对建筑施工企业科技档案数据库建设工作的探讨

张红

摘 要：伴随着社会经济的飞速发展，我国当前互联网技术的研发水平也逐渐步入世界前沿，该前提下，我国于建筑施工企业内部科技档案数据库的建设管理工作过程中，对于互联网技术的应用就成为重中之重。而在建筑施工企业档案管理工作中，档案管理数字化、信息化、规范化以及科学化目标的实现又是这个时代的必然要求。鉴于此，本文对建筑施工企业科技档案数据库建设工作进行分析，通过阐述科研档案数据库的建设内容着手，并提出了几点建设意见。此次研究的目的是为了更好的提升现今建筑施工企业的档案管理工作的质量。

关键词：建筑施工企业；档案管理；数据库建设；企业管理

在数据信息化的时代背景下，档案信息化建设事业中档案目录数据库建设是一项十分重要的工作内容。面对当前建筑单位档案数量逐渐增多、数据输入工作强度过大等问题的出现，企业管理者应该将档案目录数据库的录入工作作为切入点，进行档案管理工作效率提升，积极更改档案的数据录入机制，从而为档案管理人员进行库存档案信息资源的开发工作预留出更多的时间与精力，进而把企业自身的生产经营服务质量进行有效提升。基于此，针对建筑施工企业科技档案数据库建设工作的探讨这一课题进行深入的研究相当有必要。

1 思想认知到位

近几年，我国档案数据库的建设进度十分缓慢，部分企业领导自身的思想认知出现偏离情况，并未正确认识到企业档案信息化建设、档案目录数据库构建工作的重要性，而且在此基础上，严重缺乏应有的改革创新精神，片面强调建设工作开展困难的同时，安逸于档案管理现状，致使建筑施工企业科技档案管理水平固步不前[1]。为了有效根治以上思想认知不足的问题，必须将上级部门进行工作检查的契机牢牢把控住，将领导对于企业档案管理工作重视程度意识起来，及时开展有效的解决措施，加快档案目录数据库的建设步伐，从根本上提升企业科研档案的利用效率以及服务水平。

2 企业内部使用统一的档案管理软件

为了能够充分的在计算机编目过程中发挥出档案室的作用，从而解决在日后工作中进行重复记录档案带来的麻烦，最终达到将档案的基础功效发挥出来的目的，在企业内部使用统一的档案管理软件就成为重中之重。此时，就需要做好软件的选择工作，首先，应该从功能性、兼容性、易用性、容错性、运行速度、数据结构的科学合理性等特点进行全方位思考所选软件的类型[2]。本文中通过Darms这一文件档案资料综合管理系统开展研究，将该软件应用到所有的施工单位中，本次安装均为试用版本，有助于确认基层施工单位向上级移交的档案是否符合相关的档案管理数据，从而为档案管理人员进行库存档案信息资源的开发工作预留出更多的时间与精力，进而把企业自身的生产经营服务质量进行有效提升。

3 档案信息数据库建设

档案信息数据库的建设工作并非一朝一夕能够完成，而是需要通过相关档案数据库建设规范制定、信息资源的有效采集、管理措施与技术标准的集合与发布等一系列的长期规划与组织协调。与此同时，还需要开展大量诸如室藏纸质档案、录音、录像以及缩微品的数字化等基础性工作。

（一）构建特色室藏数据库

目前阶段，建筑施工企业在进行内部档案资源建设的过程中，比较片面的专注于信息资源的数量叠加，极大程度的忽视了档案利用者的实际需求，所提供出来额网络信息服务也具有一定的针对性、复杂性，整合完成后的网络服务可以实现系统、有序、专题针对性强的档案信息资源提供目的[3]。作为企业内网络档案管理信息服务工作的重点内容，特色数据库主要是从原有的档案管理系统中进行提炼、总结出来的。换而言之，整合过后的数据库是作为一个系统化档案信息资源整合体存在的，内容中全面的体现出了各自的室藏特色，进而提高了室藏档案的档案信息价值。构建出特色的室藏数据库，并通过科学技术手段将其进行链接起来，从而将便捷性、主动性等功能提供于档案使用者，是目前网络档案信息服务水平提升的关键内容。

