不动产登记档案的构成及其信息查询探析

文·郝广持

不动产登记档案包括登记簿、登记过程中收集的资料、产生的资料及其产生的所有信息等三个方面内容，共同形成不动产权属登记过程及其结果的全面记录，三者既有区别又彼此关联。不动产登记档案信息的查询利用是不动产档案的生命线。

一、不动产登记档案的构成要素具有关联性

（一）不动产登记簿是指由不动产登记机构依法制作，对某一特定地域辖区内的不动产及其权利状况加以记载的具有法律效力的原始官方记录。不动产登记簿既反映了不动产的自然状况，又反映了登记簿中所记载的标的物建立的各类法律关系，在不动产统一登记档案中处于核心地位。

不动产登记薄记载事项主要分为不动产的自然状况、权属状况以及其他限制、提示事项等三种类型。一是不动产的自然状况，主要是指坐落、界址、空间界限、面积、用途等信息；二是不动产的权属状况，主要是指不动产权利的主体、类型、内容、来源、期限、权利变化等信息；三是不动产限制提示事项，主要是针对异议登记、预告登记、查封登记等登记类型而规定的。在异议登记的情况下，登记簿记载的是他人对登记簿记载提出异议这一客观事实；在预告登记的情况下，登记簿记载的是他人享有将来发生物权变动请求权这一事实；在查封登记的情况下，登记簿记载的是司法机关查封的事实。上述情况下，都未发生权属的实际变动，记载只是一种风险的提示和权利的限制。

（二）不动产登记过程中收集的资料是指登记簿记载相关信息启动后、业务运转中和业务运转完成后，申请登记的原始资料以及登记机构内部审核文件整理归档而形成的信息。不动产统一登记前，住房和城乡建设部对不动产档案中的房产档案作出较为详尽规定，规定中的权属档案归档范围主要包括以下几个方面：

1.不动产权利人、权属登记确权、转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件。根据登记类型的不同，具体包括权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等；立项计划批文、土地使用权证或土地来源证明、规划用地许可证、建设工程规划许可证、建设工程开工许可证、房屋拆迁批文及补偿安置协议书、联建或者统建合同、翻建扩建及固定资产投资批文、房屋竣工验收的有关材料等；房地产买卖合同书、继承或赠与书、析产协议或房屋互换协议以及上级同意转移房地产的批文等；不动产法律判决、裁决、仲裁及公证文书等；设定他项权利的有关合同、文件等。

2.房屋及其占用土地使用权属界定的位置图、房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。

3.不动产权属登记工作过程中形成的各种文件材料，包括登记申请书、收件收据凭证、权属变更登记表、不动产状况登记表、勘测调查表、登记申批表、房屋灭籍申请表、税收凭据存根等。

4.反映和记载不动产权属状况的其他类型信息资料，包括统计报表照片、音像带、缩微胶片、计算机软盘、光盘、U盘等。

5.其它有关房地产权属的文件资料，包括房屋权属代管文件以及历史形成的各种房地产权证、契证、帐、册、表、卡等。不动产统一登记后，即构成不动产登记纸质档案。

不动产登记机关对于不动产权利的记载信息，包括不动产的自然状况（坐落位置、面积、用途等），房屋权利状况（所有权情况、他项权情况和房屋权利的其它限制等），以及登记机关记载的其它必要信息。

（三）不动产权属登记产生及形成的信息，即不动产（房屋）权属登记信息包括原始登记凭证和不动产登记权属机关对房屋权利的记载信息。不动产（房屋）原始登记凭证包括权利登记申请表，权利设立、变更、转移、消灭或限制的具体依据，以及权属登记申请人提交的其它资料；不动产权属登记机关对不动产权利的记载信息，包括自然状况（所有权情况、他项权情况和房屋权利的其它限制等），以及登记机关记载其它必要信息。

综上，不动产登记簿所记载的信息是登记机关对不动产及其权利的记载信息。不动产权属登记信息的载体包括但不限于不动产纸质档案，其范围大于不动产纸质档案。原始登记凭证以及登记机构的内部审核文件收集、整理、归档后形成不动产档案。不动产原始登记凭证包括权利登记申请表，权利的设立、变更、转移、消灭或限制的具体依据，以及权属登记申请人提交的其它资料。登记簿的信息来源于不动产档案和原始登记凭证，登记簿登记相关信息后，申请登记的原始资料以及登记机构的内部审核文件作为登记档案。

二、查询不动产登记档案的主体具有法定性

档案的生命在于利用，不动产档案保存的价值也在于利用。不动登记的相关信息应面向社会提供查询服务，服务对象具有法定性。查询主体由相关法律法规来限定，主要包括以下三种类型：

一是面向单位和个人。不动产（房屋）权利登记机关对不动产权利的记载信息，单位和个人可以公开查询，即房屋登记自然状况和其它必要信息可以向社会公开查询。

二是权利人、利害关系人。为保护产权人的合法权益，对登记档案即原始凭证的对外查询采取审慎的态度，登记档案的查询主体限于权利人、权利继承人等法定权利人主体。权利人或其委托人可以查询该不动产（房屋）权利的原始登记凭证；继承人、受赠人和受遗赠人可以查询与该不动产（房屋）有关的原始登记凭证；利害关系人提供身份证明材料和证明及其属于利害关系人的材料等，可以查询、复制该房屋登记簿上的相关信息，即利害关系人也是查询登记簿信息的主体之一。

三是特殊查询主体。国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关和证券监管部门可以查询与调查处理的案件直接相关的原始登记凭证；公证机构、仲裁机构可以查询与公证事务、仲裁事项直接相关的原始凭证；仲裁事务、诉讼案件的当事人可以查询与仲裁事务、诉讼案件直接相关的原始凭证。

三、查询不动产登记档案的要求和程序具有规范性

查询不动产登记档案必须依法按程序进行。

首先，查询申请人需具备相应查询资格，提供查询资格证明材料。如继承人查档的，应当提交继承公证书；国家安全机关、公安机关、检查机关、审判机关、纪检监察机关、证券监管部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务工作人员的工作证件。

其次，提出查询申请。填写《房屋权属登记信息查询申请表》，明确需要查询的房屋坐落或权属证书编号，以及需要查询的事项、查询结果的用途。

第三，出具查询结果。符合查询条件且查询标的存在的，打印登记簿纸页或者提取原始房产档案，复印、摘抄、打印相关信息。

需要注意的是，查询原始凭证的，应由查询机构指定专人负责查询，查询人不能接触原始登记凭证，以确保原始凭证不被损坏或恶意篡改；查询机构及其工作人员应当对房屋权属登记信息的内容保密，不得擅自扩大登记信息的查询范围。

不动产登记档案是不动产登记机构进行不动产及其权利归属登记工作的真实记录，是不动产状况和权利归属状况的法定依据，其来源具有法律的强制性，其查询利用具有法定的规范性。