浅谈信息化背景下的高校办公室管理

胡鹰+武涛

【摘要】随着科学技术的日新月异，人们学习、生活的每一细微之处都有着信息化的影子。同时，高校的信息化管理也需要与时俱进，推陈出新。文章就信息化背景下高校办公室管理存在的问题及相应的解决方法做了一个粗略的说明，期望能为信息化背景下的高校办公室管理尽一份绵薄之力。

【关键词】高校办公室管理；信息化背景；现状；策略

高校办公室是高校的综合办事机构，是学校沟通内外，协调各方的中枢机构，是保障整个学校日常工作顺利进行的关键机构，其作用是学校其他部门不可替代的。随着改革开放不断深化，国家加大了对教育板块的投入，对高校的信息化建设也提出了更高的要求。高校作为灌溉知识，培养人才，传承文化，奉献社会的场所，在弘扬中国精神，凝聚中国力量，实现“中国梦”的道路上有着不可忽视的重要作用。随着我国科学技术的日新月异，全球信息化程度逐渐深化，高校必须与时俱进，紧跟时代变革，摒弃旧方法、旧制度、旧思想的糟粕，取其精华，加强信息化建设，为实现“中国梦”助力。

一、信息化背景下健全高校办公室管理的重要意义

（一）高校办公室信息化建设是顺应时代发展的必然要求

高校是学习知识，培养人才，传承文化，科学研究的根据地，每天接受的信息化数据繁多。而作为高校的综合性办事渠道，高校办公室的信息化管理在一定程度上影响了高校的办学效率和综合实力。因此，顺应全球信息化浪潮，引进计算机网络信息技术处理方式，加强信息化背景下的高校办公室管理，是高校办公室管理的必然要求。

（二）高校办公室信息化建设是促进高校自身发展的重要途径

由于高校师生数量庞大，日常事务琐碎，信息数据堆积如山，原始的信息处理方法远不足以满足高校处理日常事务的需求。作为高校连接内外、沟通上下的核心部门，高校办公室理应响应信息化号召，改进学校办公理念和行政方式，将计算机网络信息技术应用于日常事务的处理中。这会大大提高办公室工作人员处理信息化数据的效率，从而保障高校日常工作有条不紊地进行。

二、信息化背景下的高校办公室管理现状

（一）对高校办公室信息化管理认识不到位

信息化技术是依赖于科学发展的一项便民的技术，用计算机来辅助人工办事，往往会达到事半功倍的效果。当前许多高校领导和办公人员对信息化认识不足，没有意识到信息化技术在日常工作中的重要性与必要性，没有引进相应的信息化技术设备，仍然凭借自身以往的经验来手动办公教学。这不仅大大拖延了办事速率，准确性有时也会受到影响。

有的高校虽然建立了信息化系统，但是不够完善，东一块，西一块，相关人员对信息化处理技术也没有太大兴趣，依旧按照自身经验来处理事务，不愿意学习新的知识技术，并没有将学校现有的信息化系统应用于实际的办公教学中，所以办事效率并没有得到实质性提升，而且还造成了优势资源的浪费。

（二）高校办公室缺乏信息化设备

可能因为缺乏信息化意识或者资金等各方面原因，许多高校的信息化建设基础设施不够完善，高校办公室的计算机破旧不堪，还处于简单的文字编辑、图片处理、文件收发层次。有的学校只注重数量不关心质量，大量购进计算机设备，但并没有建立一个统一、完整、高效、安全的计算机网络系统，学校各部门之间得不到及时有效的交流。

（三）高校办公室信息化程度低，信息安全得不到保障

区别于以往纸质的信息数据管理，基于计算机应用的信息化管理是将所有的信息资料都储存在学校统一的网络里面，但这样也意味着信息更容易遭到泄露。随着计算机行业的不断发展，高校对计算机信息技术的投入也不断加大。各高校逐渐抛弃传统的纸质办公，开始尝试“云办公”，而对基础网络设施的维护不到位或者黑客入侵等都可能使学校数据库里的信息泄露或丢失；同时，工作人员操作不熟练发生信息传输错误或者信息错误删除等导致信息遗漏丢失的事件也时有发生。

