浅议信息化建设中高职院校办公室的能力升级

詹志灵



浅议信息化建设中高职院校办公室的能力升级

詹志灵

（漳州职业技术学院，福建 漳州 363000）

办公信息化是高职院校信息化建设中的重要一环，是智慧校园的组成部分。充分利用信息技术能全面提升行政管理效率。然而高职院校办公室信息化管理取得成果的同时，也存在着信息化意识薄弱、平台建设滞后、专业人才缺乏等问题。在信息化的宏观背景之下，结合实际提出了高职院校办公室信息化能力提升的有效途径。

高职办：公室；行政管理；信息化

进入新世纪以来，我国经济社会获得了高速发展，特别是信息化时代的到来，我国也开始了大力推进全面信息化建设的进程，而高职院校办公信息化就是其中一个重要的组成部分，它对于提升高职院校行政管理效率有着十分重要的意义，高职院校信息化已势在必行。

一、高职办公室信息化管理的必要性

（一）高职办公室信息化管理是时代发展的必然趋势

当前我国正处在向信息化社会转型的关键时期，网络信息技术已经深入到高职院校工作的方方面面。办公室是高职院校的中枢部门，行使着行政管理的权利，其职能的转变和办公方式的改变直接关系着行政管理的效率；同时，办公室也会是高校信息化建设的核心部门，对网络平台建设、网络信息发布、网络资源共享等工作的开展都有管理、督查的功能。因此，高职院校办公室必须认真分析，统筹考虑，顺应社会发展的趋势，实现信息化管理。

（二）高职办公室信息化管理是提升办公效率的必然要求

新时期我国高职院校的管理创新，应以业务需求为导向；要想实现这一目标，就需要完善的行政管理业务流程，以及合适的业务方式和手段。行政管理工作面临着巨大信息量、海量的数据、众多的业务环节，工作任务和压力都很大。信息技术具有传递速度快、信息处理速度快、操作简单、简化流程、信息透明等众多的优势，这给行政工作带来诸多便利，极大地提升了办公效率。所以，实现办公室信息化管理是提升办公效率的必然要求。

二、高职办公室信息化管理的三重挑战

（一）认知模式上的挑战

信息化时代社会经济的发展速度比以往任何一个时代都要迅速，在这个时代背景下，无法改变传统、落后的思想观念以及工作方式方法的人，就无法跟上时代发展的步伐。高职办公室信息化管理所遭遇到的第一个挑战就是认知模式的变动。当前的办公室管理者多数为60、70后及80初，对信息化的了解虽有危机感，但是因为专业上的限制，在信息化范围、信息化开展意义认识、信息化手段及功能等方面的认知不足，没有真正意识到信息化建设对办公室工作的巨大推动作用。

（二）硬件平台上的挑战

在未来，要全面发挥高职院校办公室的作用，就必须构建信息化的平台，使用能够满足信息化需求的终端、网络等。在目前的多数高职院校中，硬件建设仍需加强。硬件不足，就是先天不足；无法发挥作用的时候，就会导致办公室人员对信息化失去信心，退缩甚至倒退到“石器时代”。

（三)双能人才上的挑战

信息化建设需要专门的人才，办公室信息化建设亦是如此。既有办公室工作经验，又能够符合信息化工作需要的双能人才，是办公室信息化建设的推动力和执行者。双能人才的数量，成为局限办公室信息建设速度、质量的重要瓶颈。

三、实现高职办公室信息化能力升级的有效途径

（一）转变思想，提高对信息化的重视

办公室工作人员要想进步，就必须要转变思想，提高对高职办公室信息化管理的重要性认识。首先，必须要正确认识和理解高职办公室信息化管理，办公室管理者及相关工作人员要充分认识到全世界信息化高速发展时期已经到来，高职院校行政管理实现信息化不但是时代发展的必然趋势，也是提高自身工作效率的必然要求。其次，必须转变思想顺应信息化，应当有与时俱进的精神，走出传统的定势思维，用新的思维和方式来思考问题、开展工作，让自己更好地顺应信息化。

（二）统一规划，完善信息化的管理体系

目前多数高职院校的信息化建设缺乏统一的规划，这给工作造成了很大的混乱，所以高职院校应当建立统一的办公信息化机构，制定统一的目标、规范和详细的计划，同时还应对已建成的网络信息化平台进行正确的管理，根据学校的发展变化和需要，对现在平台进行改革和完善，使其更加标准和规范。首先，要制定明确、量化的办公信息化目标，给全校的办公信息化管理提供统一的标准和参考。其次，要根据学校的实际情况制定详细的实施计划，每一年、每季度，甚至每月都要有明确的短期目标，并且集中力量加以实现，做到从易到难、分段进行、全面推进。第三，更新信息设备，老旧的设备无法适应网络化的需要，所以办公室应当按照统一标准和要求对全校的计算机网络信息设备进行统一的补充和完善，全面推进信息化建设。

