档案信息化建设与档案管理分析

刘超

摘 要：随着我国经济的不断发展，档案管理水平得到显著提升，并推动了我国档案信息化发展进程，对档案信息化建设具有至关重要的作用。现阶段，如何完善档案信息化建设能力，提高档案管理水平，已经成为社会广泛关注的课题，并受到人们的普遍重视。本文主要就档案信息化建设与档案管理进行分析，并针对存在的问题提出几点改进措施，希望对日后的相关研究有所帮助。

关键词：档案信息化建设；档案管理；档案工作；发展特点

1 档案信息化建设的主要特点

（一）档案信息化建设的价值性。档案是企业的主要信息资源，为企业发展提供重要依据，对档案信息化建设具有重要的价值意义。其主要表现为：首先，实现信息化的档案管理不仅能提升档案管理水平，实现档案管理的价值性与有效性。其次，随着档案管理工作的不断完善，档案信息资源也在不断扩展，进一步提升档案的企业价值、文化价值等。最后，档案信息化建设有利于提升档案管理人员的工作效率，完善工作流程，实现工作价值。

（二）档案信息化建设的改革性。实现档案信息化建设不仅是对档案管理工作、管理制度、工作流程的一次变革，还进一步提升了档案管理工作的科学性与合理性，是现阶段档案信息化建设的主要特征。通过对档案工作的改革，不但提高了档案收集、管理等工作的效率，还有效弥补传统档案管理工作中的缺失，完善档案工作的管理方法与管理手段，提升档案工作的管理水平。

（三）档案信息化建设的实效性。近年来，随着我国科学技术的不断发展，越来越多的信息化技术应用于档案管理当中，不仅为管理人员带来新思路、新想法，还进一步提升了档案工作的管理水平，提高了档案信息化建设的实效性，从而更好的为企业、为职工服务。

2 现阶段档案信息化建设所存在的问题

（一）档案信息的分散性。现阶段，档案信息管理的分散性是新时期企业档案工作存在的主要问题。具体表现为：第一，由于部分企业的人事资源管理部门对职工的档案管理没有给予应有的重视，导致出现档案记录不准确或是丢失的现象，对企业与职工的发展带来一定的阻碍因素。第二，档案信息重复管理现象严重。例如：企业的财务报表管理，由于工作流程需要，税务局会保存企业的财务报表，同时企业内部财务移交人员也会存有财务报表，部分企业财务报表也会在建设局留有存档。这种现象不仅会造成档案数据无差异性保存，还会进一步扩散档案信息的分散性，阻碍档案信息实现统一、系统化管理。

（二）档案信息管理的落后性。传统的档案管理实行十年移交制，也就是平均十年才进行一次档案整合、汇集、移交等工作，已经严重阻碍了新时期档案管理工作的进步与发展，造成档案信息管理的落后性，转变传统的档案管理体制迫在眉睫。现阶段，为了满足社会与企业的发展需求，档案管理工作实行一年汇集制，就是企业的档案每年都进行目录汇集、信息整理等工作，不仅提高了档案管理的工作效率，缩短档案管理工作的周期性，还提升了档案管理工作的实效性与可行性，实现档案管理工作不断发展与进步。

（三）档案信息管理数据组织结构的问题。由于档案信息来源途径与存档格式的不同，致使档案部门接收的档案数据组织结构也存在差异，不利于档案信息统一化管理的实现。其主要是由于传输方式、信息特殊性质以及信息内部结构的不同导致，不仅容易造成档案资料的缺失，使档案管理工作更加复杂，还对档案管理的合理性与科学性造成负面影响，制约着档案管理工作的发展。

3 提升档案信息化建设与档案管理的有效措施

（一）电子文件档案管理的加强。近年来，随着我国科学技术的不断发展，网络信息技术广泛应用于我国各行各业当中。对于档案信息化建设而言，越来越多的档案信息通过网络传输的方式实现信息整理、数据查询以及档案管理等工作，不仅提升了档案工作的管理水平，提高档案信息的可靠性与科学性，还能进一步完善档案管理的工作流程，推动档案管理的发展。电子文件档案通过网络传输功能可以将企业内部重要信息整编、归纳以及管理，并建立与各个部门的电子往来系统，借助网络进行重要信息传递与管理，提升档案管理的工作效率。同时，相关部门应不断强化电子文件管理工作，加强管理力度，从而提高电子文件的准确性与可靠性。

（二）档案信息化工作体制的完善。完善档案信息化工作体制是实现档案信息化建设的重要途径。首先，明确档案管理制度与运行机制，提高对重要档案信息的监管力度，完善档案管理流程，实现档案信息与管理工作的有效分配。其次，严格遵循相关法律法规进行档案建档、信息整合、信息调取等工作，并制定合理的任务执行表，提高工作效率。最后，完善信息化档案工作体系，建立健全业绩评估机制。从而不仅能调动工作人员的工作热情，提高工作的积极性，还能进一步促进信息化工作的开展，提高档案信息化建设的合理性与可行性。

（三）增强档案管理人员的责任意识与服务意识。档案管理人员的工作能力与专业素养是档案信息化建设与发展的决定因素。在实际工作过程中，不仅要增强档案管理人员的责任意识与服务意识，还要提高管理人员的专业技能与工作热情，为企业、职工提供更优质的服务。随着社会和科技的不断发展，新技术、新思路、新制度逐渐应用于档案管理工作当中，为了满足新时期企业发展的需求，提升档案管理的工作效率，相关企业应定期组织档案管理人员进行专业技能与基础知识培训，掌握现代化管理技术、引进先进的管理制度、拓展档案信息管理新模式。从而，在提高档案管理人员服务意识、管理能力的同时，强化档案管理的实用性与可行性，进一步推动档案信息化建设的不断发展。

4 结语

综上所述，增强档案信息化建设力度，引用新进管理技术，不仅能提升档案管理水平，提高档案管理的合理性与真实性，还能提高档案收集、整合、管理相关工作的工作效率，推动企业的全面发展。因此，在实际档案管理工作过程中，要不断提升档案管理人员的工作熱情与服务意识，定期开展技能专业素养与专业技能培训，完善企业内部奖惩机制，引进现代化档案管理设备与管理技术。从而在提高档案工作管理水平的同时，促进档案信息化发展进程，推动我国经济的持续发展。

参考文献

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