论如何做好档案管理工作

陈敬

摘 要：无论是过去还是现在，档案管理工作对于不同的领域都有着重大的意义。新时期、新阶段实现档案管理现代化势在必行，这是时代交给各个档案管理工作者的重任。所以，档案管理工作者应该顺应时代潮流，打破因循守旧的旧观念，开拓新思想、新观念。同时要不断学习新知识，灵活利用信息化技术，勇于创新善于；创新，发现和创造新的管理方法，提高自身的管理水平。最终实现档案管理工作更好地为单位的发展而服务，为社会的现代化建设而服务的目的。

关键词：档案管理；存在问题；对策

1 新时期档案管理工作存在的问题

1.1 管理意识方面的不足

对于档案管理工作来说，足够的重视是非常必要的。在一些企事业单位中，部分单位对档案管理工作缺乏足够的重视，档案管理意识薄弱，导致在档案管理推进过程中缺乏足够的支持和配合。部分档案人员由于重视程度不足，不能及时有效地对档案管理工作的形式和方法进行创新，对档案管理工作规范、高效地开展造成了一定的限制，带来了一定的影响。

1.2 缺乏相关的制度落实

由于一些企事业单位的档案管理工作基础比较薄弱，也就存在着档案管理制度落实不到位的情况。一些单位档案整理不够规范，相关材料组卷不符合相关的要求，出现了组卷混乱的现象。还有一些单位没能按照要求开展档案鉴定工作，没有按照程序要求进行档案销毁和归档工作。

1.3 档案管理工作压力较大，人力资源方面有所不足

在当前精细化管理理念不断推进落实的形势下，档案管理工作任务量急剧上升。部分单位自身档案管理相关人员的数量有限，并且参与管理的人员自身也多以兼职的身份参与相关工作，人员队伍的稳定性十分有限。档案管理工作本身对参与管理人员的能力要求很高，需要他们具备专业的管理理论和技能，同时具有良好的责任心和严谨的职业态度。目前档案管理人员队伍不够稳定，并且不具备对现代化管理技术进行应用和操作的能力，这就导致了一些档案工作不能及时有效地开展，影响了整体工作的成效。

1.4 对信息化建设工作落实不足

在日常工作中，传统的管理思路下，档案管理工作的开展只关注以往传统的工作内容。例如年度、月度的立卷归档案卷数量，查询服务提供的数量等，而对于具体档案管理工作却没有进行有效的信息调整，档案管理信息化工作的价值没有得到充分发挥。对于信息化建设工作重视不足，落实不力，导致当前电子档案管理的需求不能得到及时满足，整体管理工作的成效开展有限，不能很好地适应现代化档案管理工作的实际需求。

2 如何做好档案管理工作

2.1 建立完善档案管理制度

“欲知平直，则必准绳；欲知方圆，则必规矩。”一套好的、科学的管理模式，需要有完备的工作制度，按照制度的规范要求，严格管理，就会井然有序，操作起来就会得心应手。可见，档案管理制度是档案管理的基础工作。建立完善的。档案管理制度，要全面考量档案管理各项内容的精细化和可行性，根据工作的现实特点和本部门的实际情况来制定。比如：档案的收集方面，要分类收集，细化到上级、下级和部门以至日常事务性的材料，长期和临时文件资料等等，“长期和临时”要有明确规定。建立健全档案管理制度还要细化到相应的配套制度，比如：档案鉴定销毁制度、档案归档的统计、登记、考核、评估、奖励制度等等。当然要根据本单位实际工作情况来制定，切忌照搬照抄。

2.2 更新理念，精工细作

随着公司工作日益繁重，档案管理的工作量不断增加。大量的文件材料堆积如山，在有限的办公条件下，给归类、保管和查找带来了很多不便。如何解决这些问题？应采取哪些切实可行的措施和办法？我认为最关键的几点，就是理念更新，解放思想，担当尽责。树立現代化管理理念，提高档案管理人员管理水平，精心做好档案的归集整合，是当务之急。

