关于档案信息资源共享建设的思考

文·李宇

我国在2015年十三五规划中提出了“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念，“共享”这一发展理念自实施以来，几乎与人们所有的活动都密不可分，共享单车、共享床铺、共享雨伞等新型经济产业形式不断涌现，共享产业近年来发展势头良好，到2020年，共享经济将占中国国内生产总值的10%。[1]

信息作为人类的三大资源之一，在社会发展、经济建设、人类进步过程中发挥着巨大的作用，档案中则包含着丰富的信息资源，为城市、人类保留记忆提供最原始的记录凭证。在大数据、互联网+的当下，这一传统的资源类型要被公众所熟知并利用，信息资源共享是其手段之一，目前，信息共享在图情领域开展较好，成果较为丰厚，但在档案领域，研究成果相对较少，层次较浅。2017年国务院办公厅颁布了第39号文件即《政务信息系统整合共享实施方案》，将档案信息资源共享的发展理念落实到“强化信息资源深度整合，构建全国信息资源共享体系”这个层面上来，这就为档案信息资源的

共享提供了政策的支持，也表明了信息资源的共享已经上升到国家关注的层面，档案部门必须把握市场的发展主线，紧跟共享经济、共享产业的发展步伐，结合档案工作的实际，提出综合评估档案信息资源的共享模式。档案部门必须予以重视，力求在传统与新潮的融合中，找到档案信息资源发展的新路径，从而促进档案部门的创新发展。同时，关于档案信息资源理论研究也必须深入，为实践研究提供更多的参考依据。

一、我国档案信息资源共享建设的研究现状

我国“档案信息资源共享建设”的提出大背景是基于我国共享经济、共享产业的发展，笔者在“中国期刊全文数据库”中以“档案信息资源共享”+“建设”为主题进行精确检索（不设文献发表时间段，检索时间：2018年1月30日），直接相关的结果共289篇，通过浏览、阅读、梳理，发现学界关于档案信息资源共享建设的文章始于2010年，每年发文量稳定在15篇左右，档案信息资源共享建设的研究内容主要包括档案信息资源共享建设的原则与方法、共享机制建设、共享平台建设和共享模式建设，笔者梳理了其文献分布，具体如表一所示：

表1 有关档案信息资源共享建设研究论文的主题分布

从相关主题词及其分布比例可以发现，学界对档案信息资源共享建设的研究主要集中在以下三个方面：第一，档案信息资源共享平台建设，提出了档案信息资源共享平台的逻辑架构和建设要求，王烁在《大数据时代档案信息资源共享平台建设研究》一文中从工作机理、设计原则、平台框架、功能模块4方面入手，设计了一个完整的档案信息资源共享平台。[2]第二，档案信息资源共享机制与模式建设，少部分学者提出了理想化的建设模式，从体制层面指出了档案信息资源共享建设的问题，并提出了解决措施。[3]第三，从理论层次提出档案信息资源共享建设的原则与方法，例如孙艳华提出了技术应用原则、信息安全原则、适度开放原则，并提出了更新思想观念、制定发展规划、加强基础建设等方法。[4]

综观研究现状，笔者认为有关学界对档案信息资源共享建设的研究重在应用层面，如注重对平台、模式的研究，但宏观上缺乏对档案信息资源共享建设的理论研究，未从政策法规、技术保障、运行平台等角度整体入手，多角度地全面建立推动全国档案信息资源共享的机制；同时，需要加强对档案信息资源共享的用户研究视角，增强个性化的服务理念，本文试图在这两方面取得创新。

二、档案信息资源共享构建存在的问题

笔者认为档案信息资源共享建设中最重要的三个层面是政策、资源和技术，政策是档案信息资源共享建设的根本保障，资源是档案信息资源共享的核心，技术是将获取到的优质的数字化资源落实共享的手段，三者相辅相成，缺一不可。但纵观我国档案信息资源共享建设的全过程，在这三个层面都存在以下问题：

