论档案信息化建设制约因素和应对策略

陈茹

摘 要：随着科技的不断进步，信息化的优势与档案管理领域进行积极融合，推动档案信息化建设的稳步前进。本文立足专业角度，对档案信息化建设的内容进行了系统的阐述，深入分析了制约档案信息化建设的主要因素，提出了具有针对性的解决策略，在根本上为档案信息化建设营造更加优质的环境，促进档案信息的长远发展。

关键词：档案信息化建设；制约因素；应对策略

在信息技术的支持下，档案事业更显时代特征，将信息化的优势融入档案发展实践，促使档案管理模式发生质的飞跃，由传统的手工方式发展为信息化管理方式，在提升管理水平的同时，客户查询和应用效率显著提高，实现了对档案实体的全方位保护。档案信息化建设的出发点是适应新时期网络高速发展的背景。立足信息网络社会，档案信息需求规模不断扩大，档案应用模式更显多元化，需要适应网络背景，加快档案信息化建设步伐。为此，要将档案发展实践与新时期社会环境相融合，准确找出制约档案信息化建设的因素，构建有效的、针对性的策略，在提升档案信息化建设水平的同时，以更好地满足整个社会的档案需求。

1 基于专业角度对档案信息化建设内容的阐述

在整个档案信息化建设过程中，针对的是档案目录的计算机管理以及档案原文的管控两个方面。在推广应用中，发挥电子档案管理系统的优势，强化对档案条目以及相关纸质档案电子版的全面管理。立足信息化背景，主要涉及基础设施的全面建设、相关档案管理法律法规的调整与完善、管理制度和标准的形成以及信息化管理团队的建设组织管理等。从总体上讲，档案信息化建设的形成需要多方面机制的共同支持，涉及相关体制、机制以及相互配合等具体工作，需要各个因素之间通力合作，相互协调与配合。立足本质进行分析，档案信息化建设更显系统性与复杂性。在具体工作开展之前，要深入挖掘制约因素，做好全面的分析，找准问题所在，从而形成针对性较强的应对策略，有效扩大档案信息化建设的成果。

2 深入分析新时期档案信息化建设进程中的制约因素

2.1 档案管理机构缺乏对档案信息化建设的深入认识

立足信息环境下的档案管理，其根本目的是实现档案远程服务，增强资源共享程度，在根本上提升档案资源的利用效率。但是，目前一些档案管理机构对信息化建设认识不到位，尚未对其给予足够的重视，直接影响信息化建设的积极性，很难形成全新的档案管理观念，知识结构彰显落后性。另外，在信息化建设进程中，缺乏专业的、有组织的培训和教育活动。除此之外，在信息化建设实践中，需要支出较高的成本，尤其是面对硬件系统不断缩短的升级周期，档案信息系统更新换代的次数增加，影响管理机构对信息化建设的重视程度，工作缺乏主动性，很难实现档案信息化硬件系统与市场发展的有效契合，与时代发展不相适应，直接影响档案信息化建设的整体水平。

2.2 结合时代背景积极进行档案信息化建设标准的制定与执行

无论档案管理模式如何变化，管理方式、管理环节、管理手段以及管理标准的构建都至关重要，不容忽视，直接影响档案信息化建设的进程，同时，也是档案信息化建设的核心内容。具体讲，档案信息化建设中涉及多种技术类型，如信息技术、计算机技术等，只有借助规范化的管理，遵循标准化的操作方式，才能有效应对发展中的不足。在当前的档案信息化建设中，缺乏统一的管理标准，很难实现对档案信息化建设行为的有效规范，与整个社会信息需求现状不相适应，共享目标很难实现，尤其是随着互联网技术的不断完善，档案信息在精度和实效性方面面临更高的标准和要求。档案信息化建设的推进需要构建更加完善的网络信息服务平台，制定科学的管理标准，在根本上保证信息的安全性，切实提升使用者档案信息应用体验。

2.3 档案信息化建设中不良因素的存在直接影响档案的保密性与安全性

档案信息化建设的目的是提升信息在全社会范围内的共享水平。档案资源在密级方面彰显不同，在很大程度上影响档案信息的共享程度，很多档案具有较高层级的保密性。信息技术与档案管理的结合促使档案信息资源遭受黑客、病毒攻击的几率增大。另外，管理人员也存在档案无意识泄露现象，同时，信息化建设中，电磁泄露、剩磁泄露问题也存在，各种因素综合作用下，档案信息泄露的风险增大。除此之外，在档案信息化建设实践中，一些人员尚未对自身的工作习惯等进行及时调整，保护措施不到位，造成档案信息保存过程中的泄露现象，使得档案信息安全性与保密性工作难度增大。

3 如何推动档案信息化建设的有序发展

3.1 全面夯实档案信息化建设的基础性工作

立足档案信息化建设实践，物质基础凸显薄弱性，对档案信息化发展影响较大，很难发挥基础性保障作用。因此，首先，构建完善的硬件设备配置，形成较为稳定和安全的局域网，提升可靠性。充分发挥多种设备的基本功能，加快檔案网络化目标的实现，切实提升档案利用效率。其次，基于档案资源的本质，将保密与安全工作落到实处。档案的基本特性是保密性，但是，网络环境的突出特质是开放性。为此，档案管理机构要积极探索高性能的加密技术，将数据加密、完整性检测以及数据库保护技术融入其中，实现对数据安全漏洞的及时修复，强化预期安全管理目标的实现。另外，在构建档案信息化平台之前，需要进行全面的安全风险评估，明确安全等级，形成针对性较强的控制对策，为网络档案信息安全管理体系的构建提供更加全面的支持。除此之外，积极加强法制建设，为档案信息化建设营造更加优质的法制环境。

3.2 准确掌握整个社会对网络档案信息服务的实际需求

随着网络发展势头的增强，加之整个社会对档案需求的增加，信息需求模式更显多样化的特点。因此，档案服务机构要重视对客户需求的全面掌握，保证信息供应量的充足性，在根本上更好地满足客户多样化的信息需求标准。另外，要将大数据、云计算等技术引入档案管理领域，准确评估用户的需求方向，对信息进行动态化的收集和整理，在分析基础上进行科学分类归纳，增强信息服务的有效性。同时，为了推广信息化服务，可以借助网络视频的方式开设培训课程，提升使用者的搜索检测能力，实现对档案学信息化平台的熟练应用。

3.3 基于档案信息服务效益强化档案信息服务市场建设

档案服务极具公益性的特征，在根本上讲，其社会效益与经济效益获取至关重要。档案信息蕴含巨大资源，只有保证开发的合理性与科学性，才能体现信息自身的价值，推动其由静态信息转化为生产力。因此，要将服务理念渗入档案信息化建设实践，以服务为基础，切实提升各方面效益。要尊重市场，发挥市场导向性作用，对用户需求进行准确定位，以开发更加高品质的档案信息产品，更好地顺应档案信息服务市场的发展趋势。借助对档案信息资源的合理整合，充分挖掘其自身潜在价值，发挥各个部门与机构通力合作的优势，构建彰显现代化优势的网络档案信息体系。

4 结束语

综上，随着信息技术的飞速发展，其与档案事业的结合更加紧密。为此，要立足新的发展环境，加快档案信息化建设速度，充分发挥信息设备的优势，强化对档案信息资源的科学整合，以更好地满足整个社会对档案信息服务的要求，充分发挥档案信息的价值，推动档案事业的可持续发展。

参考文献

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