（四）高校办公室工作人员对信息技术运用不熟练

信息化技术是一门需要不断学习的知识，要想将其熟练地运用于日常事务的处理中，就必须要具备专业的信息化技术。但许多高校办公室都没有引进专门的信息化人才，而原有的工作人员对信息化技术学习的热情也不高，掌握的信息化技术水平较低，依然热衷于手动办公。高校办公室的信息化系统没有得到很好的运用，网络信息系统也没有得到较好的维护。

（五）对办公室信息化建设的投入很少

许多高校注重面子而不注重里子，将资金花在一些不切实际或者根本就不需要的地方，对学校的信息化建设仅停留在表面，过度追求数量上的优势，感觉越多越好，却没有深入到内部，关注软件资源的使用情况，没有体会到信息技术的应用对办公室工作的必要性，从而造成了资源的闲置浪费。在高校办公室信息化建设方面，除了学校对物质方面的投入较少，工作人员对信息化技术的投入也不大。

三、信息化背景下健全高校办公室管理的策略

（一）加强高校领导及工作人员对信息化技术的认识

由于高校办公室工作人员对信息化技术的认知程度较低，导致高校的信息化建设没有得到普及，办公室工作人员处理日常事务的效率得不到提升。所以高校应该加大信息化宣传力度，重视办公室信息化建设。

高校是吸收知识，培养人才，传承文化，奉献社会的场所，而作為高校的综合办事机构，高校办公室信息化技术的运用在很大程度上反映了高校办学效率。因此，要让工作人员意识到信息化技术的好处，引进计算机网络信息技术处理方式，转变传统的办公方式，加强信息化背景下的高校办公室管理。只有转变了观念，才能从本质上接受它，从而将信息化技术运用在事务处理的方方面面。

（二）加大高校办公室信息化管理的设施投入

全球信息化的不断推进，计算机网络技术的不断发展，对高校信息化技术基础设施的要求也逐渐提升。必须引进最新的计算机信息设备，扩大现有的系统信息数据储存记忆容量，更新高校正版办公软件下载渠道，提供师生下载教学资料论文数据网站免费通道，确保各方面信息接收及时反馈到位，使高校的网络系统覆盖范围广，深度大，精度准，安全性强。这样才能全面实现高校办公室管理信息化，从而实现高校建设信息化。endprint

高校应当注重质量而不是数量，不能一味追求门面好看而不落到实处，应该建立一个统一、完整、高效、安全的计算机网络系统，确保学校各部门之间的交流及时且有效。同时，由于当今世界经济技术的高速发展，计算机信息化技术也在不断地更新换代。高校办公室应当加强对办公室信息技术软件、硬件的检测维修和更新换代，确保及时应对办公室烦琐复杂的日常工作。

（三）加强办公室信息数据管理，确保高校信息网络的安全

随着计算机信息网络的普及，各高校逐渐尝试信息化办公，这为高校办公室工作人员带来了便利，大大提高了处理日常事务的效率，但风险也随之而来。所以，加强高校网络系统管理，确保信息数据安全是高校办公室信息化建设中的一个重点。

高校办公室应当加强对学校网络系统的安全防护，使网络系统的硬件、软件及其系统中的信息处理数据不会遭受到破坏、更改、泄露，确保网络服务不中断以及系统连续可靠正常地运行。

（四）加强对高校办公室工作人员的信息化培训

当前信息化技术发展很快，而高校办公室工作人员并不能很好地顺应时代潮流，熟练掌握计算机信息化技术，从而导致办事效率大大降低。高校办公室日常工作的信息化处理说到底还是需要人的动手操作，所以切实加强办公室工作人员的技术培訓迫在眉睫。

