浅析高校行政秘书工作现状及建议

【摘要】高校行政秘书在高校管理行列里扮演着不可或缺的角色，随着高校间激烈竞争的开展，行政秘书的工作日渐繁杂。处于上传下达的中间地带、起着连接作用的秘书需要正视自己的位置，为高校的发展起到应有的作用。

【关键词】高校 行政秘书 现状 建议

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）47-0013-02

一、高校行政秘书的岗位职责与作用

（一）岗位职责

高校的行政秘书岗位主要设在二级学院（系）或行政职能部门处室，工作内容以日常事务为主。从各高校设有行政秘书岗位的职责分工栏上不难看出，行政秘书兼具着多项职能。学院行政方面，包括各级各类通知的处理、草拟发文、归档、单位章管理等；人事方面，包括教职工招聘、离职、考核、考勤、职称评聘、荣誉申报等；组织交流方面，包括会议、接待、出访、纪要等；财务方面，包括经费预算、日常报销、使用过程跟踪、年终决算、年度绩效等；后勤方面，包括所有行政设备的管理、物资进出等。

（二）作用

首先，作为单位管人、管钱、管物的“小管家”，应当发挥好单位领导助手的功能。行政秘书应了解领导的管理风格、人物性格等。对学院的师资情况、学院年度重要事物等应了如指掌，随时应答。在向领导传达上级通知时，备好相关材料或提供建议方案，为领导节省时间。及时跟进重要通知的进度，遇到瓶颈时立即领导汇报，重在落实完成。

其次，当好对内对外的协调员。人际关系的处理是行政秘书工作中非常重要的一环。无论面对校内的教师、学生还是校外同行与企业人员，需要行政秘书运用恰当的言语作好沟通。例如需要拒绝校外人员来访时，礼貌而不失敬意的婉拒，才会让下次的合作存在可能；突发事件处理，需要其他职能部门处室协助时，体现出事情的紧急和诚恳的愿意，可以让对方立即派人支持。

二、高校行政秘书工作现状中存在的主要问题

（一）积极性不高，容易被忽视质疑

从传统观念上留下来的偏见，高校的部分教师认为高校行政秘书是个不重要的岗位，可有可无。有能力的行政秘书即使表现再好，也无法在单位工作或任务中体现，没有高度评价和肯定。有些专任教师认为某某事情都是行政秘书应该做的，甚至只要没有人负责的琐碎事情，就是行政秘书做的。比如在行政秘书日常维护的后勤类事务中，一件事情没有及时处理，都会引起发起人的不满，而平时日积月累的劳作没有能为他们的工作加分，因此行政秘书渐渐地没有了刚开始工作时的积极性。

如上所述，这种客观职业环境下的情感和行为衰竭，称之为职业倦怠。天津大学师生在几年前就高校办公室人员职业倦怠情况做过问卷调查研究，根据结果显示，原因主要是职业声望低、成就感低。[1]

社会学家霍曼斯提出了社会交换理论，他认为人的社会交往和互动其实是一种交换过程，这种交换不仅是物质的，也是精神情感的。“交换物不仅仅是金钱，还有赞同、尊重、依从、爱、情感”。[2]

高校行政是教学、科研、社会服务的辅助性工作，像一台晚会的幕后工作者一样，没有上台表现自己的机会，但是如果“音响、灯光”出了问题，要承受各方面的责问。在高校的绩效考核上，针对专任教师有定量的指标，完成或没有完成任务都能按考核表上公布的给予奖励或惩罚，但是行政秘书的工作繁琐无法定量计算，以致一些单位的绩效奖励分配偏向专任教师。行政秘书没有被重视，得不到认同，体会不到满足感，他们付出的热情就减少。

