试论档案的开发利用在学校全面管理的作用

杨茗雅

【摘 要】档案的开发利用工作在技工学校管理过程中有扮演着重要角色，能够真实反映出技工学校的管理全过程。为了促进技工学校的发展，应当充分利用和参考档案资源，增强档案管理人员对档案的收集、整理能力，使学校的信息化管理水平不断提高。本文对档案的开发利用工作进行概述，并结合工作经验对其作用进行分析。

【关键词】档案；开发利用；技工学校；作用

随着社会科技的不断发展，信息化在各个行业得到广泛应用，其在技工学校档案方面也发挥着重要作用。学校的档案为其发展有着重要作用，能够真实反映出学校工作的全过程，技工学校教育与管理的过程中都離不开技工学校档案。为了使技工学校能够更好地运营，技工学校档案在其中发挥着必不可缺的重要作用，避免给技工学校造成不必要的损失。档案的开发利用在技工学校中有着重要作用，因此，技工学校应当加强对档案的开发利用管理工作。

一、档案开发利用工作概述

档案利用工作的指导思想大致为三个方面。第一，全面服务于档案利用者，档案管理人员对利用者需要的信息资源类型进行了解，并对帮助其准确找到相关信息资源；第二，及时服务于档案利用者，一般都会有很多着急使用相关信息资源的档案利用者，为了节省其时间，档案室（馆）内应设置科学的检索系统，不仅能够避免利用者因不能及时找到相关信息资源而影响工作的情况，还能防止档案失去其保存及利用价值；第三，准确服务于档案利用者，档案利用者大多数情况只能提供比较模糊的信息资源内容，并不能对其进行详细描写，这使得在查找的时候备选的信息资源比较多，并不能及时对相应资源进行阅读，这时就要求档案室（馆）相关工作人员对档案利用者提供的信息资源内容进行分析，并掌握其需求，在这个过程中，工作人员可以对档案利用者进行针对性提问，避免出现误检、漏检等情况的出现。

在日常借阅量的排行中不难看出，一些政策规定性的材料相对别的借阅量比较多，比如大学生就业待遇、计划生育待遇政策等。为了更方便地为利用者服务，可以采用电话咨询、问卷借阅、网上浏览、整理汇编等形式。档案的有效利用为一些管理上的难题提供了解决方案。

二、处理档案利用工作中出现问题的措施

1.针对纸质档案的措施

针对纸质档案，技工学校的档案工作人员应当做到严格的控制。当档案利用者接出或归还纸质档案的时候，应按照相关借阅规定，对进行详细记录，当纸质档案未入库的时候，档案管理人员应当对其进行妥善保管。档案库房中不允许非工作人员入内。当外人需要对档案进行借阅的时候，应当得到领导审批后再办理相关的借阅手续，特别声明的是，在没有经过档案工作人员的允许下，利用者不得抄录档案，更不能复印档案。

2.针对电子档案的措施

针对电子档案，应当定期对其进行维护，保证其安全性。同时，也应定期对档案信息进行完善，保证电子档案内容上的完整性、保密性、可用性。这些都可以在利用的过程中采用相应措施进行控制。控制措施有以下四方面：第一，做好对网络系统的控制工作，技工学校应当将本公司的局域网与一切外网进行隔离，不能和Internet交叉使用，从而使电子档案的安全性得到保障，当登录档案管理系统的时候，应当设置密码；第二，应在计算机上安装相应的防病毒软件，并对病毒库及时更新，避免计算机中病毒的现象；第三，不同的人所能借阅的档案也是不同的，档案工作人员应当以档案的密级为依据，对借阅者范围进行把握，并了解借阅者的信息，及时提醒其归还；第四，电子档案库房的外界环境也非常重要，应对其外界环境进行严格控制，避免其处在磁场的环境中，将光盘档案、磁盘档案放进防磁柜中进行保存。

