高校档案在学生中的宣传利用研究

摘 要：高校档案的创造者和形成者是全体师生员工，然而利用者却鲜见有广大学生的身影。文章就如何吸引高校学生积极参与档案事业的建设和发展提出了自已的建议。

关键词：高校档案；学生；宣传；利用

高校档案是高校师生在社会实践中自然形成的真实历史记录，是高校办学历史和办学特色的积累和沉淀，也是无法弥补的不可再生资源，对于高校各项管理工作而言，具有十分重要的参考和凭证作用[1]。长期以来，高校档案在科研、教学、基建、党政管理等活动中提供了重要的资源保障，对学校各项事业的建设和发展起到十分重要的作用。高校档案的形成主体是全校师生，但是利用档案的主体是高校教职员工，广大学生作为学校建设和发展的主要群体，却一直游离在档案的服务对象之外，不仅普遍缺少积极主动利用档案的意识，不能充分利用珍贵的档案资源，而且对档案是什么，有什么作用，与他们的学习和生活有什么关系，一概缺少清晰而明确的认知。

1 不了解档案的历史和现状

档案作为历史的有价值的原始记录，始终伴随人类社会的发展而不断变迁。自原始社会的“结绳记事”、“刻木为契”伊始，档案工作便有了最初的雏形。殷商时代，甲骨文字已经出现，甲骨文书是我国最早的档案文件。甲骨档案是以龟甲和兽骨为材料形成的古代档案，商代甲骨档案是我国最早的系统的官府文书[2]。商代掌管文书档案工作的是“巫”和“史”，他们拥有知识，主要任务是“持书记事”，同时也承担着祭祀和占卜的工作。秦汉时期，社会在不断进步，公文书日益增多，档案也在大批形成，政府設立了“长史”负责文书档案工作，所谓“图籍秘书”，实际上就是指档案文件，处理档案文件的部门名为御史台和尚书台。为了更好的保护档案，汉王朝政府设立了储藏档案文件的库房，比如石渠、兰台、东观等。其中兰台是王室储藏图书和档案的地方，这个名称迄今还在使用，成了档案的代名词。魏晋南北朝时期，汉代保存档案的处所——东观，已经逐步发展成为国家机构之一——王家档案库。而三省制度的形成，建立了中央文书档案工作系统，对后世的文书档案工作产生了深远影响。隋唐时代，掌管档案的机构不光有三省，还有翰林院，出现了专门保管现行官员档案的专职管理机构——甲库，相当于现在的干部人事档案。隋唐时期是我国封建社会中国力强大，文明发达的顶峰时期，文书档案工作也体现了这一点。不仅文书档案界人才辈出，而且制度建设也得到了很大的发展，从“四禁”制度、用纸制度、贴黄制度、一文一事制度到公文签押制度、邮递、归档制度、统计、鉴定销毁制度，形成了一套严密而又完整的系统。而唐代特有的文书档案监督检查制度——勾检，则保证了整个系统的卓有成效的运行。宋代文书档案的主管机关是中书门下，文书工作制度已日趋完善健全，并且以法律的形式确定下来，而各级机关档案专业机构——架阁库普遍设立，除此，宋王朝还设立了中央档案库用来集中保管各类档案。明代把专门保管档案的库房称为黄册库，而清代最重要的档案库是内阁大库，它保存着内阁和宫庭最重要的档案文献。新中国成立后，中国档案事业史翻开了全新的一页，其主要为统治者维护统治、编史修志、文化传承的功能变成了一项维护党和国家历史真实面貌的重要事业。目前，全国共有各级各类档案馆4107个，其中国家综合档案馆3196个，国家专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、文化事业单位和科技事业单位档案馆911个，从中央至地方已经形成了多门类多层次的档案馆网络，在祖国建设的各条战线上，日益发挥着法律凭证、历史依据、信息资源的保障作用。

2 缺少对学生档案的认识

高校学生档案是国家人事档案的组成部分，它是大学生在校期间学习、生活、社会实践的真实记录[3]。学生档案是高校档案中利用价值最高，利用最频繁，作用最重大的部分。学生档案主要包括高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩材料、党团组织材料、毕业生登记表等[4]。学生档案对每个学生来说至关重要，利益攸关，没有高中档案，就无法顺利办理高校入学手续；没有毕业生档案，那就无法到通过用人单位的审核和考察。学生档案记录着每一个人在校时期的成长和进步，学生档案管理是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。所以每个高校学生都应该认识到档案的重要性，有责任维护自已档案的真实完整准确，为祖国选拔人才留下原始的记录。

3 缺少对高校档案最基本的了解

高校档案是高等学校在各项管理活动中从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录[5]。高校对于学校固然有着原始凭证和参考作用，对于广大学生来说，同样也是一个巨大的可以开发利用的资源宝库。一是档案珍贵的原始性可以作为学术研究的素材，为编史修志、撰写论文提供依据，特别是一些史料独特，具有鲜明收藏特色的高校档案更是值得深入挖掘。如华东师范大学档案馆收藏的“冷战档案”；复旦大学收藏档案馆收藏的“网藏字画”；同济大学档案馆收藏的“纺织史”档案；上海理工大学档案馆收藏的“印刷史”档案等等，无不体现出高校档案在编史修志、学术研究方面的巨大价值。高校在档案收藏、编研及展览方面所取得的成就和形成的整体合力，正在越来越大的范围内和越来越深的层面上积极影响和推动着我国高校的档案事业[6]。二是高校档案中有优秀硕博士论文档案可以为撰写毕业论文提供参考。作为教学档案主体之一的硕博士论文，具有重要学术参考价值，不仅研究涉及面广，而且“其中不乏很有创见的理论论述或有突出成就的应用成果”[7]。三是高校档案库中各学科的试卷档案可以作为学习参考之用。这些试卷都是历任教师智慧的结晶，是全面深入学习各学科知识的好帮手、好参谋。