（二）专业性不强

在当前的信息化时代里，每个高校都使用着自己的办公系统，作为行政秘书熟练掌握和运用办公自动化软件是必要条件。面对大量的通知和公文处理，写作技巧和行文规范也是必备的基本条件。但是大多数的高校中行政秘书并不是专业的行政管理专业或秘书专业出身，因此，公文的行文错误、语意表达不精准、甚至是错别字屡见不鲜。以上可以统称为行政秘书的专业性不强。

专业性不强导致单位领导的工作量无法减轻，他们需要指导和修改，亲自把好关，不能用这些时间处理更多的单位事务。也导致行政秘书浪费自己的时间在重复一件同样的任务上，最后往往是应付差事。

三、提升高校行政秘书队伍的建议

（一）发挥行政秘书作用，缓解职业倦怠

1.立足自身，三思而后行。优秀的行政秘书懂得自己的优势与劣势，在面对问题时，会主动找办法解决。面对自己的不足，深思熟虑后再做出决定。明确自己的职业生涯规划，通过继续教育深造提高自己的技能，目标建立后，工作积极性和学生习主动性变强，减少职业倦怠的可能性。学习自我调节，改变遇到否定和挫折时一成不变的反击模式，合理地发泄负面情绪，借助旅游、運动等有益于身心健康的方式让自己减压，从中释放。

2.任贤任能，加强建设。高校在招聘行政秘书时应选专业的人做专门的事，招聘过程公开透明。入职前的笔试环节，尤其是行文能力、反应能力应占到较大的比重，设置心理测试环节，优先选择健康心理状态并具有一定抗压能力的人员。入职后定期进行行政工作培训，可以作为继续教育学时记录。对于工作时间长度超过一定年限的行政秘书，应进行再次的心理测试，如发现有需要则应请专业人员给予疏导。

3.定量化体现绩效评价。前面讲过，因为工作的特殊性，基本上高校对于行政秘书的考核很少给出定量化。想要让他们发挥出自己的积极作用，必须奖励绩优者。因此，定量化来评价一部分的工作内容是必要的。只有这样才能让行政秘书看到优良中差的差距是多少，才能让专任教师在单位给予行政秘书奖励时投上赞成票。

（二）着力提高专业性

1.政治素养与觉悟。高校行政秘书必须深刻领会我国教育路线方针，理解党的政策举措。与国外、境外人员接待与交流中，对敏感词语保持高度警觉。坚持抵制不良信息的传播，维护国家的统一。

2.业务能力与知识体系。高校行政秘书需要有一定的写作能力、管理能力、沟通协调能力，同时具备高校相关内容的一整套知识体系。由于行政方面对口的部门多，涉及广大师生，常遇到复杂困难问题，需要在工作中不断学习、思考、总结，向有经验的同事请教，融会变通，提高解决问题的能力。在日常积累下，逐渐形成为行政秘书带有个人色彩的处理方式，成为服务领导管理、服务师生、服务社会的好管家。

3.信息化发展。高科技术发展形势下，行政秘书应该充分运用现代工作方式，用信息化系统提高效率。常用办公室自动化软件中仍有较多的功能未为大部分人所熟知，但对于行政秘书而言，几个操作往往可以节省更多的时间。因此对于自己工作上常用到的内容如何更便捷有效地形成最终文档，行政秘书自身要不断地学习和尝试，提升信息化技能。

4.创新与改进。没有一成不变的环境，也没有一成不变的社会。高校之间的竞争越来越激烈，想要在新形势下取得优势地位，创新和改进是高校保持自身地位的方法之一。高校行政秘书与高校共成长、同进步，审视自己的工作内容，不断地改进工作方法，创新工作内容，提高效率，最终为高校发展起到自身不可少的作用。

参考文献：

[1]李哲.高校办公室工作人员职业倦怠状况及对策研究[D].天津大学，2012.

[2]朱力.社会学原理[M].北京：社会科学文献出版社，2003，36.

作者简介：

尉晓君（1981年6月-），女，山西万荣人，汉族，硕士，助理研究员，主要从事行政管理研究。endprint