论照片档案管理的优化策略

鲍晓梅

摘 要：照片档案是档案管理之重要内容，其属于特殊的档案载体，能真实形象地反映地区发展状态以及重要事件的原貌，在编撰史册、画报、地区宣传、事件呈现等方面具有重要作用。随着数码技术的发展，照片档案日渐丰富与多样化，其直观、形象、生动之特点也备受人们关注，因而加强照片档案管理之研究具有重要现实意义。本文在论述照片档案概念、管理原则基础上，探讨了有效的优化管理策略，以供相关档案管理人员参考。

关键词：照片档案；管理原则；优化策略

照相技术之发展与普及催生了大量的照片档案，如何加强照片档案的管理，使之充分彰显其价值，需要相关档案管理人员深入探究。面对大量出现的照片档案，我们应遵循怎么的管理原则，运用何种管理策略实施科学化、合理化的管理，成为了下文重点探讨的问题。

1 照片档案概述

照片档案，即为个人、社会组织或是国家机构在各类社会活动中所形成的以静止的摄影摄像等为主要体现方式之具有一定保存意义的历史记录。照片档案在档案管理中亦属于大类，具有存储量大、使用价值高的特点，其可分为数码照片档案以及传统照片档案两大类。数码照片档案是运用数码摄像技术以及计算机技术所形成的，其是一种电子档案，在存储、传输、应用时皆需要利用现代计算机技术以及相关设备；而传统照片档案即是以感光材料来保存的实物档案，这类档案对于温湿度、光照等条件要求较高，且容易损毁。与纸质档案相较而言，照片档案具有其独特之处，包括：（1）客观真实性。一般而言，照片档案都是于现场直接获取，能客观记录当时事件现状，具有较高之客观真实性。（2）生动形象性。对于照片档案而言，其以画面的形式来呈现档案内容，并配以文字说明，能使档案材料可视化，其直观、生动、形象地呈现信息，能使照片档案使用者有如临当时之境之感。（3）使用特殊的技术手段。照片档案的获取需要运用先进技术，记录瞬间信息，且所存储的信息资料不随时间迁移而改变，空间感与时间感皆很强，这种特殊的制得方式是纸质档案所不及的。

2 照片档案的管理原则

照片档案的管理应遵循《照片档案管理规范》，实施科学、高效的管理。具体而言，相关档案管理人员在管理照片档案时应遵循如下原则：

第一，保障真实原则。照片档案要配以真实的文字说明，标注摄制日期，对于数码照片档案还应保证其不被随意修改编辑，尽量呈现拍摄原貌。如部分摄影者为图图片美观，会对照片进行美图修改，这虽然会使照片更好看，但会影响其真实性和安全性，因而在保存照片档案时应尽量保证其处于原始状态。

第二，优选存储原则。在拍摄照片时，为保证拍摄到位，一般同一场景、同一活动会拍摄多张照片，这些照片大多内容相似，皆为真实记录，但为保证照片档案的精细、全面，需优选拍摄效果最佳、最具代表性之照片进行保存，以减少不必要的资源浪费，节约管理成本。

第三，便于使用原则。档案只有被利用才能凸显其价值，照片档案同样如是。因此，在管理照片档案时，相关工作人员应坚持便于使用原则，不仅对各照片档案标号排序，实施统一管理，还应进行系统化分类，建立相应的档案库，根据照片档案内容进行简洁、直观的命名，便于调取利用。对于数码照片档案还应进行光盘备份，以便随时取用。

第四，安全性原则。任何档案的保存都需确保其安全性，照片档案亦不例外。很多照片档案都具有一定程度的保密性，且一些照片档案容易损毁，对于保存条件要求较高，这就需要相关工作人员根据实际情况进行科学合理的管理，以保证存储条件的安全以及信息内容不被泄漏。对于数码照片档案还应做好网络安全管理，进行多种形式之备份，以确保照片档案之安全。

3 照片档案管理的优化策略

（一）增强照片档案管理意识

要想做好照片档案管理工作，需要档案管理人员增强档案管理意识，认识到照片档案的重要作用价值，自觉投入到照片档案管理工作之中，尽一己之力做好各项管理工作。具体而言，相关单位或部门应加强照片档案管理宣传力度，使各部门人员皆能重视照片档案管理工作，按制度规范拍摄、处理照片信息，并交由相关档案管理人员归档管理。而要引起大家对此工作的重视，则可在宣传工作中凸显照片档案资料之应用价值。如，可根据照片档案集内容开展主题展览活动，凸显照片档案的精神意义以及历史作用，如体现地方变迁史的照片展等等，以生动真实的展示凸显照片档案之价值，进而增强人们对该项档案管理工作之认识。此外，还可加强对相关档案管理人员的教育培训，使之形成积极的照片档案服务理念，从而做好本职工作。

（二）重视照片档案收集整理工作

照片档案不仅量大，且较为散碎，需要相关人员重视其收集整理工作，以避免重要照片档案信息的遗漏。此外，照片档案之收集整理是一项长期且繁琐的工作，不仅要于各部门中优选照片资料，还应备注相关文字信息，核实文字信息的真实性。这就需要相关档案管理人员加强与各部门之间的联系，关注重要部门的活动信息，进而鉴定照片信息的准确性，同时判断照片介绍性文字之精确性，要确保照片文字的六要素齐全、准确，包括时间、地点、人物、事由、背景、拍摄者信息正确完备。此外，部分照片档案还包含底片，也需要对其进行合理收集整理、标注信息，以保证元信息的安全真实。而对于数字照片档案，要收集整理其元数据择优存储，避免数码文件受到损毁和修改。

（三）健全照片档案管理制度

为保证照片档案的安全、规范化管理，相关部门应制定科学完善的照片档案管理制度，以制度为指导，规范照片档案管理工作，提高管理效率。一方面，可根据《照片档案管理规范》《中华人民共和国档案法》《数码照片档案管理规范》以及各地相关管理制度要求编制适合本部门的照片档案管理规章制度，并对照片档案的归档时间、范围、质量等提出明确具体的要求，保证档案及时高效归档。另一方面，应明确照片档案管理人员之职责，可制定专门的人员岗位制度，明确责任到人，使照片档案之收集、整理、归档、使用皆纳入制度化、常规化轨道，并确保制度能贯彻落实。此外，为保证照片档案的真实性，还需对拍摄、存储、应用等诸环节皆制定相应的指导制度，以实现照片档案之真实、安全、有效管理。

（四）创设良好的照片档案管理环境

照片档案对于存储条件要求较高，需要设立专门的档案室，配备防磁柜、空调、防火防盗警报装置，还应注意调节档案室的温湿度，做好防霉防虫工作，形成一体化的保护网络，如此才能延长照片档案之寿命。此外，对于胶质照片档案，还应做好底片以及照片的防尘处理，应将其放在恒温、恒湿的环境中做好密封保存；对于数码照片档案则應做好防磁、防震、防光处理，避免档案损毁。另外，每隔一段时间都要对照片以及底片进行抽查，看其是否变形、粘连、霉变、褪色、卷曲，及时发现问题及时解决；对于已制成光盘的数码照片档案则需定期检查与拷贝。

4 结语

总之，照片档案作为档案资料的重要组成，具有特殊的优势作用，是可贵的档案资源。相关档案人员应紧跟时代步伐，实施照片档案的规范化管理，为档案管理工作贡献力量。

参考文献

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[2]王莉.数码照片档案管理的粗浅思考[J].佳木斯职业学院学报，2016（9）：481-482.

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