档案消防与消防档案

2018-07-25孔梅

山东档案 2018年3期

文·孔梅

档案消防与消防档案是两个不同的概念——前者指的是档案及档案室的消防管理，后者指的是各单位在开展消防设施建设、消防器材检查等消防工作时形成的档案，二者之间既有本质区别，又有千丝万缕的联系。各单位的档案室中汇集了文书档案、会计档案、电子档案、实物档案等各门类档案，不管是何种门类，大致可归纳为下列几种介质——纸质、木质、织物类（锦旗）和电子介质，这几种介质都是易燃物，也是消防管理工作的重点。在对这些档案的消防管理工作中也会出现种类繁多的文字材料，如各类消防器材台账、档案库房消防管理规定等，这些都属于消防档案。对这两种相互相生的档案工作对象如何做好管理，现结合我们的做法，试论一二。

一、档案的消防管理

随着时间的日积月累和各单位工作内容的不断丰富，档案的种类和数量也在不断增多，因此，做好档案的消防管理工作刻不容缓。

（一）存在问题

1.档案管理人员思想重视不够，消防意识滞后，消防能力欠缺。目前，档案管理人员，大多的精力放在了档案的收集管理和开发利用上，对各类档案的消防管理工作重视不够，仅仅做到了“预防”二字，只是“知其然”——购置摆放了消防用具和灭火器，但并未做到“知其所以然”——对灭火器材的性能了解不够，对如何维修、报废标准更是知之甚少，经常忽视了报废年限，造成灭火器质量不能保证，如果发生火情后果不堪设想。

2.档案室不符合建筑防火设计要求。很多单位的档案室由办公楼改建而成，并没有按照档案室的设计规范建设，本身未设置火灾自动报警系统和自动消防系统，耐火设计不符合要求，任意划分防火分区或者未设防火分区，无法把火情控制在一定范围内，不能阻止火势蔓延扩大；没有防排烟系统或者形同虚设，一旦发生火灾，不能将对档案的损失程度降到最低。

3.消防制度落实不到位。很多档案管理人员，虽然以保护档案不受损毁作为工作职责之一，也制定了相应的消防制度，但在管理工作中，落实力度不够，缺乏相应的监督机制，平时的消防检查也是走走过场，起不到真正的督察作用。

4.电源设施带来火灾隐患。档案室除了照明之外，配备有计算机、复印机、扫描仪、打孔机、除湿机、空调等多种电器设备，电源电线多，用电量大。很多电源设施摆放不科学，造成电源电线并放叠放，这是很大的火灾隐患。

（二）应对措施

档案消防安全管理工作同其它消防工作一样，应遵循“严格管理、预防为主、防治结合、确保安全”的原则，增强全员档案安全意识，加强消防安全宣传教育，并使档案安全教育经常化、制度化。

1.思想上重视，制度上落实

档案管理人员要牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决克服和杜绝麻痹、松懈、侥幸心理，采取有效措施确保档案消防工作万无一失。首先要加强学习，提高自身消防意识，对档案室消防工作现状有清醒的认识，能够定期组织相关管理人员深入学习消防知识；其次，制定相应的消防工作制度、计划、应急方案等，建立消防安全管理责任制，将消防安全责任落实到人，防微杜渐，把各项防火措施落到实处；再次，档案管理人员要了解灭火对象、灭火器械的性能与存放位置，能够采取不同类别的火灾防范措施。

2.加强档案室的消防硬件管理

为了确保档案库房的消防安全，在修建档案库房时应从防火（爆）、控火、耐火、避火、探火、灭火等方面预先采取相应的消防技术措施。防火，主要是在档案室建筑总平面布局、建筑结构、建筑构件材料选取等环节破坏燃烧或者爆炸的条件。控火，是在档案室内部划分防火分区，采用耐火极限不少于4小时的防火墙，可将火控制在局部范围内，阻止火势蔓延扩大，有利于档案工作人员的疏散，有利于对各类档案消防急救，最大限度地减少火灾损害。档案室库房及每个防火分区通往室外的安全出口不应少于2个，且不应采用串通或套间的形式，库区内设置楼梯时，应采用封闭楼梯间，门应采用不低于乙级的防火门，库区缓冲间及库房门均应向疏散方向开启。耐火，是要求档案库房建筑物应有一定的耐火等级，以保证在火灾高温的持续作用下，档案室主要结构在一定时间内不被破坏、不传播火灾，避免建筑结构失效或发生倒塌。

另外，与当地消防单位保持密切联系，便于了解最新的灭火技术，及时更新灭火设施，同时确保在发生火灾的第一时间通知到消防单位，控制火灾的蔓延。

3.配备必要的消防设施

火灾自动报警设备和自动灭火设备，是保障档案库房消防安全工作最为有效的设施，这些消防设施，对于一个单位的消防工作来说起到了至关重要的作用，无论是对火情的发现，还是对火灾的扑救，都能起到非常积极的作用。

4.加强消防监督管理

加强日常防火管理，严格控制一切用火，不得将火种带入档案室；档案室内禁止存放可燃杂物，保持室内清洁卫生；电气设备与线路铺设应由专业电工严格按规范要求安装，电气线路应与库房内的照明用电线路分开，电气线路的布线无特殊情况不许将导线剪断，接头应在接线盒、开关盒或配电箱内。

5.制定应急预案，进行火灾演练

制定消防安全应急预案是一项未雨绸缪的工作，有助于决策机构快速有效地应对紧急情况，最大限度地减少火灾对档案管理人员和档案文献资料及建筑的损坏。该计划应该包括：火灾袭击时的应对步骤；火灾抢救人员的地址、名字和电话号码；需要的辅助设备、供给。计划应该写得简单明了，操作性强，列表和规划要及时更新，并保证参与救援工作的人员人手一份；多份规划应该分别放在储藏档案资料架（柜）的里里外外。规划应该让档案管理人员经常复习，最少一年一次，必要是要进行火灾火情演习。

二、消防档案的管理

（一）涉及内容

中华人民共和国公安部第61号令《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》中规定：“消防档案应当包括消防安全基本情况和消防安全管理情况。消防档案应当详实，全面反映单位消防工作的基本情况，并附有必要的图表，根据情况变化及时更新。”由此可见，消防档案主要包括：一单位基本概况和消防安全重点部位情况；二本单位消防管理组织架构和各级消防安全责任人；三消防工作管理制度；四建筑物或者场所施工、使用或者开业前消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件；五消防器材设施台账；六消防维护保养记录；七消防装备统计材料、消防产品合格证明材料、检查记录；八消防重点部位的管理档案等。

（二）管理期限和开发利用

1.整理原则和归档方法

同其他的档案一样，消防工作档案需要系统管理。消防档案的归档总体原则是：规范齐全完整，真实有效，应归尽归。遵循文件的形成规律，保持各文件间的有机联系，区分不同价值便于保管和利用。我们的具体做法是：将消防工作档案划分在文书档案类别，按照年度—保管期限—机构分类法分类整理，又因消防档案门类特殊，在分类排架上采取方法也是“单独存放下的事由结合时间整理方法”，既消防档案不隶属于任何机构，是一级排放目录。在此基础上，按档案形成的时间年份分别按“件”整理排放。

2.保管期限

我们对各类消防档案的保管期限是这样界定的。