论地方综合年鉴概况条目的内容组织

赵 峰

（上海市青浦区史志办公室，上海 青浦 201799）

概况条目是年鉴综合性条目，是年鉴不可少的基本条目。它处于分目诸条目之首，概括地反映一个地区、行业（部门）的基本情况及年度发展全貌，一般是对地区、行业（部门）年度发生的事情或所做的工作全面回顾。由于概况条目内容丰富，而文字篇幅有限，要在数百字内，概括一个地区、行业（部门）基本情况及发展全貌，相当不容易。

对此问题，年鉴学术界一些前辈已经进行了有益的探讨。

首先，对年鉴概况条目的内容构成有多种观点。许家康①许家康等.年鉴条目及编写研究［M］.南宁：广西人民出版社，1995：50.在20世纪90年代认为概况条目，“内容必须具备四个要素，（1）行业基本情况，（2）年度内实现的主要指标及取得的主要成绩，（3）行业发展变化的新特点，（4）存在问题”。徐荣奎②徐荣奎.试谈如何写好年鉴概况［J］.江苏地方志，1997（4）.认为概况基本内容有“提供综合性、概况全貌的资料”“突出年度特点”和“总结成败得失”三方面。王学胜③王学胜.小议概况条目的信息含量［J］.年鉴信息与研究，1999（1）.认为，“概况中信息包括基础信息、分信息、深层信息。基础信息“通过一个事物或者若干基本数据说明事物的基本情况”；“分信息是对基本信息的展开”，从不同角度和侧面反映总量各个方面的状况；深层信息是“重要分信息的延伸和变化比较……选择的标准是当年发生重大变动的特别重要的信息主体”。吴佩昀④吴佩昀.《新疆年鉴》地州市县概况编写质量浅析［J］.新疆地方志，1999（4）.主张年鉴概况要反映年度发展信息，主张“应该真实地反映一地在改革开放和现代化建设中出现的新情况、新问题”。黄心怡⑤黄心怡.浅谈“综述”、“概述”、“概况”在年鉴中的运用［J］.年鉴信息与研究，2000（1）.认为概况要反映全貌信息，“是对一个方面情况的概括或概要，要落脚于一个行业、部门或学科等总体面貌的缩写”。何来罗认为概况记述内容有“全年工作的指导思想”“全年完成的各项主要工作”“各项指标的完成情况”和“被授予的集体荣誉称号”四方面①何来罗.年鉴“概况”条目的内容及其规范化［J］.安徽水利科技，2005（1）.。厦门市方志办②厦门市方志办，《厦门年鉴》编辑部.年鉴编纂实务［M］.福州：海风出版社，2008：21.认为“概况条目的内容要素主要包括基本情况、年度内的主要成就、发展特点、存在问题”。孙培兴③孙培兴.如何编好年鉴综合性条目［J］.年鉴信息与研究，2009（5～6）.指出，“综合性条目的内容结构大致可归纳为社会背景、发展概况、基础数据、主要成绩和存在问题等五个方面”。孙善英④孙善英.年鉴概述性条目的优化路径［J］.江苏地方志，2014（1）.认为要“处理好常规性内容与新成果、新问题的关系……一方面，浓缩概括年度发展脉络，写好常规性的内容，确保年鉴的连续性……另一方面更要记录好新成果、新问题，体现年度特点”。许家康⑤许家康.县级年鉴的体例缺陷及弥补方法——第十四次全国地州区县年鉴研讨会主题报告［EB/OL］.http：//www.yearbook.cn/?p=4&a=view&r=338.认为“综合情况的内容一般由地方的基础信息和年度内方方面面的概况构成”。这些论述中，虽说法不一，但从不同侧面深化对条目内容的认识。

