档案管理信息系统设计与实现

文/付大维，孝义市梧桐煤化工园区管理委员会

档案管理信息系统设计与实现

文/付大维，孝义市梧桐煤化工园区管理委员会

基于客户档案对电力公司来说是一种无形资产，公司通过营销客户档案及时准确地掌握整个公司实际经营状况，在对策略进行调整时可以作为一种参考依据，做好客户档案管理可以有效提升公司竞争力，同时为客户提出更好的服务。本文以电力营销客户档案管理为例，主要对电力营销客户档案管理信息系统的设计以及实现进行探讨，提出笔者的思考和建议，仅供参考。

电力营销；客户档案；管理信息系统；设计实现

1 电力营销客户档案管理现状和问题

现阶段，电力营销客户档案管理工作中存在的问题主要有：①传统档案管理方法不能和国网所要求的客户档案安全性、准确性以及完整性相符；②纸质储存对共享利用非常不便，对于那些没有归档的纸质档案就不能查询；③传统客户档案管理的工作效率不高，归档慢、不容易更新以及准确率低和调阅效率不高，存在投诉风险；④库房不能够满足设计用电户的增涨，同时设备也比较陈旧；⑤纸质客户档案不可以和营销业务应用系统进行对接，和电子文件管理不一致。

2 电力营销客户档案管理信息系统

2.1 电力营销客户档案管理信息系统所具有的功能

这一客户档案管理信息系统所具有的功能主要使客户档案管理工作变得电子化，所以了解电力营销客户具体管理模式是非常有必要的。电力企业在管理电力营销客户档案的时候将供电所作为单位来进行，不同供电所依据供电电源方式可以分成台区低压客户以及高压专变客户。

2.2 区分客户资料种类

依据电力营销业务所具有的特点，可以将客户档案资料分成两个类别，就是在业扩报装的时候形成的一种业扩报装资料，还有一种是在正常用电营业的时候形成的一种业务变更资料。

2.3 其他系统功能

客户档案管理信息系统还具有下列几种功能：将每个客户当做基本管理单元，与一户一档要求相符；同时依据客户具体管理模式来对客户进行分层管理以及定位追溯；具有和现实营销业务一致的新装以及变更等管理功能；除此之外，还具有能够将原始客户档案资料扫描成文件和图片、上传、存储、打印、管理以及查询和检索别的电子文档的功能。

3 电力营销客户档案管理信息系统具体工作流程

通过网络硬盘存储这种技术，原始客户档案资料经过扫描之后可以变为图形文件以及别的电子文档等，然后将其以文件形式存储起来。

利用无极限存储目录这种方式，有效处理客户分层管理问题以及定位追溯问题，就是高压专变客户依据供电所名-线路名称-转变-用户编码这个程序进行存储，而台区低压用户则依据供电所名-线路名称-台区名称-用户编码这个程序进行存储。因为每个用户编码只有一个，所以不会出现数据冲突问题。

把全部纸质原始客户资料扫描变为电子图片，然后上传用户目录来存储，此外可以上传别的Word以及Excel等文档。

利用相应的复制备份方式，保证存储在档案管理信息系统里面的数据足够安全。

4 电力营销客户档案管理信息系统的实现

当设计好档案管理信息系统之后，就应该对相关功能进行测试，当和业务需求一致的时候就可以投入到实际应用中。

4.1 管理人员可以利用电力营销客户档案管理信息系统中的软件提高工作效率

现阶段比较普遍的系统系统结构主要有两种，就是B/S结构以及C/S结构。由于整个管理信息系统的应用部门是电力营销管理部门和全部供电所，这些部门分布的范围都比较广，若采取的是C/S这种模式来，就会产生软件安装以及调试等具体操作问题，所以，比较合适的结构是B/S结构，档案管理人员仅仅需要利用浏览器在电脑上就能够上传、打印以及查询和归档相应的客户档案资料。和以前的纸质档案管理相比，利用这种信息系统省去了很多繁杂的工作步骤，使档案的查询更加方便快捷，同时也可以增加档案的完整性。除此之外，SG186这种电力营销业务系统都是采用的B/S结构，客户档案管理信息系统属于其的补充，能够在网络上一起使用营销局域网，所以其推广应用比较方便，通过这些结构模式可以使档案管理工作更加现代化，有效改善了传统档案管理方式所存在的一些弊端。

因为该系统所采用的后台数据库是SQLServer2000，因为其具有很多优点，比如，界面友好、具有较高可靠性、接口比较灵活等，所以档案管理人员比较容易学会使用。尤其是在其和SG186这种营销业务系统之间进行数据转换的时候，转换效率比较高，这样就可以提高档案管理工作人员的工作效率以及管理水平。

连接数据的时候采用的是ADO.NET技术，这种技术可以提供具有可视化的一种数据连接组件：DataSet、SqlConnection以及SqlCommand和SqlDataAdapter。利用该方式，只用编写比较简单的代码就能够和数据库进行连接，所以使档案管理工作变得更加便捷，增加了档案管理工作的及时性。

4.2 进行后续的规范管理

实施一户一档这种客户档案管理模式，就需要改变原来的那种客户档案管理方式。当应用这种客户档案管理信息系统之后，每个供电所在完成客户业务办理工作后，应该首先扫描相应的客户原始资料，然后把这些资料交给相应的档案员，让档案员把资料放入客户档案袋里面。以后，如果想要查询某位客户的具体信息，只要在档案管理信息系统里面检索、查询以及打印就可以了，不需要翻找客户的纸质资料，这样可以节省很多查询时间，同时也可以避免磨损客户纸质资料。

4.3 规范客户档案盒

通过这一信息系统，可是使以前的纸质客户档案更加规范。电力公司的纸质档案一般是进行集中归档，并且是由营销部也就是客户服务中心进行管理，而客户服务中心只有一个职能档案库，供电所是没有建立智能库的，所以在进行档案管理的时候应该定制统一的那种高压客户档案盒以及台区档案盒和低压客户档案盒，一个客户对应一个档案盒，而每个台区中的全部低压档案盒应该统一放到一个台区档案盒里面。将线路当做单元来对档案柜进行分配，把每条线路全部专变客户集中起来进行存放，把这一线路中全部台区档案盒集中起来存放。对高压客户以及低压客户档案盒都编制标准资料目录。把原先依据业务种类和分月装订存放的那些业务单都放入客户档案盒里面。这样就会使档案的归档更加方便，同时也可以确保档案的准确性以及完整性。

4.4 系统上线运行

当规范整理好纸质客户档案之后，电力企业就应该开展相应的电力营销客户档案管理信息系统上线动员会，并对公司职员进行培训，使其能够充分学习和了解这一系统。每个单位组织人员应该首先编制本单位的具体线路台区目录。电力企业利用SG186这种营销业务系统里面每个单位客户名称和每个用户编码，于数据库后台成批建立相应的客户目录，以此显著提升工作效率。每个单位中的集中人员应该扫描纸质资料并上传，这样就可以在短时间里面使数据储存实现电子化。

5 结语

综上所述，重视技术的开发和应用，把安全当做整个系统的核心，灵活准确地应用相应的技术，使系统更加趋于人性化，和现代电力营销信息系统相关要求相适应，这样才能利于比较实用和有效的客户档案管理信息系统，促进我国电力事业不断发展，有效提升电力企业所具有的竞争力。

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[2]薛莉.平阴电力营销MIS系统研究与实现[D].山东大学，2006.

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