事业单位电子档案管理方法研究

赵玉清

【摘要】事业单位作为政府对接广大人民的第一窗口，对其日常职能发挥一定要更加重视。而今事业单位的现有档案管理模式，已经由于电子技术的进入得到了很大程度上的提升，在档案存储与查阅效率上实现了质的飞跃，对于人员配置和工作时长的需求也大大压缩，这都为事业单位更好地服务人民群众提供了更为有效地保障。但随着事业单位电子档案管理的常态化，很多相应的档案管理新问题随之呈现，因此本次研究将针对这些问题展开系统的研究，凭借已有文献及自身工作经验来针对性的制定一些有效措施，以便为后期我国事业单位电子档管理工作提供一定的实践指导。

【关键词】档案 电子档案 档案管理 事业单位 管理方法

【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）50-0247-01

伴随社会的进步，信息智能化技术已经运用到了社会的各个领域。现如今，中国事业单位大多数都已经使用了电子档案的档案管理方式，这一模式和以往的档案管理模式相比，在档案收集、整理、保存和查阅上都有了很大进步，但在保存方式和安全防护措施方面都和以往不同，这也促使档案管理工作产生了一些新的问题。

一、事业单位电子档案管理中的常见问题

运用数字化的手段进行电子档案管理虽然具备了很大的优势，但由于这一手段运用的时间较短，因此在档案管理运用中也产生了一些安全性的问题。

1.网络黑客问题

如今的网络已经覆盖运用到各个领域，在这一便捷的平台快速共享资源的同时档案信息的数据也存在一定的安全隐患。因为加入网络的便捷性，以及互联网自身的开放性及共享性，导致很多非法黑客通过网络盗取事业单位档案资料的数据信息成为可能，不法分子可以凭借特定的木马病毒或者伪装IP进入事业单位的电子档案系统，对事业单位的电子档案信息进行窃取、篡改及破坏，从而给事业单位的档案管理工作带来很大的困扰。

2.信息安全问题

电脑及网络的安全漏洞是一个无法杜绝的现象，这就决定了网络安全风险的存在，同时在数据凭借移动硬盘转移存储时档案信息也存在一定的泄露风险，而且电脑软件和硬件也常常出现一些故障，这都是电子档案管理中常见的安全性问题。并且现在黑客的数目和技术也日渐提升，很多常规性的防火墙及杀毒软件在遇到黑客袭击时抵抗力都较弱。

3.人员技术问题

再加上事业单位电子档管理人员的技术水平有限，在日常档案管理当中并未及时对防火墙及系统进行维护和升级，造成档案信息面临网络安全风险。

4.窃取泄露问题

就是电子档案的复制十分快捷，这也给一些思想不坚定的管理人员在为个利益而窃取档案信息上提供了很大便利。

以上的这些事业单位电子档案管理中的安全性问题都不容忽视。

二、事业单位电子档案管理措施

1.加强安全防护

事业单位要按时对电子档案管理设备开展升级及维护，定期进行漏洞的修补，及时的进行病毒和木马的查杀工作，设置完善防火墙系统，对网络的安全加大监测力度，及时引进国外先进软件进行系统的防护工作。并且，要对设备所处的环境进行检查，远离水源和易燃易爆物品，对含有有害气体和较大磁场的环境应及时进行处理或更换设备安置地点。同时，要不断提高相关档案管理人员的素质，加强人员的安全责任意识，必要时可制定危机处理应急方案以降低安全问题出现时所造成的损失。

2.完善保管机制

电子档案的管理和传统纸质的档案有天壤之别，在以前的事业单位档案管理中最需注意的是防火、防水、防潮、防蛀这四大基础问题，而在如今的电子档案管理当中，虽然也要注意防火及防水问题，但对于数据木马和病毒的防护才是档案保管中的关键性问题。首先，在档案归档前，一定要进行木马及病毒的排查，确保电子档案本身的完整及安全性，同时还要根据事业单位的工作需要进行电子档案的加密；其次，要按时按期进行电子档案安全检测，以确保档案信息的完整及安全；最后，在电子档案存储设备上，一定要选择质量好的数据存储设备，并且要注意磁场及设备保养等相关问题，才能确保电子档案存储的完整及安全。

3.规范统一格式

就事业单位而言，想要避免在进行文件共享以及传输等情况下出现的不兼容问题的发生，只能凭借在各单位之间制定共同的标准，规范档案格式推行统一政策，摒弃具有特殊格式的软件，使文件类型等保持一致。通过建立电子档案规范制度，对电子档案的收集、整理、保存等方面的具体细节进行严格规定，从而大大方便事业单位的整体工作效率，提升事业单位的服务质量。

三、结束语

本次研究针对事业单位的电子档案管理展开了研究，对现有的事业单位电子档案管理问题展开了梳理，凭借已有文献及自身工作經验来针对性提出了一些有效措施，希望可以为事业单位档案管理工作进一步提升提供了一定帮助。

参考文献：

[1]李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J]. 人才资源开发. 2017（16）.

[2]张恩爽.谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J]. 才智. 2017（19）.

[3]郑欣.中外电子档案管理理念及模式述略[J]. 黑龙江档案. 2017（04）.