其次，对年鉴组织形式的认识也相当丰富。徐荣奎⑥徐荣奎.谈如何写好年鉴概况［J］.江苏地方志，1997（4）.主张概况要体现年度性，保持连续性，反映行业性，处理好与专题条目的关系。吴佩昀反对年鉴概况条目的格式化、静态化倾向，认为“年鉴中地州市县‘概况’格式的基本划一和面孔的年年相似，容易失其吸引力”“其单调和只变动数据的行文方式，吸引不了读者”，主张削减静态内容，增加动态内容⑦吴佩昀.《新疆年鉴》地州市县概况编写质量浅析［J］.新疆地方志，1999（4）.。翁伟主张概况条目要层次化，“在概况条目之下，可能依次分列对应的小标题（或段落）”“小标题醒目，优于分段”⑧翁伟.地方综合年鉴概况条目纵谈［J］.黑龙江史志，2000（1）.。邵荣霞指出，“年鉴应推行范式化写作法……将一组重要的基本要素指标体系按序排列，然后逐一填写的”⑨邵荣霞.年鉴应推行范式化写作法［J］.年鉴信息与研究，2000（4）.。张仁幹、赵英指出，概况条目要规范化，规范基本条目的内容⑩张仁幹，赵英.浅议县（市）级年鉴条目设置和编撰——对《哈密市年鉴》条目设置和编撰的回顾与思考［J］.新疆地方志，2008，（2）.。上述观点讨论很有见地，有价值，但是围绕概况条目是否要规范化、范式化，是否要保持稳定，是否要反映动态内容，如何处理静态内容和动态内容之间矛盾观点不一，探讨不够具体、系统，可操作性也不够强。

一、概况条目需要记叙基本信息和年度发展全貌两方面

概况条目既要反映地区、行业（部门）的基本信息，又要反映年度发展全貌信息。

基本信息揭示地区、行业（部门）的基本情况，是地区、行业（部门）的自身情况，属于现状信息，一般是多年不变，内容不多。

年度发展全貌信息就是地区、行业（部门）的各方面年度发展变化信息，揭示地区、行业（部门）的年度发展全貌，属于历史信息，构成概况条目的主体。地区、行业（部门）的年度发展全貌信息既包括年度常规信息，又包括年度动态信息；既包括年度工作信息，又包括年度工作对象信息。

基本信息：现状信息——自身情况

年度发展全貌信息：历史信息——年度常规信息、年度动态信息；工作信息、工作对象信息

基本信息与年度发展全貌信息两方面构成地区、行业（部门）概要全貌，可以确保地区、行业（部门）信息的全面性、稳定性与连续性，方便读者掌握了解年度基本情况，二者缺一不可。正如许家康指出的，“仅仅提供基本信息而不反映年度概况，或者只反映年度概况而不提供基本信息，都达不到综合情况的内涵和外延的要求”。⑪许家康.市、县（区）年鉴编纂中常见的突出问题［J］.年鉴通讯，2011（2）.

年度发展全貌信息即地区、行业（部门）各方面年度发展全貌信息，又称年度发展信息、年度全貌信息，位于概况条目基本信息后面。涉及地区、行业（部门）年度重要工作、主要成绩、经验教训、荣誉等等。全貌信息有些是年度常规信息，有些是年度动态信息；有些是工作信息，有些是工作对象信息，需要好好区分。

（一）年度常规信息和年度动态信息

根据信息动静特点，年度发展全貌信息可以划分为年度常规信息和年鉴动态信息。年鉴要记叙年度常规信息，也要记叙年度动态信息，不能只记叙某一方面。

概况条目中的年度常规信息反映地区、行业（部门）每年发生的工作情况和工作对象方面比较重要常规情况，内容基本不变，只是数据有所变化。概况中的常规信息重要性低于记叙在综合记事条目中比较重要的某方面常规信息。

概况条目中的年度常规信息属于多年相对稳定的内容，可采用某种范式写法。如“工商行政管理”或者“市场监督管理”分目概况条目中的市场主体构成数据、各类行政执法情况数据等，地区分目概况条目中的基本经济指标等，内容样式多年保持稳定，变化的是数据，具有某种固定性、稳定性特点。又如，“银行”分目下，银行机构数量、网点数量、存贷款余额、从业人员数量等信息，也是反映各行业的年度常规信息；“工会”分目概况包括辖区工会数量、基层组织数量、会员数量等反映工会规模的年度常规信息；“审判”或“法院”分目下，各类案子分布数量，也是年度常规信息。宜采用某种范式写法，依照一定标准、规范，用相对稳定样式记叙常规信息。

概况条目中的年度动态信息是地区、行业（部门）年度重要的、有价值的变化发展信息，是工作和工作对象方面的重要动态信息。其重要性低于记叙在事件条目中年度“特、重、新、热”事件，低于记叙在集合型事类条目的比较有价值的、比较重要的同类事件，也低于记叙在综合记事条目中比较重要的某方面常规信息。一般是一句一个信息，由时间、地点、结果（或状态）等因素构成，讲清楚事件的结果是什么或处于什么状态（数据也是一种状态）就可，不必展开。例如，“启用轨道交通2号线徐泾东综合交通枢纽及停车场，接驳11条公交线路”“超额完成市政府‘免费孕前优生健康检查’实事项目，2695对夫妇接受服务”等等。对内容的记叙都是点到为止，不包括琐碎细节和程序化内容的记述。

