浅析高校不动产档案的信息化管理

张莉

摘 要： 不动产档案是高校档案管理一项重要内容，同时也是房地产管理工作的一项基础工作。纸质档案和电子档案是目前两种载体形式，因此要充分认识到这两种载体档案的重要性和价值，并将实体化管理和信息化管理相结合，充分发挥电子档案优势，同时注重鉴定档案的价值、档案收集的准确性、真实性和完整性，保证档案的动态管理，并循全程管理的原则。

关键词： 不动产档案;纸质档案;电子档案;信息化管理

中图分类号：F472      文献标识码：B      文章编号：1008-4428（2018）10-0009-02

高校不动产档案是指，“高校在房屋、土地、地面建筑物、景观绿化等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等历史记录”。从内容上可将其分为四部分：一是房屋产权利人、房产权属登记确权、房屋产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件;二是房屋及地面建筑物所占用的土地使用权权属界定位置图、房地产分幅平面阁、分丘平面图、分层分户平面图等;三是各类不动产登记工作中形成的各种文件材料;四是其他有关不动产权属的文件材料，包括不动产权属冻结文件、权属代管文件，历史形成的各种不动产权证、契证、账、册、表、卡等。高校不动产内容的划定需根据学校自身发展需要，并严格依据不动产内容进行收集。

一、 不动产档案的历史价值和现实价值

（一）不动产档案的历史价值

第一，是高校不动产工作凭证的历史积累和权属证明的历史见证。不仅对于高校房地产管理、场馆管理工作有直接的利用价值，而且是长期积累的材料，具有不可替代的历史见证价值。

第二，为学校的历史变革留下了珍贵历史记录，具有重要的历史保存价值。高校不动产管理档案的历史价值，在于其客观记录性，档案记载了学校建设和发展的历史，是反映高校变迁和房屋、土地资产变化的真实记录。校园房屋的丈量、土地界限的认定、房地产平面图的测绘所记录下来的是学校的变迁史，高校不动产管理档案所反映的历史，也是一个动态的发展过程。

（二）不动产档案的现实价值

第一，是提供产权证明的重要凭证，为学校不动产归属权争议问题提供重要材料，也可为学校和个人房产的归属问题提供参考资料。在进行产权认证、产权纠纷、查处违章用地和建筑时，不动产管理档案都是必不可缺的依据。

第二，是学校基建、规划等政策制定的客观依据。在学校制定发展规划、基建等相关政策时，也发挥巨大作用。学校的整体用房规划、基础设施建设和学生宿舍提升计划等，均需要依据不动产管理档案。

第三，是保障教职工民生利益的重要依据。根据不动产管理档案所提供的真实房屋的面积、结构、用途、地理位置、建造历史等，学校教职工个人的产权归属等信息可以得到确认，从而保障了教职工的合法权益。同时也为学校进行修缮计划提供了时间和数据上的支持。可以說不动产管理档案中的学校家属区资料，也是学校教职工及家属来访查询记录的重要凭证。目前高校房产档案中的“房改房”档案和公用房档案，为教职工的民生权益提供了重要保障。

二、 新时期不动产档案信息化管理的必要性

（一）信息化管理能提高不动产档案的管理效率和保证信息准确性

由于目前高校不动产类档案的使用频率增加，不动产管理工作需要通过引进信息化技术来满足这一系列需求。近年来由于高校不动产工作量不断加大，档案的动态管理也成为一项重要工作。档案资料为满足不断更新的需求，需要在纸质档案的基础上完成信息化采集，信息化管理便于资料的更改和补充，可以随时进行信息的补充和完善，大大提升了工作效率和提高了档案的准确率。

（二）信息化管理才能实现不动产档案信息的共享和整合

档案信息化更便于实现资源共享，极大地解决了地域、时间带来的不便，不在档案室、不在规定的工作日也可以完成查档工作，同一时间也可为不同查档需求者提供服务，极大地提供了办事效率，节省了大量人力和时间，也为全校教职工提供了方便。同时对于公开性的档案信息又提供了一个共同分享的平台，促进了各个部门之间的沟通和交流，真正实现了资源共享。

（三）档案数字化有利于保护纸质载体原件和延长使用期限

信息技术在档案管理中的应用，也是对于纸质档案的一种保护，手工查档的频率减少更有利于档案的保存，也在一定程度上避免了档案原件的破损和丢失，对于那些年代久远、容易破碎的纸张，更需要进行高科技保存方式，不便于翻阅。那些历史年份较长的凭证资料可以延长使用寿命。

（四）信息化管理才能提高不动产档案信息的查全率和查准率

档案信息化管理可以提高行政决策效率和办事效率。通过将纸质档案数字化，可实现档案信息的缩微保存和自动检索。通过建立地址索引卡，户名产权名索引目录等方式，提高查找档案的速度和准确率，同时，根据档案信息的数据分析，更有利于分析和了解所需掌握内容，为快速正确地形成决策制度做准备，保证了查档的查全率。

三、 不动产档案信息化管理的必要举措

（一）不动产档案数字化过程中，要重视纸质载体的保护工作

不动产纸质档案有两个优点：第一，纸质档案具有很强的凭证效力和法律效力。纸质档案所呈现的是历史档案的原貌，是对过去情况的客观记录和再现，没有经历过任何处理，例如学校的招标合同、与各部门院系签订的用房合同等，上面的负责人和公章均以原始材料呈现，无法篡改，才使得纸质文档具有凭证性作用和无可比拟的法律效力，成为纠纷案中的重要凭证。也正是因为这种价值才成为其他形式档案无法取代的存在。第二，纸质档案更具有稳定性。一是因为电子档案容易受到电磁波的干扰和损坏，其中的信息丢失不容易找到和发现;二是因为一旦计算机中毒或出现设备故障等问题，很容易导致档案信息丢失;三是电子档案容易被篡改，并且在修改后不会留下痕迹。这使得电子档案在稳定性上存在很大隐患。