三、配备必要的管理设备设施

档案的基础设备对档案的保存必不可缺的条件。随着科技的快速发展，档案管理体制也随之步入现代化，档案工作也采用信息化对档案进行分类管理。传统的档案管理方式由于太古板，进而限制了档案工作的发展，也影响了技工学校的发展。因此，应当加强档案管理工作的信息化，档案管理工作的现代化离不开相应档案管理软件，技工学校可以自主研发或者购买此类软件，并对软件进行改造，打造出适合技工学校的档案管理软件，同时定期进行维护更新，保证软件的可用性。同时应建立相关的档案库房，方便人们在使用的过程中通过档案管理软件进行查找。档案库中的铁柜可以换成具有现代化气息密集架，并购买所需要的计算机、服务器、扫描机、光盘库等现代化管理设备设施。除此以外，应将软件中的档案信息与实际档案信息进行同步，保证档案的真实性、可靠性。

四、档案的开发利用对技工学校全面管理的作用

1.档案的开发利用使技工学校全面管理的基础

各个项目的提出、审批、设计等建设管理过程的文字、表格、图纸材料都包含在档案中，为技工学校的管理提供一手信息资源。档案能够更好地表现技工学校的经营发展历程，档案中含有丰富的知识信息和科技资源。当技工学校需要改建、扩建的时候，档案能够为技工学校提供原始数据资料，方便项目负责人参考。为了更有效的完成电力建设，技工学校应当分析区域的特色及发展状况，并以这些为基础，对相关影响因素进行充分考虑，再对项目进行科学全面地规划。这些工作中都离不开档案的信息资料，对其进行管理，保证合理性及技工学校的经济效益。为了推动技工学校稳定快速地发展，应加强技工学校管理中的档案的开发利用工作，档案的管理效果及质量直接影响技工学校在市场上的地位。为了保证技工学校在市场上健康稳定地发展，应加强相关工作人员的创新意识，从而使档案的开发利用工作水平的提高。

2.档案的开发利用有利于维护技工学校的合理利益

技工学校随着社会的不断发展也慢慢步入规范化，档案的开发利用有利于维护技工学校的权益。当技工学校在管理方面出现了需要明确责任的问题时，可以参考档案进行维护技工学校的权益，档案信息资料中记录着各种解决纠纷的方法。技工学校的档案中都会有原始信息资料，技工学校可以查阅相关的资料，对项目中出现问题的责任进行划分，明确项目事故中的责任主体，便于解矛盾问题，从而维护技工学校的合法权益。

3.档案的开发利用能为技工学校的发展积累经验

档案管理是技工学校管理活动的重要组成部分。档案中含有大量的有价值的信息资料，所包含的范围比较广泛，种类也很多，人们可以从档案中得到自己需要的图片、文字及数据等，档案的真实性为技工学校的发展提供了有利的条件。技工学校教师的经验都完整的记录在档案中，并对其发展经验历程及实际成果进行详细讲解，技工学校可以通过借鉴先前经验不断促进学校的发展，因此，档案的开发利用在技工学校中有重要作用，并使技工学校在市场竞争中得到一定的优势。

4.档案室提供技工学校科学决策的重要依据

档案开发的有序性能够促进技工学校资料转换成系统的档案信息，并形成各种文件资料体系来满足学校的需求。档案信息分为两个要素，一个是生产要素，一个是资料要素。生产要素是技工学校根据规范体系要求进行编辑、整理而成的增值。资料要素是技工学校对学校行业进行分析，并收集相关的资料。档案的开发利用工作为技工学校的管理层提供相关的参考信息，保证管理层决策的科学性与有效性，从而促进技工学校的稳定快速发展。

五、总结

为了使档案更好地服务于社会，技工学校的档案管理人员一定要更新观念，积极探索创新，加强对档案的开发利用，为技工学校以后的发展留下宝贵的经验以外，还能促进学校管理水平的提高。使档案的开发利用在技工学校全面管理中积极发挥重要作用，使档案的信息资源更有价值。

参考文献：

[1]丁秋影.电力企业工程档案管理探索[J].中国高新技术企业，2013，（16）：140-141.endprint