概况条目中的年度动态信息还包括文字内容不多，不宜单独设立条目记述的，能够一、二句话交代的事件信息，这种事件重要性自然也是低于事件条目。还包括年度重要工作、主要成绩、经验教训、荣誉等方面动态信息。

设立常设表格记录基础数据。年度常规信息中某些数据属于基础数据，年年要记叙，年年要比较，可以考虑在概况条目后面设立规范、统一的常设表格，记录这些基础数据。每年设置地区、行业（部门）基础数据表格（常设表格），如国民经济主要情况表格、进出口（贸易方式）情况表、工业企业主要经济指标情况表等，可以确保数据记录规范化、稳定性、连续性和可比性，又方便读者检索。

配合年度常规信息和年度动态信息在概况条目、基础数据在常设表格中反映的组织形式，“特、重、新、热”信息可以在事件条目①事件条目包括狭义事件条目（即一些文献所称的单一记事条目）、会议条目、工程条目、机构条目、节庆赛事条目、人物条目等（《试论地方综合年鉴事类条目》，《上海地方志》2017年第1期）。中反映，比较重要的某方面常规信息可在综合记事条目中反映，介于“特、重、新、热”事件与年年不变的常规事件之间的比较有价值、比较重要的多个同类事件在集合型事类条目中反映，②赵峰.论地方综合年鉴事类条目［J］.上海地方志，2017（1）.背景性、指南性、资料性信息在资料性条目中反映。如此，概况条目、事件条目、综合记事条目、集合型事类条目、资料性条目和常设表格7种记叙形式，分别容纳地区、行业（部门）各方面信息，全面、系统反映地区、行业（部门）的年度各方面情况，从而实现要项不缺、系统全面的目标。

（二）年度工作信息和年度工作对象信息

根据信息反映对象不同，年度发展全貌信息可以划分为年度工作信息和年度工作对象信息。年鉴要记叙工作信息，也要记叙工作对象信息，不能只记叙某一方面。

概况条目中的年度工作情况包括年度重要工作过程、工作结果（成就、得失）、荣誉等情况。如“工商行政管理”分目概况条目中的各类行政执法数据、获奖情况等属于工作信息。

概况条目中的年度工作对象信息，主要是工作对象的构成、状态方面信息。如“工商行政管理”工作对象是市场主体（企业、个体户），相应工作对象信息是市场主体构成数据；“国有资产管理”工作对象是国有企业，相应工作对象信息是全地区国有企业资产构成、经营状况数据等。市场主体构成数据，国有企业资产构成、经营状况数据等属于工作对象信息，是年鉴信息亮点，有价值的信息，需要加以记叙的内容。

多数情况下，严格区分工作信息和工作对象信息是很困难的，不少信息具有工作信息和工作对象信息二属性。分析“超额完成市政府‘免费孕前优生健康检查’实事项目，2695对夫妇接受服务”信息，其中“超额完成……健康检查”属于工作信息，“695对夫妇接受服务”属于工作对象信息。一般政府部门关注的是前者，社会公众关注的是后者。我们记叙工作对象信息，既保存了资料，又增强了年鉴的可读性。

二、概况条目基本信息应采用范式化的写法

基本信息即地区、行业（部门）基本情况，反映分目记叙对象（即地区、行业或部门）自身情况，属于多年不变的内容。它是概况条目组成之一，始终居于概况条目之首，内容多年保持稳定，具有固定性、稳定性特点，可方便读者快速阅读查考。

由于具有固定性、稳定性特点，因此基本信息宜采用范式写法，将记叙内容规范化、格式化记叙。“范式化写作法，是将一组重要的基本要素指标体系按序排列，然后逐一填写的条目处理方法”“范式化写作法的一组基本要素指标就是经过精心选择并排序的必要数据指标体系。它用最简明扼要的方式去反映事物的本质特点和基本面貌。”①邵荣霞.年鉴应推行范式化写作法［J］.年鉴信息与研究，2000（4）.

