李芸,朱剑清,胡祖鹏,等.病案示踪系统对病案回收质量的影响[J].中国病案,2017,18(2):4-6.

[5]钟菊珍,袁虹,郭玉花,等.医院管理中病案信息的管理及应用[J].中国医药科学,2016,6(10):219-222.

[6]万艳华,章小庆,徐建梅,等.探讨PDCA管理提高电子护理病历质量的研究[J].当代医学,2016,22(13):100-101.

[7]刘泽文,陶燕.基于PDCA循环病案管理流程的优化和改进措施研究[J].当代医学,2017,23(12):54-56.

[8]梅菁.PDCA循环法在护理实习生技能培训中的应用研究[J].当代医学,2016,22(33):195-196.