加强医院档案管理，助力医院稳定发展

闫小鹤

摘 要：本文从医院档案管理的对象及种类入手，客观分析了医院档案对医院整体发展的重要性及其在管理实践中存在的问题，并结合工作经验和发展形势提出了完善医院档案管理的若干建议，以期为医院档案管理水平和效率的提升提供有益参考。

关键词：医疗档案；档案价值；档案管理；工作思路

1 医院档案管理的对象及种类

医院档案管理对象繁杂，尤其是在社会分工细致化发展的当下，档案的对象和种类愈来愈多。具体地说，除了医院日常经营管理和医疗活动中，以各种载体形式形成的档案外，还包括医院在行政管理、医疗科学研究、财务会计、基础设施建设、党群工作建设、资产设备管理等各项工作中产生的各式各样文档、图标、音视频等资料。其中，日常经营管理档案包括了经营决策、计划统计、财务管理和物资管理过程中形成的资料； 医疗档案包括了医院各项医疗业务、病历档案、疾病防治等过程中形成的资料；行政管理档案包括了行政事务、人事管理、监察保卫、后勤管理、计划生育等工作中形成的资料；医疗科学研究档案是根据不同的课题分作了两个类目，包括了立项准备、试验、总结、鉴定、成果报奖、推广应用等过程中形成的资料；财务会计档案包括了医院在经济活动、财务收支等过程中形成的各种会计凭证、收支帐簿、财务报告等资料；基础设施建设档案包括了不同工程项目和建筑项目中的各种工程勘探测绘、设计、施工、图纸、竣工验收，以及工程创优申请等资料；党群工作建设档案包括了医院党组织和群众团体在党的组织、宣传、统战、纪检、工会、共青团等日常工作形成的各项资料；资产设备管理档案包括了医疗设备和生活设备分类，包括设备购置、安装、调试运行、维修和设备管理全过程。

一言以蔽之，医院档案种多类杂，关乎各个业务部门的各项工作，具有极强的专业性和参考性，因此在日常管理过程中，必须借助各科室、部门工作人员的通力配合，最大范围的收集最具参考价值的资料，以此确保医院档案能够更为真实、全面的反映医院管理和医疗活动的水平和质量。

2 医院档案对医院整体发展的重要性

医院档案内涵广泛，除了包含了医院内部日常管理、运营形成的相关资料，同时包括了民众在医院进行医疗活动过程中形成的相关资料。随着医疗改革各项措施的全面推行和深入发展，医院档案在其中的促进重要日趋明显，因此，遵循现代医院发展形势和规律，强化医院档案管理，不仅是医院整体管理的目标和任务，也是深化医疗改革、建设高标准、高效率、高水平的现代医院的重要支撑。通过前文已述医院档案的类型，可知医院档案是医院内部各个科室、部门有序开展工作、提高工作效率的重要参考依据。下文将围绕医院档案在医院整体发展中的重要地位展开探讨，具体如下：

（一）是医院开展现代化管理的资源库。医院档案内容范围覆盖了医院各项业务的全过程，包括医疗质控、医疗安全、科研活动、质量管理、设备管理、基础建设、财务会计以及经验总结等，能够真实还原医院进行的任一医疗活动，有着不可取代的参考和凭证作用。与此同时，档案也是医院实现现代化管理的有效凭证。其不仅详尽记载了医院在发展进程中一系列的指导政策，具体的业务开展方法和经验总结，还记载了医院在不同时期的不同经营策略、管理思路，是医院工作人员集体智慧的结晶。因此可以说，医院档案是完善医院管理体制機制、践行医疗体系改革理念、促进整体管理提质增效的重要支撑。

（二）是进行医学科研的前提及其基础。由于医院科研活动的开展，需要基于现有技术和成果才能开展更进一步的探索和发现，因此需要大量临床医疗数据资料作为研究基础，包括病患从最初体检诊断，到辩症治疗，再到康复痊愈整个过程的各项资料，其中不仅涉及医护业务部门，同时包括了医院行政管理工作内容。医院档案汇总了行政管理、医疗科学研究、财务会计、基础设施建设、党群工作建设、资产设备管理等各项工作资料，而这些资料都是最原始的一手材料，具有极强的综合性和连续性，因此可以说医院档案是开展医院科研活动的前提，也是促进医疗研究活动进一步深化的基础。