概况的基本信息大体有管辖范围、隶属情况、职能、机构等。地区分目下，概况条目基本信息要反映地区自身基本情况，一般有如下信息构成：行政区由来、面积、方位、经纬度、四至、主要交通、主要文物遗址、主要旅游胜地、政府办公地址。还可以包括电话、网址等等。

行业（部门）分目下，行业（部门）概况条目基本信息要反映行业（部门）自身基本情况。如“总工会”分目概况包括辖区下属机构设置、职能等；“工商行政管理”或者“市场监督管理”分目下，可包括职能、下属机构设置等。在某些年鉴中，上述各项还可包括行业（或部门）主管单位或行业协会名称、办公地址等。

三、概况条目各种记叙方案比较

由于概况条目可记叙内容相当丰富，涉及领域众多，因而记载多少内容、如何记载在年鉴界有着不同做法，大体有如下五类方案，可供选择、讨论。

（一）视概况条目为分目全部文字内容的提要或者摘要、摘录

有些综合年鉴把概况理解为是本分目全部文字内容的提要或者摘要、摘录。应该说，位于分目下的概况条目是本地区、行业（部门）的大略情况的记叙，即本地区、行业（部门）的基本信息和年度发展全貌信息。概况内容来源或依据是本地区、行业（部门）方方面面情况，是地区、行业（部门）方方面面情况的提炼，包括年度常规信息和年度重要的动态信息，包括年度工作信息和年度工作对象信息，而不是分目下各条目文字内容的提炼，更不是本分目各条目文字内容的摘要、摘录。分目下各个条目的文字内容的提要或摘要、摘录是不能涵盖地区、行业（部门）概况内容的。以分目内容的提炼或摘要、摘录为概况条目内容，会遗漏后面单一条目与常设表格中所不能反映的年度特有的重要、有价值的信息，因此这种做法是不可取的。

（二）在概况条目中详细记载年度方方面面发展信息，没有统一范式

在概况条目中简要记录地区、行业（部门）年度各方面发展信息，是多数地方综合年鉴常见做法。年鉴界一般认为，年度要“浓缩概括反映年度发展脉络，既要写好常规性的内容，更要抓住重点，反映年度内出现的新成果、新经验、新情况和新问题，体现时代特征、地方特色和年度特点”。①孙培兴.何编好年鉴综合性条目［J］.年鉴信息与研究，2009（5～6）.这个方案，记叙年度各方面信息，是全面的、无重大遗漏，又是简略、概约的，力求用最精炼的文字，传递最可能多的，最新、最重的信息。

但是多数地方综合年鉴在编辑概况条目时，力求各方面年度信息丰富完善，由于缺乏统一的范式、记叙规范，没有有意识记叙基本信息、年度常规信息和记叙年度动态信息，有意识记叙工作信息和工作对象信息。结果往往是信息杂乱、没有条理，不方便读者查阅，存在诸多不合理性。因此范式化、程序化编辑是一个选择。

（三）在概况条目中设置固定子条目，基本信息和年度常规发展信息中实行某种范式化写作法

在概况条目中对基本信息和年度常规信息采取某种范式化记叙方式，在区县分目中有现实方案。《青浦年鉴》《洛阳年鉴》2004版、《上海年鉴》2006版将概况内容进行分段，是范式化的起源。《上海年鉴》2010版区县分目概况条目中，基本信息内容历年大体不变；年度发展全貌信息部分划分成若干固定子条目，设置“区域经济”“城乡建设与管理”（或者“城市建设与管理”）、“民生工作”“社会事业”和“区域特色”五个子条目，分门别类，有序记叙地区、行业（部门）年度常规信息，重要动态信息也在相关子条目中记叙。同时在概况条目后面设置规范统一的常设表格，记叙重要基础数据。2011～2013年也如此，比较规范、稳定。这种将基本信息和各方面年度重要的常规发展信息、以及年度有价值动态信息一一分类、归属于概况各子条目下，并附有常设表格，有序简要记叙的方法是一个有价值的尝试。

概况内容固定为若干个子条目，分门别类简要有序记叙地区、行业（部门）的年度各方面重要信息，可以保证信息资料的归类清晰，不紊乱，确保重要的基本信息和常规信息位置固定，方便了广大读者检索阅读所需要的信息；保持多年不变，保证年鉴信息资料的连续性、稳定性和可比性；确保资料稳定性、系统性，可确保年鉴资料信息成为方志资料的重要来源；编辑实践中，便于将众多杂乱信息归类。