（一）缺乏具体的政策性文件，没有统一的共享标准

档案是社会历史的真实记录，档案信息资源具有与其它文书材料不同的特性——原始记录性，这就使档案信息资源具有凭证性和真实性，也因形成个体不同而具有保密性。云计算、大数据、互联网+的新时代下如何实现具有保密性质的档案信息资源的共享？以何种方式向社会提供利用服务？基于档案的“特殊性”，档案信息资源的共享需要以相关的法律为依托，以此保证档案信息资源共享模式的顺利开展。但我国自共享经济兴起以来，只出台了两部有关政务信息共享的相关规范性文件，分别为国务院2016年第51号《政务信息资源共享管理暂行办法》和2017年国务院办公厅颁布的第39号文件即《政务信息系统整合共享实施方案》，有关档案信息资源共享的法律条文在《档案法》中只字未提，档案的开放权限、利用范围在《档案法》中也未得到明确规定，这使得档案信息资源在共享中缺乏相应的法律依据和具体的操作指南。

实现档案信息资源共享的前提是统一的档案信息资源共享标准，只有标准统一才能对数据进行交换、兼容、共享，目前我国档案标准分为国际标准、国家标准、行业标准和地方标准，但就我国现行的局馆合一体制而言，各地方档案馆数字化没有按照统一的标准，数据结构、检索语言等存在较大差异，导致档案馆间系统不兼容，无法做到信息的共享，这使得档案信息资源共享缺乏依据。

（二）共享资源的来源途径少，共享模式单一

传统意义上的档案信息资源主要来自综合档案馆、企事业单位的档案室，但随着政府信息公开和网上办公的盛行，出现了越来越多的数字化信息资源。据统计，2013年我国各级各类档案馆保管的电子档案总计达到21860TB，2014年，这个数字增长了22.4%，[5]由此可见，数字信息资源在档案信息资源中占比越来越大。但由于信息资源的分散性、不平衡性，或者共享过程中的利益分配问题、技术传输问题、档案信息共享安全等问题，这些资源极易被忽略，且收集、鉴定难度大，影响了档案信息资源的共享利用；另一方面，我国尚缺乏对数字化信息资源归档的统一的标准，这增加了收集、管理的难度，让档案工作者无从收集，从而为不作为增加了推脱的理由，这些导致的后果都是可共享的档案信息资源缺乏规范的来源而导致数量减少，不利于最终的共享利用。

我国资源共享模式主要分为集中式、层次式、网络式。但我国现行档案信息资源共享模式主要是集中式，又称垂直式，即具有隶属关系的系统内部纵向共享档案信息资源，具体言之，基层档案管理部门向高一级别的档案管理部门移交馆内具有保存价值以备查考利用的档案，从而形成一个区域内档案信息资源的共享。相比较图书馆信息资源，档案信息资源缺乏不同区域、不同行业间信息的横向共享交流。同时缺乏技术的融入，对共享模式的挖掘仍旧停留在表面思维层次，未充分利用大数据技术对已有档案信息资源进行数据挖掘和知识挖掘，更未建立“云共享”服务模式，因此，网络式档案信息资源共享的模式在我国仅刚刚起步。单一的档案信息资源共享模式阻碍了我国档案信息资源共享建设的发展。

（三）缺乏共享技术支撑，信息安全问题突出

目前档案部门较之其他关联学科而言，与现代化接轨的程度低，管理档案的配套设备落后，大数据技术在档案管理中的作用不大。这些问题都直接导致了档案信息资源的共享程度不高。“共享”首先必须在数字化的环境下进行，不能将纸质的档案信息资源进行实体传递，而我国现今的档案部门仍以实体管理为主，这就使共享信息资源的来源层面受到了限制；其次，共享档案信息资源必须在固定的技术平台上进行，但目前我国大多数是以推送的形式发布，缺乏专门的数据库；再次，由于档案人员大多数为管理档案的专门人才，所以对于档案网站的建设与维护、数字档案馆的编程与设计、档案APP的开发与运行都不能独立完成，所以需要聘请专门的信息技术人员予以帮助，但是技术人员缺乏专业背景，对档案网站及软件的开发就会与专业脱节，形成鸿沟，不便于档案信息资源的进一步开发、利用、共享。