（三）加强培训，提升人员的整体素质

高职办公室信息化管理最终需要人才的推动，双能人才缺口较大。所以应当重视这些问题，加强对办公室工作人员的专业素质培养，提升操作的专业技能，以更好的适应网络化的发展。首先，培训要有系统性。每年、每月都应当有详细的培训安排，每一次培训都应当有不同的内容，涵盖到计算机、网络、信息化等方面的基础知识，以及实际操作的方法技能；同时要设定目标，注重结果评估，有始有终，方成系统。其次，培训应当有针对性，办公室管理者负责整个办公室甚至全校的行政管理工作，应当将技术与行政管理进行结合，专业技术人员开展专业的业务培训，且要与实际的工作紧密结合，真正做到学以致用。第三，要注重适时吸纳双能人才。既可以来自于外部、新聘人才，又可以从内部人员中进行挖掘和提升，从对信息化的理解程度、操作熟练度、工作绩效等维度进行考核、选拔、使用。

（四）加强保护，确保办公信息的安全性

《计算机信息系统国际联网保密管理规定》第六条明确规定：“凡涉及国家秘密的电脑信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其他公共信息网络相联接，必须实行物理隔离。”高职院校有很多秘密的内容，比如学校的财务、教学特色等方面，也会面临很多的网络风险。因此，高职院校必须要加强网络安全建设，特别是通过办公室来实现网络安全，将内、外网络结合，确保各项信息的绝对安全。首先，要找准网络信息安全方面的法律体系，从法律层面上对入侵高职院校部门网络系统、篡改或盗窃信息等违法犯罪的行为给予坚决打击，也给全校教职工的网络行为提供明确的标准。其次，高职院校部门应当建立完善的网络安全管理框架，一方面在计算机上建立防火墙，对所有来自外网的信息进行仔细的检查，自动拦截和屏蔽具有破坏性的恶意信息，对于危害性较大的信息，还可以锁定其网络地址，并依法进行管理；另一方面也要及时更新计算机设备，加强关键性安全技术软件的研究和开发，建立应急支援中心和数据备份基础设施，以避免突发情况的发生。最后，要加强对专业人员的专业培训。通过提升专业人员的安全防范意识和能力，定期对所有计算机进行病毒清理，对整个网络进行监控，以确保高职院校信息的绝对安全。

总之，我国的高职院校办公室信息化管理起步晚，发展快，目前仍然处于初级阶段，这是一个长期而艰巨的系统工程。当前很多高职院校经过多年的努力，办公室信息化建设取得了不错的成绩，办公室管理者与工作人员的信息化工作水平也得到了提升，但是依然还存在着思想观念落后、人员专业素质较差、信息安全隐患严重等问题。这需要准确定位高职办公室的工作职责，明确办公室管理者及相关工作人员的责任，从学校和办公室工作的实际情况出发，积极转变人员落后的思想观念，对办公室人员进行专业知识和技能的培训，加强网络信息安全管理等方法，解决好当前的问题，并且在今后的发展过程中一定与时俱进，不断发现问题、解决问题，顺利推进高职院校办公室信息化管理建设，提升办公效率，更好地促进学校建设和发展。

[1] 耿兴隆. 高职院校教学信息化建设研究[J]. 河北软件职业技术学院学报,2017(19):26-29.

[2] 陈航. 高职院校信息化建设管理机制及措施探析[J]. 吉林省教育学院学报(上旬),2015,31(04):101-102.

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[4] 周官强. 高职院校教工绩效考核信息化项目管理[D]. 电子科技大学,2011.

（责任编辑：黄文丽）

A Discussion on the Ability Promotion of the Office of Higher Vocational Colleges in Information Construction

ZHAN Zhi-ling

(Zhangzhou Institute of Technology, Zhangzhou, Fujian, 363000, China)

Office informatization is an important step of the information construction of higher vocational college and it is also a component part of the smart campus. The full use of information technology can improve the efficiency of administration. However, there also appears such problems as staff’s weak information awareness, lagging platform construction and lack of professional talents when some successful outcomes are achieved. Based on the macro background of informatization and reality, this paper puts forward an effective way to improve the office informatization capacity of higher vocational colleges.

higher vocational colleges; office; administration; informatization

2018－05－10

詹志灵（1971—），男，福建漳浦人，副研究员，研究方向：行政管理。

1673-1417（2018）02-0023-03

10.13908/j.cnki.issn1673-1417.2018.02.0005

G717

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