但是这个方案有缺点，往往是由于编辑人员过于追求记叙内容丰富、完备，易走向极端，引发了不少问题。过于追求各子条目信息完备、全面，容易造成各子条目间信息交叉；信息太丰富，又重复、交叉，容易出错，需要编辑或撰稿人员前前后后认真对照文稿修改，工作量大，存在一定难度。此外，这个方案中，概况条目内容越来越丰富、细致，篇幅越来越大，往往占去分目的一半甚至更多篇幅，结果是后面单一条目数量不得不减少，区域性、行业性大事、要事、特事选题空间被挤压，年度“特、重、新、热”信息大大缺失。因此，方案二表面上完美周全，但是在操作中很容易走向极端，不一定是最合理的、最佳方案。

（四）在概况条目只设立地区、行业（部门）基本信息

这个方案是在概况条目中只设立地区、行业（部门）基本信息，基本省略了年度发展全貌信息，只保留节庆、荣誉等少量年度信息。实质是将概况条目变成为“概貌”条目，概况篇幅大大减少。同时注重在概况后面设置若干个单一性专题条目，记录地方年度“特、重、新、热”信息；设置规范统一的地区、行业（部门）常设表格，记录年度各方面基础数据。

这个方案操作简便，完全采用了范式写法，编辑人员不必为了确保年度发展全貌信息的丰富、完备而费尽心思，而且概况篇幅的减少，增加了单一条目数量，能够较好揭示地区、行业“特、重、新、热”事件。

但是这个方案存在不足，走向了另一个极端。保留基本信息，在删除常规信息的同时，也删除了行业、地区的年度部分重要动态信息，牺牲了大多年度发展全貌信息。地区、行业（部门）发展全貌信息得不到反映。类似“上海国际时尚中心二期竣工、三期开工。环同济知识经济圈实现总产出180亿元，比上年增长20%”“上海联合钢铁交易所、上海联合矿权交易所挂牌成立”“全区科技企业达到5077家，列上海各区县第一”①《上海年鉴》编纂委员会.上海年鉴（2012年）［M］.《上海年鉴》编辑部，2012：466.等信息，属于年度重要动态信息，不能被记叙在概况条目中。这些信息由于重要性、价值性不高，也不能单独设立条目进行记叙；这些文字信息也不能在常设表格中反映出来。由此，这些地区、行业（部门）年度特色的重要信息就会被遗漏。因此这方案也存在局限性。

(五）在概况条目中保留基本信息，压缩年度常规信息内容，适量记叙年度动态信息

在概况条目中保留基本信息，记叙适量的年度发展全貌信息，附有常设表格，则是另一可靠方案。概况条目依然由基本信息和年度发展全貌信息组成。年度发展全貌信息要记叙适量，就是要求简要记叙少量重要的年度常规信息和重要的年度动态信息，精选记叙内容，所记载的内容，包括工作信息和工作对象信息，是一般不能或者不宜在前面基本信息和后面的记事条目、集合型事类条目、综合记事条目与常设表格中反映的地区、行业（部门）的重要、特色信息。

概况条目中，要精选年度重要常规信息，只记叙少量重要的常规信息，如“工商行政管理”分目中的市场主体构成数据、各类行政执法数据，“国有资产管理”分目中的全地区国有企业资产构成、经营状况数据，“工会”分目中辖区工会数量、基层组织数量、会员数量等，是相当重要常规信息，可以保留。同时，动态信息要选取年度特有的重要、有价值的变化发展信息。这些重要动态信息，一般是一句一个信息，语句简洁。基本信息、常规信息要采取统一范式，规范记叙，每年记叙范式大体一致。

这个方案介于方案三与方案四之间，是两方案的折中。这个方案确保了年度重要信息不遗漏，同时编辑操作又比较方便。

上面讨论的五个方案各有特色，其中最后方案，在概况条目中保留基本信息，记叙少量重要的年度常规信息内容，简洁记叙年度重要动态信息，基础数据记录在常设表格中，同时在概况条目后面设置综合事件条目、事件条目和集合型事类条目中，分别记叙年度某方面重要常规信息、重要同类事件、“特、重、新、热”事件，从而能够实现年鉴“要项不缺，系统全面”的目标，是比较合适的方案。