同时，安全问题也严重威胁着档案信息资源的共享。首先，面临的问题就是计算机病毒危害，在档案部门将档案资源上网的同时，也就意味着档案部门开始了网上办公，在计算机病毒肆虐的网络时代，拥有共享功能的数字化档案馆和其他网络平台容易受到国内外敌对势力的攻击，以计算机病毒的形式侵入网络平台，窃取重要的档案信息资源，侵犯他人隐私，甚至泄露国家机密。其次，档案管理软件自身不可避免地存在一些漏洞，受网络稳定性的影响因素较大，例如，微软公司的一款操作系统中的隐蔽密钥，如果被敌国拥有并激活，极有可能导致档案共享平台的崩溃，机关政府部门就会受到很大的损失，对共享档案信息资源造成一定的威胁。

三、新时期档案信息资源共享的措施

“互联网+”“大数据”的背景下，新的管理理念必将带来新的档案信息资源管理方式，面对用户愈发多元的需求及个性化的服务要求，档案部门必须创新服务方式，紧密联系当下实际，首先，从法律层面制定明确的档案开放和利用政策，档案信息资源共享机制及策略，让档案信息资源共享成为可能；其次，注重档案信息资源质量，提升档案工作者素养，树立档案利用的服务理念，从用户需求出发，制定切实可行的档案信息资源共享利用政策，打破时空的限制，积极为用户提供优质化的档案信息资源服务。最后，依靠科技，创建稳定的档案信息资源共享平台，保障档案信息安全及共享途径的安全，为档案信息资源共享创造外部条件。

（一）法律层面——尽快制定法律条文，明确共享范围

目前，我国档案信息资源共享的法律基本处于空白，国家应该加快档案信息资源相关法规文件和法律的出台，结合市场经济的当下，制定切合实际的法律条文，充分考虑数字档案、电子文件方面的法律法规，明确指出档案的开放范围及程度，为档案实体共享和虚拟环境下的电子档案共享提供法律支撑，使档案信息资源共享有法可依、有章可循。

在加大立法的同时要加快建立数字档案的统一的规范标准，加强地区、行业的交流、沟通，各档案馆应在原有的规章制度下，以促进共享为目标，充分调研，优先采用国际标准，尽量建立、规范统一的建设标准，避免资源孤岛和重复建设，共享数字化成果。

（二）资源层面——拓宽共享渠道，提升档案者专业素养

1.创新共享模式，拓宽共享渠道

“互联网+”促使了众筹（Crowd funding）这种新型的融资形式出现，如果将众筹这种方式与档案部门相结合，作者认为将会对档案界改进发展方式，更好的走向大众、增强社会影响力起着重要的作用。以出版一篇档案汇编为例，首先是项目的发起阶段，不仅需要公众的融资，而且需要群策群力，公众可以提供自己拥有的相关档案材料，或者为这个项目提供运行的技术及经验；其次项目的发起者也就是档案部门要得到社会的认可，才能继续这项出版，这就保证了公众能够更好地了解档案部门的工作；最后在项目的运行阶段，需要档案部门及所参与众筹人员的宣传，而且在档案汇编出版完成后，也可以使购买者能够了解一部分档案信息。通过这一系列众筹的阶段后，档案部门不仅起到了免费宣传档案信息资源的作用，而且社会公众也参与其中，对于增强档案的社会影响力具有重大的作用。同时，我们可以建立档案信息资源“云共享”平台，进一步增强档案信息资源共享的力度。

2.提升档案工作者专业素养

档案工作者应树立利用为上的观念，共享是建立在开放的基础之上，并非所有档案都要保密，档案工作者首先应该在意识上转变观念，打破保守提供档案的局面，主动向用户提供档案利用，这是档案信息资源实现共享的关键一步。例如，档案工作者可以通过数据的追踪，变被动为主动，向潜在用户主动提供信息，才能促进档案信息资源的共享。其次，加强对档案工作者的技能培训和专业素养培训，例如：计算机技能的培训，数据挖掘能力、信息检索能力等；同时，加强对档案工作者的评估体系建设，可以把实现档案信息资源共享纳入体系范围，能促进档案信息资源的共享共建。

