浅谈档案管理中现代信息技术的应用

李英武

【摘要】在档案管理工作中，有效应用信息技术不仅能够提高管理工作的质量和效率，还能节约人力资源的投入，从而进一步提高档案保管的规范性和严密性，改变过去传统的档案管理方式中的效率低、管理困难、查找档案时间长等问题。

【关键词】档案信息化；管理工作；计算机技术；必要性；标准化

在现阶段，全球都已经进入了信息时代，在这个背景下，各个领域都在对信息技术进行运用，并不断加强生产和工作的效率和质量，这对于档案管理工作也不例外。在信息时代背景下，计算机技术因其便捷、快速等特点备受人们的青睐，已经成为人们日常生活、工作中的重要工具，逐渐成为档案信息管理中的重要因素，促进了档案信息化管理的实现。

一、 现代信息技术在档案管理中的作用

（一）数字化。档案载体不再是传统的纸质，而是电子档案，各级行政部门的办公，各种企业的管理和经营方式也随之改变，出现了电子政务、商务等新型的办公形式，信息的传递以电子为介质。在数字化时代，各种信息的书写、传递、储存、检索和利用主要利用计算机网络，由原来可以感知的信息固态形式变为抽象的电子形式，即电子档案的发展。电子档案大大缩减了人力和物力，实现便于保存、查询的目的，在降低成本的同时提高了利用率，减少了档案信息的损坏和遗失。

（二）存储量大。随着人们生活范围的不断扩大，大量的文件资料也随之产生，档案资料入库信息剧增，通过利用计算机海量的存储特点以及快速的计算，在计算机系统中输入档案的检索信息，可以进行快速和准确的检索，确保检索的优质高效，极大程度节约了传统档案占用的空间以及成本投入。

（三）自动化。计算机技术应用于檔案管理工作，可以将信息快速地输入、储存，并且可以对信息进行逻辑推理和判断，真正实现信息管理、检索等流程的自动化进程。

二、现代信息技术在档案信息管理中的应用

随着计算机网络技术、多媒体技术的不断发展，键盘及无键盘输入技术、语言合成技术、触摸屏输入技术、摄像输入技术、传真技术等的广泛应用，不仅使传统的文件形成方式、文件载体、传送方式等发生了根本性的变革，而且使档案信息的收集、整理，档案管理的方式、方法，特别是档案信息的开发利用等一系列问题发生了重大变革。

（一）多媒体技术。多媒体技术是一种把文字、数字、图形、静态图像、活动图像、声音等几种信息的媒体集合在一起，并由计算机综合控制的技术。其特点为操作方式简便、用途广泛、具有理想的用户界面。目前，多媒体的运用主要集中在储存和管理各类档案、修补和复原破损档案原件、对使用频率高而又很重要的档案，建立了一个多媒体档案管理系统，供用户进行检索、查询；利用图形、文字、声音做成一个多媒体触摸系统介绍馆藏档案情况等。它改变了旧有的工作方式，使传统的档案信息管理手段发生了根本性变化。

（二）光盘技术。光盘是一种用激光来记录和读取信息的图形盘片，是计算机信息存储的新型载体。作为一种复合技术，光盘技术集计算机、激光和数字通信等技术为一体。到目前为止，在大容量、高密度、低成本与快速存取方面是很有发展前途的存贮介质。

（三）缩微技术。缩微技术以胶片为信息载体，采用感光摄影原理，是目前一种比较成熟的文献资料全文真迹存贮技术，是集光学、机械、电子、化学、计算机于一体的高技术产业。它具有永久保存、节省空间等特点，并在法律上具有证据效力，已成为世界公认的很成熟的一种信息存贮介质

三、 现代信息技术在档案管理中的具体应用方法

（一）档案整理采集环节。该环节是整个档案信息化的基础，在整个档案信息化转换过程中，都需要采集大量的数据资料，并将有用的资料整理起来。在选择有用的资料后，对相关资料进行采集整理，按照档案信息的不同内容，分别将其设置在不同的储存空间内，做好分门别类、查询应用。在信息储存结束后，需要在最短的时间内开始查询业务，这也是档案管理信息的主要目的。

（二）多媒体技术应用。在信息化档案管理中，应用多媒体技术能有效处理档案信息中的图、文、声等资料，能为档案信息查询提供更加人性化的服务，其主要服务内容包括：1.支持全文检索。在传统的档案检索中，主要采用关键词检索的方式；而依靠信息技术，所有的纸质文档都得到了数字化转换，工作人员只需要按照资料库中具体的分类要求，针对性地查找档案。2.对音像档案信息的检索。在传统检索中，针对音像档案类资料主要通过借助辅助设备才能获取信息，如果没有辅助设备支持，则无法获得信息。3.在档案信息编研中，工作人员通过计算机就能编辑档案信息（在权限允许的情况下）；除此之外，还能通过光盘、U盘等拷贝资料，实现对资料内容的编辑，这是传统技术无法所代替的。

（三）信息储存手段。当前常见的信息储存技术主要包括缩微技术、光盘技术、磁储存技术等，将这些技术应用在信息处理中，能让信息检索与信息储存快速结合在一起，提高了档案信息化整体水平。

（四）条码技术。该技术是电子数据交换与计算机管理技术相结合的产物，在数据读取中，只需要用采集器扫描档案条码，计算机就会显示与这个档案有关的资料，包括档案简介信息、年代信息、保管期限等。该技术的应用有效解决了档案管理中存在的缺档、摆放错误等问题，保证了档案管理质量，降低工作强度。

综上所述，将现代信息技术应用到档案管理工作中，会对档案管理工作产生重要影响，会推动档案管理实现变革。因此，在未来工作中，工作人员必须要认识到信息技术对档案管理工作的影响，能正确利用条码技术、多媒体技术，对档案管理工作进行优化，保证档案管理工作能实现变革，最终更好地满足发展的需求。endprint