从数字档案馆到智慧档案馆的发展探要

文·李月娥 刘淑妮 周晓林 贾玲

随着物联网、大数据、移动通信等信息技术的蓬勃发展和智能化设备的普及，智慧档案馆的研究与实践随之出现。从数字档案馆向智慧档案馆的转变是一种新的发展趋势，但是如何更好的转变需要一个较长时期的探索研究。本文着重分析智慧档案馆和数字档案馆之间的联系与区别，进而简要阐述智慧档案馆的构建思路。

一、数字档案馆和智慧档案馆的发展

20世纪90年代以来，随着信息技术的发展，数字档案的收集、管理、利用等系列问题引发学者们对未来档案馆发展形式的探讨。1998年，冯惠玲[1]率先将电子档案馆等同于数字档案馆，界定为“一个有序的信息空间”“一个信息系统”，并探讨了其至少应该具备的多种特征；1999年，王宇晖[2]等人明确提出数字档案馆是档案馆未来发展的一种形式，此后相关理论研究发展迅猛；直到2010年国家档案局发布《数字档案馆指南》指出：“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统”，从而为数字档案馆的建设提供了相对统一的标准，推动了数字档案馆建设的有序开展。

然而“智慧地球”概念的提出为档案界的创新带来了新的发展方向。近年来，南京、青岛、丽水、珠海等档案局（馆）均不同程度地开展了智慧档案馆建设的探索。但目前档案学界对“智慧档案馆”仍然没有一个统一的定义，杨来青[3]等人从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度，认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。毕娟[4]认为智慧型档案馆是以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。她为智慧档案馆下了一个公式化的定义，即智慧档案馆=档案馆+物联网+云计算+智慧化设备+智能馆舍+信息资源+人力资源。王小健[5]等人则认为智慧档案馆=数字档案馆+新技术应用+以人为本理念贯彻+档案信息集成，智慧档案馆在数字档案馆基础上继续优化，利用物联网实现全面感知，跨系统应用实现馆藏资源的智能处理，以人为本理念的贯彻实现服务创新。

虽然不同学者对智慧档案馆的定义有不同的见解，但是仍然存在一些共性认识，不论是重点关注档案信息资源的智慧管理，还是关注提供全面的泛在服务，智慧档案馆都离不开新的信息技术，是一种全面感知、互联互通、提供智慧服务的新型档案管理模式。因此，笔者认为智慧档案馆是在传统的实体档案馆和数字档案馆的基础上，利用新兴的智慧技术，实现档案馆内多种资源的智慧管理，从而提供更加主动、立体互联的深层智慧化服务。

二、智慧档案馆与数字档案馆的关系

（一）智慧档案馆与数字档案馆的联系

智慧档案馆和数字档案馆是档案馆不同信息技术发展阶段的不同表现形态，二者之间存在着必然的联系。首先，性质上来看，无论是智慧档案馆还是数字档案馆，其范围都从属于“档案馆”的定义范畴；其次，二者在“档案馆”的社会意义层面上有着相同的价值，即二者都是有效保存人类社会活动记忆的仓库，统一保管的都是人类社会活动中形成的各种档案，并都是为社会各方面提供档案信息利用服务；第三，二者的性质和社会价值方面的共通性决定了它们都应具有“收、管、用”的基本功能，都离不开收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计等档案管理活动；第四，数字档案馆为智慧档案馆提供了基础数据支持，智慧档案馆则通过提供智慧感知的新技术、新思路解决数字档案馆遇到的难题。

（二）智慧档案馆与数字档案馆的区别

在继承数字档案馆的基础上，智慧档案馆应用物联网、云计算等新技术实现档案馆的新型管理，根据数字档案馆和智慧档案馆的特点及内涵，笔者从核心技术、管理对象、理念重心、服务模式四个方面对它们进行了对比分析。

1.核心技术

随着科学技术的飞速发展，在任何行业、任何领域中，“技术”都成为了一种必要的支撑，信息技术是数字档案馆和智慧档案馆建设的重要条件。其中数字档案馆主要运用数字技术对档案资源进行数字化描述，为其建立数字镜像和利用平台，方便档案管理与利用；而智慧档案馆则以感知技术为核心，运用物联网、云计算等新一代的信息技术对感知对象进行智慧化管理，实现档案、人员、馆舍等的互连互通，从而提供智慧化的泛在服务。

2.管理对象

数字档案馆主要实现数字档案信息的收集、管理、存储和利用，在档案实体管理方面没有实质性的突破，因此其管理对象主要是数字化的档案信息资源，也就是档案数字化成果和电子档案，将档案页面及少量的档案内容信息作为信息管理的基本单位[6]。

智慧档案馆则运用物联网、云计算、自动控制等智慧技术，将档案信息与档案实体的管理进行有机结合，有效获取和处理档案实体信息、档案内容信息、设备运行状态、用户需求等多种信息，构建一个可感知和自动处置多种管理对象的信息资源，从而提供档案信息泛在服务的档案综合管理体系，因而档案馆运行过程中所形成的多种数据资源，如档案实体的位置信息、借阅状态，档案用户的个人信息、查档信息，档案馆建筑内的温度、湿度、亮度，设备的运行状态信息等都成为其重要的管理对象。

3.理念重心

数字档案馆以数字档案长期保存、资源共享与远程利用为目的[7]，具有“馆藏数字化、传输网络化、管理自动化、资源共享化”的特征，其理念重心为档案信息资源的整合集成，重点关注的是档案信息资源整合共享的建设模式，档案数字化之后所形成的数字化档案成果为这种资源共享提供了数据基础和实现的可能性。