（三）技术层面——维护档案信息安全，优化档案服务平台

维护档案共享时的信息安全，主要依靠科学技术，同时，要促进档案服务平台资源的共享。档案服务平台种类繁多，但作者认为能够有效提供服务的平台主要是各省市档案馆网站以及相关档案微信公众号，这两种类型的服务平台在“大数据”“互联网+”的时代背景下也应实现档案信息资源的共享，最后，笔者提出建立档案信息资源共享联盟。

1.依靠技术维护档案资源共享时的信息安全

第一，加大科研投入，进一步提升网络稳定性及平台安全性，鼓励技术创新，让更多智慧充分涌流，创造出更多新技术服务大众。第二，提高具体的网络安全技术，采取物理手段保障信息安全，例如链路加密法、端点加密法及节点加密法，[6]对档案信息共享的各个阶段实施全程监控，重要环节实施数字转换、代码转换、数字签名等技术，确保重要档案信息的安全传输。第三，多维度思考档案信息安全保障体系的构建，建立一个立体的档案信息防共享防护体系，具体的包括档案数字平台的稳定技术、对使用档案软件的全过程加以监控，防止病毒或人为攻击。第四，加强设备的研发力度，一旦发现档案信息安全受到威胁，要立刻对病毒进行隔离，同时利用设备将受到侵害的档案信息还原，并让其可读。

2.充分利用档案微信公众号，建立档案馆网站特色数据库

据相关数据，目前我国共有390个档案微信公众号，[7]档案网站也数不胜数，我们应将微信公众号、档案网站与“互联网+”相结合，对新媒体时代的档案信息进行整合共享。具体就档案馆档案网站而言，我们可以充分运用计算机技术，使这些开放档案馆将所有解密及开放的档案信息资源输入到本馆的特色数据库中，然后形成一个庞大的涵盖这些档案馆的档案网站，用户通过输入关键词进行搜索，则可实现跨区域、跨时间的检索，从而得到自己需要的档案信息资源，这样就能达到“共享”的目的。纵观全国，拥有特色数据库的有天津市档案馆，此馆开通了“市民云”预约查档服务，用户可以在线预约、在线查档、在线利用，开启了“互联网+”时代远程服务的新方式；浙江杭州市城建档案馆，利用“互联网+”技术开通了跨馆查询使用系统，实现了跨区域、实时查找档案。

3.成立档案信息资源共享联盟

目前图书馆已经成立了全国统一的咨询联盟，用户只要登录统一的平台就能享受资源的共享与服务，档案界也可创造性效仿。例如，全国所有的公共档案馆均可自愿加入全国档案信息资源咨询联盟，签署符合平台规定的协议，将已经开放的档案信息资源公开分享至统一的平台，既避免了资源的重复建设，又打破了时空的限制，方便用户使用。同时，这一共享平台还能提供咨询服务，只要用户在平台上发布消息，总能在第一时间得到回复，大大缩短了服务时间，提高了服务效率，但这一切都是建立在依靠技术的基础之上的。

以共享这一主题来探讨档案信息资源发展的现状与对策，并结合“互联网+”、微信公众号等手段来进行共享发展的技术支撑，虽然目前档案学界对于这种方式反映强烈，但是如何在“热”背景下进行“冷”思考，确保档案信息资源共享的保密性与安全性，也是我们今后需要注意的问题。总之，档案作为一种特殊的信息资源，其共享问题需要进行长远的思考与研究，以期应对社会的迅速发展变化。

●参考文献●

[1]参考消息.美媒：中国共享经济迎来投资热 须谨防泡沫[EB/OL].https://baijiahao.baidu.com/s?id=1576589203000430854&wfr=spider&for=pc

[2]王烁.大数据时代档案信息资源共享平台建设研究[J].图书情报导刊，2016（12）：117-121.

[3]金霞.馆藏档案信息资源共享机制建设初探[J].北京档案，2011（01）：26-27.

[4]孙艳华.档案信息资源共享建设的原则与方法[J].黑龙江档案，2012（03）：60.

[5]冯玉娇.档案信息资源共享研究[D].华中师范大学，2016：19.

[6]王红娜.“互联网+”背景下档案信息安全策略研究[J].城建档案，2017（06）：95.

[7]倪丽娟，陈阳.“互联网＋”环境下档案微信建设的SWOT分析——基于全国档案微信公众号的调查[J].档案学研究，2017（3）：43-44.