高校办公室在学校中处于枢纽地位，应当与学校其他信息化部门多交流，多学习，多探讨，适当引进计算机人才，开展培训，提高他们的信息处理能力、计算机操作能力、服务师生需求能力、熟练应对突发事件能力，打造一支有能力、有素质、有技术、有思想的高信息技术水平的办公室管理队伍，做到人人懂信息，人人爱信息，为广大师生提供便捷高效的服务。

（五）完善信息化背景下高校办公室的管理制度

规范合理的制度是高校办公室职能正常发挥的保障，只有制度完善了，各项工作才能顺利开展。高校办公室信息化技术的推广对办公室工作人员的细微工作以及现有制度都提出了更高层次的要求。在信息化浪潮的推动下，高校办公室的各项规章制度也应该顺应信息化趋势，与时俱进，坚决杜绝默守成规。创新是高校进步的灵魂，是高校发展的第一生产力。所以要摒弃传统制度体系的糟粕，取其精华，全面完善高校办公室制度，才能提高管理水平，从而提升高校办公室的办事效率，真正服务广大师生。

首先，要完善高校办公室管理制度，并结合信息化背景，不断更新相关制度，比如规定员工必须使用某信息化软件等。其次，制定沟通各部门的信息网络链，保障各部门的交流及时有效。再者，细化高校办公室的人员分工，使每个岗位都有专职人员在岗，保障各环节工作不出差错，顺利完成。最后，可以适当设置奖惩制度，虽然努力工作并不是为了获得奖励或是避免惩罚，但一定的奖惩制度有利于激发工作人员的工作热情，促进良性竞争。

（六）营造办公室学习信息化技术的氛围，增强员工提高自身工作能力的意识

高校办公室烦琐的日常工作说到底是由办公室员工来完成的，而计算机信息技术只是一种可以提高办事效率的辅助工具。

首先，高校办公室领导应该做好表率，努力学习信息化知识，明确自己的职责范围。办公室领导是一个上能准确揣摩上级领导的需求，读懂上级领导的任务并准确传达给下属，使下能合理安排好员工的任务分配并监督帮助其完成工作的传输带职位，理应通过不断学习信息化技术来强化自身的职责，同时要对员工一视同仁，奖罚分明，要做到让员工心服口服。其次，高校办公室领导应该增强自己的创新精神，这样才能适应快速发展的信息化浪潮。再者，高校办公室工作人员应该强化自身的信息化技术本领，树立终身学习的意识，在学习中进步，在进步中完善自身，这样才能跟上不断发展的信息化时代，才能更好地为广大师生服务。

（七）重视信息化技术人才

高校是研究学术，以文化人的地方，所以大多高校都在积极引进吸收具有学科专业文化知识的教授、学者，对他们加大吸引力度，希望能招入麾下，而对那些具备计算机信息化技术的办公室管理人才并不是特别关注。具有学术权威的专家教授一般专攻教学研究方面，他们不具备专业的信息化技术能力。高校应当将二者区分开来，平衡两者的比重，在大力研究学术的基础上也要加强对办公室管理人才的引进。具备专业信息化技术的办公室管理人才，不管是在办公室管理还是在处理学校繁杂的日常事务方面，都有自己独立的体系和能力，他们的学术水平不高，却能运用自己的特长，在工作中运用计算机信息技术，快速精准地完成各项工作，保证学校工作的顺利开展。高校的学术和行政不是两条平行线，而是相辅相成的，不能独立于彼此而存在，所以高校应当在重视学术研究的同时培养办公室管理人才。

四、结束语

综上所述，在信息化浪潮不断推进的当下，作为学校的枢纽部门，高校办公室应当通过不断学习，掌握信息化技术，将学到的知识应用到实践中，贯彻落实可持续发展观，适应新时代的信息变化，在烦琐的日常事务处理中不断深化自身，充分发挥好为校领导解忧，为校师生服务的职责。

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