（三）是和谐解决医患纠纷的直接证据。 科学技术的发展不仅促进了社会的发展，也使得广大人民群众科学素养、文化素质得到了显著提升。同时，随着国家法治建设的日趋完善，相关法律制度也愈来愈人性化，尤其是在普法宣传活动的全面推广下，全体公民的法律意识相较于过去有了实质的改善。在这样的大环境下，针对医院工作的法律规范也愈来愈多，这就使得医院工作人员要进一步加强职业规范和安全意识，认真、负责履行诊疗职责。医院档案就是对这一系列医疗活动开展的如实记录，能够全面、真实、详尽的反映医院工作人员的工作过程，既能够督促医院工作人员尽心尽责的实施医护工作任务，也能够在医疗纠纷发生时医患双方权益的保护提供有力凭证，将医患纠纷的损害程度降至最低。

3 医院档案管理实践中的常见问题

（一）缺乏规范的管理意识，档案利用率不高。虽然档案资源对医院上下各环节工作的有序开展均发挥着重要作用，但实践中，不同医院对于档案管理仍然存在一定的认知偏差，使得档案整体使用和利用效率偏低。再加上部分医院因长期将工作与管理重点全部投放在完善医疗服务等方面，而缺乏对医院档案管理制度和体系的关注和建设，认为档案管理工作繁琐，作用不大，从而鲜有对档案收集、归类、整理和利用等工作予以应有重视，既没有配备相关人员，也没有投入相关经费，导致档案管理工作长期处于被动局面，信息资源开发能力明显不足，由此利用率也就愈来愈低，整体管理陷入恶性循环。

（二）缺乏完善的档案机制，管理范围不明确。受到地区差异因素影响，目前仍有部分医院的档案管理部门只负责进行简单的文书档案、财会档案、科技档案等类型的资料管理，相关病患医疗病历的档案资料交由病案室负责统一收集整理；而类如检查影像图文档案、病理切片档案等则由各个科室分别管理。从而使得医院内部仅就档案管理一项工作就形成了“网状”管理模式，再加上各个业务部门、科室并没有配备专门的档案管理人员，也没有设置相应的档案收集与整理制度，使得各业务部门的档案收集和整理工作随意性较强，缺乏明确、具体的指导规范，由此导致实践中，许多应当被收集的档案未能如期归档，应当编入档案书录的却被随意排列，长此以往对医院整体管理影响相当严重。endprint

（三）管理人员缺乏专业培训，素养参差不齐。基于思想上的认识偏差，部分医院对档案管理工作缺乏应有重视，由此对档案管理人员也就同样如此，在人员筛选、任用时，存在较大的随意性，没有从文化程度、理论水平以及专业素质多方面入手进行全方位的考察，甚至有的医院档案管理岗位直接由其他行政管理人员兼任，不仅严重影响了档案管理质量，还进一步打击了档案管理人员的工作热情和积极性。此外，还有部分医院未能站在发展高度来看待档案管理工作，既没有定期组织档案管理人员进行专业技术培训，也没有安排相应管理技术指导课程学习，使得现实中，很多档案管理人员的管理思路和理念仍然停留在过去效率低下的时期，缺乏创新活力和工作动力。

（四）档案管理与医院的其他业务缺乏契合度。现实中，大多数医院通常都会设定与自身发展现状和目标相契合的计划和规划，而这些项目通常都是围绕着医院医疗设备、基础设施、医疗技术、医疗人才等展开，极少考虑对医院的档案管理及其相关设备设施等方面的投入，从而也就使得医院的档案管理水平与其他业务的发展之间差距愈来愈大；与此同时，档案利用率和管理水平的低下，将严重阻碍医院档案的收集、利用和开发，这就势必又将影响医院整体管理水平和医学科研的发展，最终导致医院发展陷入两难局面。

上述问题的出现，不仅反映出现代医院管理体制上存在的缺漏，也体现出医院管人员在思想、认知上存在的滞后性，因此，医院在建设现代化、規范化和高效化的道路上，应当秉持与时俱进的思想，及时调整和革新管理思路，认清档案管理工作的重要性，积极学习和引用科学、规范化的档案管理方法。下文将围绕这一问题展开探讨。

4 完善医院档案管理的可行路径

医院档案是通过对医院各科室、部门的业务管理、医疗科研等活动中的系列文件、图标名册、影音资料等的分类收集、归总整理所形成的具有不同价值的档案。从整体上看，档案是医院在发展过程中反映临床、实践水平的真实记录，是内部各科室、部门有序开展工作、总结经验的重要参考依据，也是进一步推进医学研究发展的的有力支撑。因此，正视并重视医院档案管理，是医院实现现代化、规范化、高效化的必由之路。如何优化和完善医院档案管理，笔者提出了如下建议：