（二）确保档案网络管理体系建设的安全性

作为网上档案服务的前提工作，档案室网络在建设过程中需要从原有的分散式逐步转化为分布式的联合。在网络档案服务的保障工作开展中，建立起完善的档案网络管理体系是一项十分重要的工作，唯有将切实的网络安全管理规范制定出来才能够达到确保档案网络管理体系建设的安全性这一目的。档案网络管理体系的建设期间，一定要严格执行网络服务监管办法，集中进行数据、设备以及应用安全管理工作内容的控制，同时，为了能够真正确保档案数据库的安全问题，还需要将网络安全防范措施落實到实际管理工作中。

4 针对档案数据库建设工作开展实时监督管控工作

为了有效降低档案目录在初期录入工作中的差错发生机率，在企业档案室日常管理工作开展期间，一定要调配出足够的人力进行轮流进入到企业下设的各个基层施工单位做好督促、监察、指导工作，帮助基层管理者做好相关的施工数据规范化采集工作[4]。在帮助基层施工单位进行数据输入处理工作时，需要确保目录录入工作符合规范化标准，尤其是档案室与基层单位之间的档案号码编制统一的问题，督察人员应该提醒基层工作人员在档案的编制期间注意目录号、案卷号的填写内容是否统一，目录号填写时需要依照施工项目中文名称进行编写，案卷号需要依照所属专业的中文名称进行编制。

5 强化档案管理人员的培训工作

建筑施工企业的科技档案数据库建设是一项具体且细致的工作，工作的过程中，任务比较繁重，相关的要求也比较高，此时就需要企业主动开展人才投入工作，才能确保档案数据库建设项目的顺利完成。同时档案目录数据库的建设也是一项技术性极强的工作，数据库质量建设的高低直接决定了档案检索、档案信息网络化功能的使用效果。为了确保建设完成的大难目录数据库符合相关规范、要求的标准，就一定要针对档案数据输入人员的业务培训力度进行加强。通过培训，使其获得掌握《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等业务规范要求，将有效的理论依据提供于档案目录数据库建设的工作人员[5]。另外一方面，档案事业的发展更需要创新型人才的加入。在网络档案服务的要求中明确的提出，档案管理人员必须具有“求真务实、开拓进取”的精神，才能积极进行网络条件下开展档案服务工作新思路、新措施、以及新方法的探索工作，从而自行解决网络新模式应用期间出现的多种问题和矛盾。档案管理人员还应该积极的树立起创新的思维模式、优化自身所掌握的知识结构、熟练运用计算机网络知识于实际工作中、培养出强大的信息处理能力。

6 总结

综合全文论述来讲，建筑施工企业科技档案数据库的建设过程中，具有极强的实践操作性，尤其是在真实的档案信息录入期间，会发生一些比较实际的问题，此时，就需要企业档案业务部门进行有效的指导与解决。在建设工作开展之前，企业管理者必须从思想上深刻意识到档案数据库建设工作的重要性，在企业内部使用统一的档案管理软件，从而避免因软件不互通的因素致使档案管理工作出现纰漏。另外，在档案数据库的建设期间必须在确保档案安全管理体系保障的前提下构建出特色室藏数据库，通过对档案管理人员的培训进一步提升企业档案管理工作的开展质量。

参考文献

[1]钦甜.项目管理在建筑施工企业科技创新管理中的应用研究[J].现代国企研究，2015，20：26.

[2]朱伟丹.建筑施工企业在科技创新中的问题、建议和实践[J].上海建设科技，2016，02：79.

[3]宁惠玲.关于建筑施工企业照片档案管理的探讨[J].城建档案，2016，06：28.

[4]杜鹃.探析科技档案在建筑企业生产经营中的作用[J].办公室业务，2016，12：135.

[5]宁惠玲.建筑施工企业工程项目档案收集中的难点与对策[J].城建档案，2016，10：28.endprint