4 不了解高校档案的阅览和利用流程

根据《中华人民共和国政府信息公开条例》，公民享有查阅档案和政府公开信息的权利，中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者身份证、工作证等合法证明，可以利用已开放的档案和政府公开信息。利用档案信息的方式多种多样，比如阅览、复制、摘录等。而了解和熟悉高校档案的利用流程，则有利于提高档案的阅览利用效率。如果前住档案馆查阅，必须持有有效证件，比如身份证、工作证、学生证等，然后向工作人员提出要查阅的内容，档案人员根据要求，到库房检索调出所需档案，利用者签署阅览登记后，在阅览室阅览，然后再归还档案，最后要填写利用效果表。在利用档案过程中，利用者必须着装整洁，语言文明，动作轻缓，遵守档案法律法规，。如果是电话、信函和网络查询，那么可以致电、致函或者发电子邮件给档案馆咨询，同时可以登录档案馆网站查询。endprint

由于传统观念的影响，高校档案的宣传力度不足，档案部门服务意识淡薄，加之广大学生利用档案的意识不强，导致高校档案没有充分发挥它为学生服务的作用和潜力。档案工作作为一项服务性的工作，其价值的体现主要要落实到利用上，落实到服务效果上。为了吸引更广大的学生参与到档案事业的建设和发展中来，高校档案在宣传和利用上要采用强有力的手段，跨出更大的步子。

1.加强档案在新生中的宣传。高校档案宣传工作的最佳窗口，就是新生的入学教育。每年秋季新生入学，各大高校都会开展“新生如何利用图书馆”的讲座，这种讲座能够在短时间内就高校学生了解图书馆，以最快的速度学会如何利用图书馆，起到立竿见影的效果。档案馆也可以采取类似方式，加强对新生进行档案的基本知识培训。今天入学的大学生，明日就是国家各行各业建设的生力军和主力军，同时，也是产生档案、利用档案的主要力量。大学时代越是对档案有深入了解，那么他们走上工作岗位上就越能自觉保护档案，更充分的利用档案。另外，定期、分批次组织新生参观档案馆也是一种切实可行的方法。实践出真知，身体力行走进档案馆，近距离的接触档案，有利于打破学生们对档案的神秘印象，比宣传起到更直观更有说服力的作用。利用高校新生们进校时一切都充满新奇，求知欲望很强烈的时期让他们走进档案馆，能起到事半功倍的作用。

2.利用重大活动日进行档案宣传。比如说每年6月9号就是国际档案日，作为国际档案界的一个盛大节日，为各级档案工作者为推进档案事业的发展提供了一个展示和宣传的机会。高校也应该抓住契机，利用宣传板、宣传画、条幅、橱窗等方式展示档案界所取得的成就、档案的价值和作用等，还可以印刷精美的档案知识小手册分发给学生，以图文并茂的方式让学生在愉悦中学习和掌握档案知识。除此外，还可以利用“12.4法制宣傳日”宣传档案的法律法规，以及其它一些重大的活动，档案工作人员都可以选择恰当的时机进行宣传.

3.定期聘请档案界专家学者进行讲学。档案事业是一个开放发展的事业，要学会“走出去”，“请进来”。“走出去”是指要经常派遣本校的档案工作人员外出培训和学习；“请进来”是指要经常请一些档案界的术业有专攻的学者和专家来校进行讲学和交流。听众对象不仅是高校的专兼职人员，还应该包括广大对档案知识有兴趣的教职员工和学生。

4.开设档案学选修课。开设档案学选修课在很多高校已经践行，并且取得了很好的效果。开设档案学选修课，不仅是让学生初步了解档案的基本知识和基本作用，而且对档案的业务流程、档案的编研、档案的数字化等进行更深入的了解和学习。

5.利用网站宣传档案。一般的高校档案馆（室）都建立有独立的网站，并且定期有人维护。网站的建设如果版面灵活多变，内容丰富多彩，势必会引起更多的关注，对档案的宣传也会有一定的促进作用。

6.组织学生参与档案馆一些事务性的工作。档案工作是辛苦、繁琐、劳动强度较大的一项工作，有很多事务性的、要求手动操作的事情要做。比如对档案文件编页码、输入打印文件目录等，这些工作可以组织部分工作认真细致负责的同学参与，在这种深度的参与档案工作过程中，学生们可以掌握更多的档案知识。

高校档案是全体师员工智慧的结晶，劳动的体现，同样，高校档案事业只有全体师生员工共同积极主动的参与进来，才能迸发出强大的生机和活力，才能让档案的价值得到更大的体现，从而实现可持续性的健康发展。

参考文献

[1]林生.论高校档案安全保障体系建设[j].合肥工业大学学报，2012，（4）：145-150

[2]周雪恒.中国档案事业史[M].中国人民大学出版社，1994.

[3]张志敏.高校学生档案利用的现状问题及对策[j].兰台内外，2010，（2）：31-32

[4]国家档案局.高等学校档案管理办法[EB/OL].2008（8）

[5]国家档案局.高等学校档案管理办法[EB/OL].2008（8）

[6]章华明.高校档案馆的功能定位与发展路径选择--以上海高校为例[J].池州学院学报，2009，（3）：154-157

[7]严建南.高校硕士论文档案的鉴定与优化[J].上海档案，2003，（6）：51-52

作者简介

汪佐民（1976-），汉族，男，湖北省咸宁市人，现职称：馆员，学历：大学本科，研究方向：档案管理学。endprint