数字信息化背景下高校档案管理的创新探究

摘 要：随着社会的发展与科学水平的提高，数字信息化成为社会今后发展的主要趋势，在人们的日常生活当中，各个领域都开始实施信息化管理，得到大众的肯定。在数字信息化背景下，高校档案管理逐步引入信息化技术。充分利用数字信息化的优势，解决以往档案管理中存在的不足，切实提高高校档案管理水平。本文首先分析数字信息化背景下高校档案管理的意义，提出创新策略，满足当前教育发展的需求。

关键词：数字信息化；高校档案；创新管理

1 数字信息化背景下高校档案管理的意义

1.1 保证高校档案管理长久发展

随着信息技术的深入发展，在各个行业中得到广泛应用，纵观我国高校档案管理的实际情况，逐渐加强对信息技术与现代化设备的使用。尽管高校已经为档案管理配置了计算机、传真机、打印机等相应的现代化设备，但是在实际的档案管理当中，现代化技术与设备尚未得到充分利用，大部分使用人员习惯性延续传统的方式对信息进行搜集与查阅，利用网络技术进行信息查阅的人少之又少，信息技术在档案管理中的作用被逐渐削弱，高校档案管理的工作效率也会因此受到影响。面对这些情况，高校应创新档案管理方式与制度，紧跟时代发展的步伐做到与时俱进，获得更加长远的发展。

1.2 有助于实现资源的交流共享

资源共享是信息技术的一大特点，在高校档案管理中应用数字化信息技术，能够实现共享高校档案资源，为使用者提供更多便利，保证高校档案管理工作的顺利开展。在使用信息技术的过程中，高校应以信息技术为基础建立电子文案，加快信息搜集与整理资料的速度，提高高校档案管理的服务质量。在高校档案管理中，信息技术能够为其提供优越的外在条件，但也会存在许多安全隐患，高校档案管理人员在利用信息技术对档案进行整理的过程中，应给予这些问题应有的重视，将资源共享这一特点充分凸显出来。

1.3 提高档案管理的质量与效率

在数字信息化背景下，创新高校档案管理方式，能够提高档案管理工作质量，减轻相关工作人员的压力与负担。在以往的高校档案管理当中，档案的收集、登记、处理等各项工作只能通过人力完成，耗费大量人力与物力，工作效率也难以提高，甚至还会出现各种各样的问题。在应用信息技术的过程中，管理人员可以利用网络平台建立电子档案，既能够节约大量时间，保证资料信息的搜集与录入速度，还能够对档案进行更好的管理，工作质量与效率得到保障。因此，高校应给予数字化信息技术应有的重视，对高校档案管理方式进行创新。

2 数字信息化背景下高校档案管理的创新策略

2.1 树立现代化的档案管理理念

伴随着信息技术的飞速发展，为高校所开展的各项管理工作带来了许多便利。在这样的大环境下，高校档案管理工作应紧跟时代的发展做到与时俱进，转变以往单一陈旧的档案管理观念，树立现代化管理理念，提高档案管理工作的信息化水平，引导档案管理工作向高效优质等方向发展。在以往的高校档案管理理念中，数字信息化的重要性没有得到管理者的重视，只是片面的完成基本整理任务，对于其中存在的问题难以有效解决。因此，转变档案管理观念，对高校档案管理这进行数字化理念灌输，采取多元化的方式进行操作。高校可定期组织培训，深化对档案工作的认知，循序渐进的转变档案管理理念。

2.2 创新档案管理的思维与模式

伴随着信息化管理的不断深入，高校档案管理工作日益复杂，对档案进行规范化管理至关重要。因此，高校档案管理人员应当数字化技术进行全面了解，与实践中的问题相互结合，创新管理理念。档案管理工作属于一项专业系统的工作，在档案管理工作的各个环节中应用数字信息化技术，加强对档案管理工作的深入了解。档案管理工作在高校教育事业发展中的重要性逐渐得到凸显，高校在开展档案管理工作的过程中，应秉承实事求是的原则，根据不同的问题有针对性的解决，建立合理的管理机制。档案管理机制与体制创新两者相辅相成，档案管理人员应不断创新管理机制，进一步提高档案管理工作效率。以合理的管理机制作为前提基础，为高校档案管理水平提供更广泛的发展空间。

2.3 加强引入数字化的档案技术

在高校档案管理当中，受各种因素的影响，在实际的工作开展中存在方式陈旧、内容繁琐等情况。档案记录、档案存储、档案搜索等都属于高校档案管理的主要内容。在以往的高校档案管理工作当中，纸质档案占据重要比重，在分类与整理过程中需要耗费大量时间与物力，工作效率难以提高，在整理过程中还会出现错误，档案资料的使用受到影响。因此，引入数字化技术，建立电子档案库，定期完善与记录档案资料信息，也可以向学生开放，学生主动完善档案信息资料。学生对档案信息资料进行完善之后，通过审核后交给档案管理者统一管理。档案管理者自身的任务与压力会因此降低，记录的质量与精准性会因此提高，学生在完善档案信息的同时也能够重新审视自身，明确自身优缺点。

2.4 提高档案管理人员服务意识

高校档案管理的创新，不仅要表现在制度与形式上，还应体现在服务理念方面。社会的发展瞬息万变，高校档案管理也是如此，高校档案管理只有真正满足使用者的需求，才能够获得更好的发展。因此，管理人员应具备较强的服务意识，为使用者提供贴心的服务，档案管理人员应意识到档案管理这项工作的重要性，提高档案管理人员的服务意识，将优质的服务作为档案管理工作的重要内容，管理人员加强对本质工作的重视，切实提高档案管理人员的服务质量。一些工作人员对档案管理的认知存在偏差，工作态度会直接影响到工作质量，只有摆正管理人员的思想才能够真正提高工作效率。

3 结语

总而言之，高校档案管理工作不仅关系到学生个人的发展，还关系到学校的发展，甚至是社会的发展，其重要性由此能够充分凸显。受各种因素的影响，高校档案管理工作还存在许多不足，高校应给予其高度重视有针对性的提出解决措施，加强档案管理的数字化建设、树立现代化的档案管理理念、创新档案管理工作方法，提高高校档案管理水平，为各项工作的顺利开展奠定基础。

参考文献

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[4]档案管理工作的现实困境与创新模式研究[A].马丽荣.“决策论坛——创新思维与领导决策学术研讨会”论文集（上）[C].2017.

作者简介

田凌嫣（1978-），女，漢族，四川省渠县，馆员，本科，四川航天职业技术学院，研究方向：档案管理。