智慧档案馆是建立在数字档案馆基础上具有感知功能的档案馆模式[8]，因而它更关注从档案馆的基础设施、资源建设、业务流程、系统运作和管理质量等多角度出发，利用物联网、云计算、大数据等多种新兴智慧技术实现档案管理品质与智慧服务质量的有机融合，从而全面提升档案馆的整体运行效率和决策水平，更为体现“以人为本”的理念，对馆藏资源的管理更为精细，对各项档案业务更具感知性和智慧性。

4.服务模式

从概念上来看，数字档案馆实质是一种档案信息集成管理系统，主要管理档案的虚拟信息，无法与档案实体实现有机结合。在提供服务的过程中，档案信息管理系统成为信息交换的核心，用户与档案实体无法直接进行信息传递，档案信息管理系统与档案实体之间的联系也呈现出明显的服务单向性，如图1所示。档案实体本身缺乏信息接收和传递的载体，无法向档案信息系统传递任何信息，因而档案信息管理系统无法对档案实体进行实时有效的管理，能够为用户提供的多是相对孤立的档案资料，因而其服务模式往往局限于静态被动、水平单向的浅层信息服务。

图1 数字档案馆中的用户、档案实体和档案信息管理系统的关系

在智慧档案馆中，植入了传感器节点的档案实体可以主动地向档案信息管理系统发送信息，实时更新系统中的数据信息；同时也可以随时随地接受档案信息管理系统的管理，获取应用对象的信息，从而给档案信息管理系统提供更为全面详实的档案状态数据。由于档案信息管理系统与档案实体都是具有计算能力的智慧节点，相互之间可以进行更为广泛的信息交互。通过这种信息交换，档案信息管理系统中存储的档案虚拟信息与档案实体一一对应，从而加强了档案信息管理系统与档案实体之间的联系。用户可以通过智能设备加入到该智慧控制体系中，不仅可以和档案管理信息系统进行顺畅的信息交换，还可以通过智能设备和档案上的传感节点建立联系、直接通信，如图2所示。这种全面透彻的感知与信息存储、传递能力，使得智慧档案馆中的底层信息十分丰富，同时档案信息管理系统与用户、档案实体之间的信息交互也更加充分，从而可以为用户提供更加智慧主动、立体互联的深层信息服务模式。

图2 智慧档案馆中的用户、档案实体和档案信息管理系统的关系

三、智慧档案馆的构建思路

通过厘清智慧档案馆与数字档案馆的关系，我们发现智慧档案馆是数字档案馆的升级和延续，数字档案馆是智慧档案馆建设的前提和基础。因此，智慧档案馆的构建思路应在数字档案馆建设的基础上进行统筹规划，采用新技术解决数字档案馆难以解决的问题，着力将当前的数字档案馆建设引向深入，夯实数据资源建设，推进档案信息数据化管理，实现档案实体信息化管理等。

图3 智慧档案馆构建方式分析

从构成要素来看，智慧档案馆主要包括信息智能设施、智慧技术、智慧化服务三个方面，其构建方式如图3所示，分别为感知汇聚、网络传输和应用服务。

感知汇聚是智慧档案馆建设的基础设施，主要包括射频识别终端、传感器、音视频等多媒体监控设备等。它是获取和汇聚物理世界信息的终端，承担着档案馆环境内的各类资源的信息感知，并对采集的海量信息及时处理和控制。网络传输主要负责把智慧档案馆的各种资源信息接入网络，实现在异构网络中对信息的传输、处理和控制，偏重内部局域网、政务网等专用网络的建设，因特网、广电及移动通信网络等的接入与互连。通过感知汇聚所采集和处理的各种资源信息均需要网络进行传输，而不同类型的资源信息则需要不同的网络环境提供传递支持。应用服务则是档案馆智慧化服务的核心价值体现，主要涉及到不同服务对象（如档案管理者、档案用户、档案馆舍、档案馆内设施设备、档案实体等）的不同实际应用，它们协同互联、互为支柱，共同支撑智慧档案馆的健康发展。

四、结语

任何事物的存在与发展都是诸多条件共同作用的结果，随着档案信息化的快速发展和档案社会化服务需求不断增强，档案馆事业已开始向智慧化方向发生转型变革，智慧档案馆是未来档案馆发展的必然趋势。本文通过对目前智慧档案馆与数字档案馆建设研究的对比分析，旨在厘清二者之间的区别与联系，从而在此基础上进一步研究智慧档案馆的构建思路。虽然当前智慧档案馆的理论研究成果较少，实践探索比较分散，存在缺乏国家层面的统一规划和整理设计，相关标准、法律法规不够健全，专业人才不足等问题，但是笔者坚信理论研究可以指导实践，实践探索也可以反作用于理论研究，只要我们脚踏实地，循序渐进，不断夯实理论与实践基础，逐一攻克难关，终将促使智慧档案馆建设朝着更加健康有序的方向迈进。

●参考文献●

[1]冯惠玲. 无纸收藏《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之二[J]. 档案学通讯，1998（2）:47-50.

[2]王宇晖，张晓霞，王萍. 对传统档案馆未来发展形式的认识[J]. 档案，1999（6）:20-21.

[3]杨来青，徐明君，邹杰. 档案馆未来发展的新前景:智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）:68-70.

[4]毕娟. 智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J]. 北京档案，2013（2）:13-16.

[5]王小健，刘延平. 面向智慧城市的智慧档案馆建设[J]. 档案与建设，2015（05）:16-20.

[6]杨来青. 智慧档案馆是信息化发展的必然产物[J].中国档案，2014（2）:68-70.

[7]谢波，齐丽华. 江苏省数字档案馆建设理论与实践[M].南京：河海大学出版社，2014.10:5.

[8]彭平平. 基于物联网的智慧档案馆初探[J].湖北档案，2015（7）:20-22.