档案信息化建设与档案管理的几点思考

马慧珍

摘要：为了提高档案管理水平，必须加强信息化建设的管理。档案信息化建设是实现档案资源有效融合、共享的基础，同时利于内部重要资料的长期保存。针对当下信息化建设和档案管理中存在的问题进行了分析，并提出对策，旨在为后续档案信息化建设打下良好基础。

关键词：档案信息化；档案管理；思考

一、档案信息化管理的定义

随着互联网科技的发展，给我们的生活和工作带来了巨大的变化，同时也推动了档案管理的发展。在工作实践中，档案管理的模式和方法也在不断更新，出现新的改变。而且，伴随着高新技术产业的不断出现，也为这项工作提供了更加便捷的条件。高效的管理思想的加入，颠覆了老旧的管理思维，让管理更加具有新意，从而也促进了这个行业的发展进程。

二、档案管理信息化的运用现状

（一）档案检索效率不高。

从目前的档案管理信息化运用情况来看，大多数事业单位还是采取传统的检索摸索，即通过人工手工检索。这种检索模式效率低，即使是经验丰富的档案管理员也需要一定的时间才能够正确检索。虽然单位档案管理人员在原有的检索方式上有所调整和改进，编制出各类别的检索工具，但始终在效率上不如信息化档案管理模式。

（二）重视程度不够。

虽然目前很多的事业单位跟随互联网发展趋势，引进了档案信息化管理模式，但是实际运用效果非常不理想。最关键的是单位领导和档案管理者意识上的缺乏，对其运用不够重视，同时也没有清楚地了解其对档案管理的重要性和便利性，很多档案信息都没有及时地进行归档处理，导致信息的遗漏。并且由于很多事业单位的档案管理人员不是青年人群，其思维观念比较老旧，对档案的管理依然采取纸质的方法，并没有意识到网络技术的实效性，也就无法谈及信息化的档案管理模式了。

（三）管理员综合素质不高。

部分事业单位的档案管理人员对档案管理的工作没有很深入的了解，所以整体档案管理操作只是按部就班地通过最传统的方法进行。而不像专业的档案管理人员，有丰富的理论知识和实践能力，学习过较为先进的档案管理方法，明确档案信息化建设的重要性。此外，还有部分档案管理员对于工作并没有太多的热情，安于现状，不思进取，不主动学习新的档案管理方式。由此看来，目前很多管理员的综合素质不强。

三、实现档案管理高度信息化的具体策略

（一）强化档案管理人员的服务意识。档案管理工作最终的目的是为了给其他人员提供帮助和服务，因此档案管理人员要不断提升自我服务意识，将原本的重保管轻利用的思想摒弃，并树立起重利用轻保管意识。此外，档案管理人员也要不断丰富自身能力和见识，最好能够在工作中实现创新，逐渐揭开档案信息管理的神秘面纱，提高对大众服务的意识，这对于提升单位整体竞争力和社会影响力方面也具有重要作用为了能够充分实现这一目的，今后应为档案从业人员提供专门的培训服务。

（二）提高管理人员的业务水准

在现代的档案管理进程中，员工要以为人民服务为宗旨。换言之，就是要以人民们的利益为中心。职工要知道这份工作具有的价值，要以工作为发展目标。在进行工作的时候也许会碰到很多的障碍，这时候工作人员要重视进行资料的整合和管理还要加以运用，如果没有运用会失去档案管理的价值。现在，档案管理工作如果没有进行变革、拓展业务的规模、明确工作的任务，就会使得这项工作更加落后。所以，檔案管理人员要对这项工作重视起来，从思想上进行转变。现在，国内这项工作对于人员有很多的要求，需要人员具备专业的素养和技术水平，而且还要有管理的能力。只有提高工作人员的管理水准，才能推动社会的进步。人才是一个企业发展的保障，在选择档案管理人员的时候，不但要选择精通档案分类的人员，还要选择精通互联网的人员，最好是全方面发展的人才。只有选择这样的人员才能保障企业发展和进步。在对人员进行管理的时候，主要可以分为三种聘用模式：一种是长期从事档案管理工作，一种是短期从事档案管理工作，还有一种是其他工作中借用的人员。不管是何种聘用方式，都应该保证人员的业务水平和素质符合管理的需要和业务发展的要求，才能保证工作更好地进行。

（三）提高档案信息管理水平

鉴于各个城市的经济发展情况不同各个单位的设备配置也存在一定差异，导致我国档案信息管理水平有着巨大的差异。除此之外，部分单位尚未意识到实现档案信息化建设对于档案管理工作的重要性，其未能够积极采购高性能的档案管理设备，也没有充分提升管理人员的个人素质和能力，导致整体档案信息管理水平难以提升。今后企业必须加强对此方面的重视，积极引进新技术、新设备，并且壮大人才队伍，从各个方面综合提升档案信息管理水平。

（四）加大管理的力度

在管理过程中，管理的成败取决于管理的流程。所以，要重视每个管理的环节，从档案的搜集到整合都要由不一样的办公室去处理，从本质上让管理的困难变大，但是通过信息化可以让工作更加高效。管理人员要转换管理的思路，建成多平台、多角度、重实践的管理考核规定，让员工的素养得以提升。档案管理的员工要熟练掌握互联网的内容，并加入到软件研发中去，选取合适的工作软件，订立严格的管理制度，改变档案管理中不合适的情况，从而让各部门之间得以融合，从而提升管理的成效，创建出适合的发展环境。只有运用好互联网科技，才能提升管理的水平。互联网的传播之快为档案管理提供了很多的便利，运用互联网来进行管理，不但能够让管理更加高效和便捷，还可以减少员工的开支，减少资源的浪费。所以，在档案管理中融入互联网技术，可以让社会得以进步，为人们提供更方便高效的档案服务，让档案管理的质量有质的发展。

结束语

综上所述，大数据的时代背景下，传统的档案管理工作已经跟不上时代的潮流。因此加强档案信息化建设工作是十分必要的，针对现如今我国档案信息化建设工作中所面临的问题，应该从问题发生的根源入手，引进新的技术与设备，提升档案人员的管理工作，最终彻底解决面临的困难，完善信息化的建设。

参考文献：

[1]张丽巧.人事档案管理的信息化建设解析[J].办公室业务，2016（21）：59-59

[2]康明非.有关事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].民营科技，2016（4）：74-74

[3]徐利军.有关档案信息化建设与档案管理的几点建议[J].民营科技，2016（2）：101-101

[4]鲍元芬.高校档案信息化建设的几点思考[J].山西大同大学学报（社会科学版），2017，21（1）：111-112