一是更新观念，创新思维。档案管理也是一项专业性、精细性很强的工作，稍有疏忽，就会前功尽弃，可能给各项工作带来无法估量的损失。管理人员不但要极具高度的工作热情和责任感，精益求精的工作态度，爱岗敬业的奉献精神，还要有创新管理档案的超越技能。惯性经验的学习，只是学到了皮毛，更深层次的东西，还要自己去“悟”，是一个在实践中不断摸索的过程。马克思说过“商品的价值本身，不在于商品的使用价值，无论你如何把玩它，都见不到价值的影子”，因此，高端的管理理念，是不断探索过程中，“悟”出的深刻道理。也可以说，用语言符号也无法表述的真理。转变思维观念，用心去“体悟”，勤学研学，视野开阔，这项工作就会达到超凡的境界和成效。

二是熟知现代化管理技能。当今档案管理工作的数字化、电子化、信息化管理已经纳入了管理模式，没有计算机、网络操作技术是无法完成的。比如，我们将大量文件材料档案通过扫描归集到一个查询办公软件平台，可以随时登录，随时查找，节省人力、物力和时间，便捷高效，规范统一，实现档案管理的标准化、科学化、规范化水平。这都需要掌握现代化科技水平的人员去操作。因此，我们要加大培训力度，举办各类培训班，普及计算机、网络信息和数字管理方面的科学文化知识，努力培育现代化档案管理的专业人才和综合型人才。

三是整合归集档案资源。大量的、不同类别的文件资料，需要定期归类整合。也可以根据本单位的档案资源情况而定，随时归集整合。在归集过程中要注意筛选和鉴定销毁，必要时，要经主管部门的领导批准，并整理好书面材料存档。对不同类型的档案资料要注明标签和目录，为下一步归集整合提供准备。这项工作务必做到精益求精、规范统一。

在这里要强调的是，保密等级高的文件资料，要严格归集整合标准，按国家统一标准，妥善保管。

2.3 培养高素质的档案管理人员

建设一个强大的高效的档案队伍，多多吸纳一些复合型的技术人才。档案管理人员不仅应该有过硬的专业素质，还要有较强的接受和学习新事物的能力，要不断给自己充电，学习专业领域以外比如计算机技术等新的技术。同时要有敬业精神，热爱自己的工作岗位，具有严格的保密素质，以保证档案的安全性。此外，还要多组织档案管理工作者参加培训会或者是工作心得交流会，号召大家多学习别人的经验，提高自己的能力。

2.4 完善档案管理工作设施设备

对于档案管理工作来说，一套完善的基础设施是非常关键的。基层单位要加强投入，结合当前档案管理工作的实际需求，配置相应的档案室，同时增加所需的各类设备，这样才能确保档案工作的有序开展。对于基层档案管理工作来说，信息化建设的重要性是毋庸置疑的。我们应该重视和认同信息化建设工作所带来的优势，在日常工作中积极推进和应用。在信息化技术应用上，相关部门要提供大力的支持和配合，构建一个更加系统的信息化管理体系平台。

3 结束语

档案管理工作是单位管理工作的重要组成部分。它可以直接影响整个单位的工作效率和工作质量，也反映了一个单位管理水平的高低。所以说，做好管理工作有着重要的意义。同时，在信息化不断深入发展的当下，做好档案管理工作更是大势所趋。

参考文献

[1]董小莉.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2016，07：91.

[2]张晓丽.谈如何做好基层乡镇档案管理工作[J].办公室业务，2016，11：79+138.

[3]刘岩坚.如何做好档案管理工作[J].科技资讯，2016，1416：84+86.

[4]薛峰峰.如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2016，17：125.

[5]王颖.浅析如何做好新形势下的档案管理工作[J].经贸实践，2016，13：175.endprint