档案信息化建设与档案管理的思考

文/潘磊，内蒙古大兴安岭重点国有林管理局图里河林业局

档案信息化建设与档案管理的思考

文/潘磊，内蒙古大兴安岭重点国有林管理局图里河林业局

随着我国国民经济水平的不断提高，档案信息化已经成为一种普遍的发展趋势，特别是依据当前随着档案管理工作的日益完善，使档案管理工作质量也在大幅度提高。这样就要求相关部门利用新型的管理手段，将管理质量加以提升，从而为档案信息化的建设带来益处。因此，本文主要对档案信息化建设和档案管理工作的相关内容进行深入介绍和分析，希望能够给相关的档案管理工作人员提供借鉴和参考。

档案管理；信息化建设；措施

社会已经进入信息时代、技术时代，计算机技术的广泛应用使得我国档案管理水平有了更大的提升，促进了档案信息化建设发展的脚步。无论是行政机关还是事业单位，做好档案管理工作均是十分必要的，虽然我国很多单位已经在档案管理中逐渐实现信息化管理，且取得不错的成就，但不可否认的是无论在档案管理工作过程中，或是档案信息化建设方面均会暴露出或多或少的问题，此方面问题若不能得到充分解决，势必会对社会的发展造成影响。

1 档案信息化概述

所谓档案信息化主要是指运用先进的管理技术对档案进行有效管理。档案信息化是一种档案管理的创新，相较于传统管理模式其自身具有一定的优势，提高档案管理效率。档案信息化涵盖很多内容，从广义角度分析，其可以吸收所有领域的信息，然后进行有效整合，这其中包含以下内容：比如经济信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此类信息，并按照相关内容分门别类，这在某种程度实现了资源整合，同时也使档案信息实现共享；而从狭义角度分析，档案信息化内容相对简单，主要针对档案内部而言，使其内部资源实现信息化，依托信息化技术，让档案资料更为完整，信息更为丰富，这样信息阅读者使用更为方便，信息资源更为真实可靠。实现档案信息化离不开以下技术的支持，即信息技术，通过这种技术可以使资源信息得以有效整合，同时也可依据资源信息类别不同进行分类，将相同信息归纳到一起，这样相关人员查阅起来非常方便。档案信息化建设具有重要的现实意义，这可以使档案信息管理更为规范，同时也使其与之相关信息相融合，更好的服务大众，档案建设发展进入一个新阶段，提高资源信息使用价值，也使信息获得更广阔的应用平台。

2 改进档案管理的建议和措施

2.1 提升管理人员的服务意识

在实际的档案管理工作中，工作人员工作的性质是为社会的发展提供一定的服务，也就是说，档案管理工作严格意义上来说服务性质可以和服务业相比拟。工作人员需要明确认识档案工作的目的，以为大众服务为己任。但是，在改变工作意识的过程中可能会遇到一定的难度，因为，传统的档案管理工作主要是以档案内容的收集、整理和保管为主，不重视档案的利用，属于单相的档案管理。现如今，档案管理工作需要打破传统的管理弊端，扩宽档案管理的范围，明确档案管理工作的服务性质。所以，档案管理工作人员也应该对这一问题进行明确，从观念上进行转变。

现如今，我国的档案管理工作对于档案管理人才的需求量不断提升，但是，对于工作人员来说，其专业知识和技能是一方面，更重要的是管理人员的工作意识。提升档案管理的服务意识，才能够从根本上促进社会发展的进程。

2.2 提高档案信息管理水平

随着社会的不断发展，信息化技术逐渐融合到档案管理工作当中，电子档案也是一种比较常见的形式。计算机管理工作为现代化的档案管理工作做出了重要的贡献，不但提升了档案信息管理工作的水平，同时也推进档案管理的现代化和信息化的进程。

从档案文件的作用上可以看出，其属于一种价值很高的信息资源，同时也是社会发展过程中的重要财富。档案管理工作虽然不能够直接产生任何经济效益，但是却可以提供一定的社会效益。所以，提升档案信息管理的水平是提升档案管理水平的重要内容，也是一个不可避免的重要问题。

档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着档案的建立和形成。从相关工作的立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高了档案管理效率与效益。

相关档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高这些档案岗位人员的业务素质和工作能力。

档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便相关单位和部门利用这些档案信息的条件。

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，还能节省大量的人力物力。

档案的信息化建设，可以促进档案管理水平更好的提升，利用先进的信息化技术，可以有效的提高档案收集与整理的效率，也可以提高档案信息的准确性与真实性。通过档案信息化的管理模式，有效的提高了档案信息的价值，为相关人员浏览以及借阅档案信息提供了很大的方便。为了促进档案管理更好的发展，档案管理的工作人员一定要提高自身的素质与技术，从而更好的推动档案信息化发展进程。

[1]欧丽.剖析现阶段环境监测档案管理工作问题及建议措施[J].办公室业务，2014（3）.

[2]赵爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界，2014（2）.