（一）端正对档案管理的认识，强化档案管理的意识，加大对档案管理的建设力度。前文已述，档案使用和利用率之所以偏低，很大程度上是因为缺乏对档案管理给予应有的重视，缺乏对档案工作予以应有的支持。因此，要完善医院档案管理，首要从端正认识、强化意识入手，提高医院上下全体员工对档案资料重要程度的认识，尤其是要加强领导干部对档案管理工作的重视。例如，应将档案管理工作纳入医院领导议事日程，要将其与医院的其他业务活动、科研活动及基础设施等建设一并纳入年度总结和计划中，在设计其他事项方案时，亦充分考虑档案管理相关建设，根据医院发展目标和实际需求，合理增加相关投入，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力能够与医院的业务发展高度契合，共同发展。其次，要进一步加大对档案工作重要性的宣传力度，发动医院全体员工共同支持档案的收集和整理、使用等各个环节的工作，为后期档案管理工作的有序开展打下扎实的人员基础。

（二）建立健全医院档案管理机制体制，重视专业人才的培养和引入。明确、具体、可行的档案管理制度是档案管理工作有序开展、效率提升的基础和前提。尤其是现代信息技术飞速发展的当下，档案管理工作的手段和方式也应当与时俱进，要符合市场变化和医疗行业的实际需求。因此，医院应当及时地在现有制度 、体系的基础上，结合实际，融入现代管理理念，制定与医院发展相匹配的科学的档案管理机制。具体地说，即要求医院各个业务部门、科室，要将日常工作中所形成的档案资料，统一提交由档案管理部门收集、管理、考核；其次，要将现代信息技术融入管理实际，设计符合医院需求的信息档案系统，明确档案管理部门各个人员的具体职责，将各业务部门的工作与档案管理工作进行交叉考评，以此督促各业务部门、科室相关人员更为谨慎的对待档案管理工作。再者，还要进一步拓展医院档案的归档范围，要在现有档案类型的基础上，根据医院日常运营管理实践和医疗活动实际，进行系统分类、收集和整理。例如，可将医院对外出具的租赁、承包、核算等方案，在项目建设招标过程中使用的方法、程序，以及签订的协议、合同等一并收入经营管理档案中，以确保医院档案内容的完整性和全面性。此外，作为医院档案管理工作的直接执行人，档案管理人员的重要性不言而喻。因此，医院不仅要重视前述措施的布局，同时要加大对档案管理人员的培养和引入，定期或不定期的开展以知识更新、继续教育等为主题的专业培训活动，切实提高档案管理人员的专业水平和职业素养，建立建立档案管理人才梯队；同时，完善工作绩效考核机制，督促档案管理人员在日常工作实践中不断总结、摸索改善档案管理工作现状的新思路和新方法，从而有效推动医院档案管理水平的提高。

（三）按需引入信息技术，推进档案资源的深度开发，进一步加快医院档案管理数字化建设。简单地说，档案存在的价值就是被利用，因而如何最大限度实现档案资源的开发和利用是做好档案管理工作的重点和难点。这就要求医院档案部门要积极组织各种形式的编研活动，灵活运用信息技术对各个业务环节产生的资源材料进行再度开发和深入挖掘，编写各种专题汇编，以满足前线医疗和医学科研工作不同层次的需求，切实提高档案的利用率。其次，医院要遵循社会发展规律和市场需求变化，积极引入现代科学技术辅助档案管理工作，大胆探索数字化管理模式和手段。具体地说，即要求医院档案部门在现有基础上，进一步完善数字档案管理系统。以“归类业务规则引擎应用服务器”为例，这是档案管理数字化建设中的重要设计组成，能够快速、准确、高效的校验相关的业务数据，且业务规则设置和调整也相当灵活、方便。实践中，医院档案管理部门可通过业务规则引擎需求总体分析的结果，将医院各种尚未归类的数字化档案，按照前文提及的档案类型分别将资料进行归类，再通过业务规则引擎筛选，将符合档案类型的数字化档案提交到规则数据库中。需要注意的是，医院档案归类业务引擎端需要分别经过两个“板块”的审核，一是归类业务规则引擎，一个是后台归类业务处理端群。其中，归类业务规则引擎主要负责按照档案类型标准对未归类的档案数据进行分类校验，然后再交由后台归类业务处理端群，根据不同类型的档案完成自动归类操作。实践证明，经由数字化档案管理系统的高效操作，不仅使得医院数字化档案管理更加的便捷化、数字档案使用率的高效化，而这也是现代医院档案管理实现科学化、规范化发展的趋势之一。

综上所述，医院档案既载录了医院的发展历程，同时也记录了社会民众的医疗状况，是推动医学科学发展、提高医疗技术水平的重要参考依据。立足于现代化管理理念不断深入发展的当下，医院档案管理也应与时俱进，加强对医院档案的信息化、数字化建设，提高档案的管理和使用效率，充分发挥医院档案的应用价值，为医院实现现代化、规范化、高效化管理，继续稳定、有序发展打下夯实的资源基础。

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