大数据时代背景下的档案管理分析

杨慧

摘 要：大数据时代背景下，档案管理面临的是机遇更是挑战，档案管理人员要积极的利用大数据时代背景下一些先进的档案管理技术，来提高档案管理的模式创新，同时档案管理人员也要积极的提高自己的专业技能和新模式下业务操作技能，实现档案管理的不断发展。本文笔者根据工作实践经验对大数据时代背景下的档案管理进行了分析探讨。

关键词：大数据时代；档案；管理

传统的档案管理工作就是一些信息数据的整理、分类和收藏等功能，但是大数据时代背景下，面对海量的信息数据，传统的档案管理方式已经不再适用，因此必须要在大数据时代背景下对档案管理工作进行变革，才能适应时代发展的需求。随着计算机技术的快速发展，对信息的处理速度也呈几何级数式增加，能够处理的数据量也变得越来越巨大，大数据分析成为现在信息处理的主流模式。在大数据时代背景下，对信息管理的要求越来越高，而档案管理作为一种信息管理形式因此面临着新的机遇和挑战，档案管理要积极适应大数据分析的需要。

1 档案管理在大数据时代面临的考验

大数据是新时代的产物，而档案管理作为一种历史悠久的工作，在新的时代背景下，因为大数据的发展而受到巨大的影响，面临各种新的问题，其中比较典型的考验可以概括为以下几点。

第一，大数据凸显了档案管理的重要性。大数据分析作为信息处理的一种方式，其显著的特点就是信息处理量大，处理速度快，信息处理结果准确，但是如果在海量的信息当中有用信息比例过小就会严重影响信息处理的准确性。而在海量信息当中，各类档案信息作为经过专门整理的信息，是对特定领域内专业信息的系统性整理，与通过网络收集来的信息相比其所包含的有用信息含量极大，而且信息量更加集中，指向性更强。在大數据处理的信息当中增加档案信息的比例，可大大提高信息分析的准确性。大数据分析对档案信息的需求，使得档案管理工作的重要性得以彰显，科学的档案管理才能够保证档案信息的准确性。

第二，大数据对档案管理提出更高的要求。大数据对数据信息量的要求是极大的，零散的信息分析不能称为大数据分析，因此大数据分析对档案信息的需求量也是极大的，这是大数据给档案管理提出的第一个也是最重要的要求，档案管理在大数据时代所需要处理的信息数据量与传统的档案信息量完全不在一个量级。信息量的增加，势必要带来档案管理方式的变革，档案管理可以为大数据分析来服务，档案管理同样也可以借助大数据技术来进行档案信息的管理，新的技术条件下的档案管理方法要更加的科学，更加的先进，但是对档案管理的要求也比传统的管理方法要更高。

第三，大数据需要专业的档案管理人才。在大数据时代，档案管理的技术含量大幅度提升，对档案管理人员也提出了更高的要求。档案管理不再是简单的对先有文档的简单整理和记录，而是要根据大数据的需要对档案信息进行整理，其存储的方式以及结构都与传统的形式大相径庭，要求档案管理人员对计算机技术、数据库技术、数据结构等专业知识都有较为专业的掌握。所以档案管理人员不能再是单位其他人员兼任，甚至不相关专业的人员都不能专门从事档案管理工作，档案管理需要有专业的档案管理人才来从事，需要经过专业知识系统的学习才能够胜任，在档案管理工作中能够根据需要来将各类专业知识进行灵活运用，以达到最理想的效果。

2 大数据时代背景下档案管理新模式

第一，档案信息数字化。档案信息处理是管理工作的重要环节，大数据分析所处理的信息都是存储于计算机内部的数字信息，而以往档案管理所整理收集的信息都是记录在纸上，整理为文件后进行存储，这种模式所积累的信息，无量信息量有多大，都是无法被大数据分析所利用的。因此，档案管理在大数据时代背景下首先要做的就是将原有的档案信息进行数字化，将有用的档案信息由纸质文件夹上迁移到计算机上，进行数字化存储。并在以后的档案信息整理收集中，直接将相关的信息进行数字化存储。档案信息的数字化，不仅可以使得信息能够为大数据分析所用，还可以大大提高档案信息收集的效率以及档案信息存储的成本。

第二，信息结构科学化。要推进中国档案信息的数字化，不仅仅是简单的将存储在计算机内，还要满足档案信息的多种需要。如果只是将原本记录在档案文件当中的信息，记录在Word、TXT等格式的文本文件当中进行集中存储，那对档案信息数字化的意义就得不到体现了。档案信息的存储结构一定要科学，可以采用专业的数据库类存储档案信息，并根据档案信息自身的特点来采用树状结构、链状结构等不同的数据结构形式来对档案信息进行存储，以便于在进行大数据分析时能够快速的实现对有用信息的查找和分析。采用科学的数据结构存储档案信息，更加能够体现档案信息的价值。在存储档案信息时，同样也可以采用大数据技术，为档案信息提供更科学的信息结构。

第三，管理人才专业化。在大数据时代背景下，档案管理需要专业的档案管理人才，管理人才的专业化体现在两个方面，可以从以下两点进行：第一是档案管理系统的专业化，专业化的档案管理系统需要专业的人才进行开发和维护；第二是档案管理人才的专业化，专业化的档案管理人才，不仅要能够熟练的运用档案管理系统，而且能够对档案管理系统的运作原理有较为深刻的理解，并且对所需要管理的档案信息由专业级别的认知，能够根据实际情况来对信息进行解构整理，并且将信息完整的保存在档案管理系统当中。只有拥有专业化的档案管理人才，才能够将有价值的信息科学系统的进行管理，才能够对信息进行专业的甄别，并在存储结构当中对信息的重要性进行体现，并保证所管理的档案信息能够切实的为大数据分析所用。

第四，变革档案管理体系目前我国的档案管理体系还是传统的企业性质管理体系，有很多的弊端，老龄化十分严重。由于我国对档案管理工作的重视程度不够，导致很少有人才进入档案管理工作岗位中去，档案管理体系一成不变。在大数据时代背景下，只有变革档案管理体系，增加档案管理工作对人才的投入，优化档案管理结构，才能促进档案管理工作的有效开展。

第五，通过大数据技术提升档案资源的安全大数据背景下的档案管理工作相比于传统的档案管理工作，有一个最大的优势就是大大强化了档案资源的安全系数，提升档案管理工作的效率，优化档案管理成本。在大数据时代下，档案信息能够被无限缩小，存储，但是也面临丢失、中毒的隐患，所以必须要加强档案资源的安全管理，通过一些规范措施进行科学管理。

3 结束语

综上所述，技术的发展使得大数据分析逐渐成为信息分析的主流模式，而大数据分析对有价值信息的需求，使得档案管理工作的重要性得以凸显，而且使得档案管理工作所要处理的信息量呈几何级数增长，同时对档案管理技术也提出更高的要求，先进的管理技术则需要专业的档案管理人才来进行维护。

参考文献

[1]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2014，01.

[2]杨丹.大数据时代档案管理提升措施探究[J].办公室业务，2014，17.

[3]杜晶.大数据时代档案管理模式变化研究[J].办公室业务，2017，04

[4]汪海港.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].黑河学院学报，2016（8）：205～206.

[5]陈婷婷.大数据时代背景下档案管理探讨[J].办公室业务，2016（13）：107.endprint