企业ERP系统与预算管理的运用

(中国邮政集团公司汕头市潮南区分公司，广东 汕头 515144)

企业ERP系统与预算管理的运用

郑孟雄

(中国邮政集团公司汕头市潮南区分公司，广东 汕头 515144)

随着互联网环境的日益成熟，传统的预算管理模式已经不能满足当下企业发展的需求，而ERP系统的应用为预算管理电子化、网络化提供了条件。ERP系统与预算管理融合逐渐成为企业预测、控制企业经营活动的有效手段。但鉴于我国预算管理正处于传统模式向信息化模式的转变阶段，尚缺乏对ERP系统与预算管理的结合研究及企业实践应用。本文试图基于ERP与预算管理的内涵、功能等基础性阐释，着重分析预算管理与ERP结合运用的可行性，及提出相应完善建议。期望本文对推动企业预算管理信息化发展有所启示。

ERP系统；预算管理；可行性分析

预算管理是企业财务管理的重要组成部分，也是ERP系统的核心部分之一。ERP系统(企业资源计划)是一个可以实现人工、财务、销售、库存制造、采购等组织资源管理、控制、组织、计划、领导的集成型系统，其核心是企业财务管理，基础是信息技术，实现途径是供需链集成、资源整合。传统管理环境下的预算管理并不能完全实现组织资源集成，且集成效率低下，而ERP环境下预算管理可以达成控制、整合组织资源的目的，以获得规模经济。因此，将ERP与预算管理相结合研究逐渐成为互联网环境下、供给侧结构性改革背景下的重要主题。本文试图通过融合研究的可行性分析，寻求二者的结合点，并提出完善策略。

一、ERP系统与预算管理概述

预算管理是财务管理的核心，财务管理是ERP系统的核心。ERP是我国目前基于计算机技术，将计划、预算等多项业务纳入同一个系统的较为先进的企业管理模式。而预算管理是一种合理配置资源以实现企业战略目标的管理方法。预算管理曾经经历了手工、电子表格和信息化三个阶段，从传统以静态、单一的预算管理模式转化为全面的、全方位的预算管理模式。二者均是组织资源运用最大化，即相同的资源观，ERP是一种最大限度利用组织资源以平衡存、销、进、供、产等各环节活动的信息化系统，而预算管理是一种对所有部门和环节组织资源进行合理配置以达到资源效率最大化。ERP系统为全面预算管理创造了条件，一是ERP系统集成了业务流、价值流、信息流、物流、资金流，它为预算管理预测和合理配置组织资源提供了条件；二是ERP系统是一种具有集中化思想的管理模式，它可以为预算管理提供一个信息化、标准化的管理平台。

传统预算管理模式之所以要转变为ERP管理模式，是因为存在三种弊端：一是传统手工、电子表格预算仍然局限于事后监督，且预算结果无法分享与跟踪，而ERP系统本身具有共享性和系统性特征，益于预算编制与事后执行结果跟踪；二是传统预算管理模式时常会出现滞后现象，不能及时反馈信息；三是传统预算模式只能明晰简单的指标关系，而ERP系统可以处理更为复杂的预算信息。

二、预算管理与ERP系统融合的可行性分析

1.预算管理与ERP系统融合的优势分析

预算管理与ERP系统融合的优势分析主要可以体现于四方面：一是ERP系统构成了预算管理的关键要素，而ERP系统的事前计划与预测完成了预算的编制指标分解任务，ERP系统的对比与监控功能则完成了预算管理的执行监督，ERP系统的业绩分析功能则完成了预算管理的评估与反馈。二是预算管理与ERP系统间具有高度契合性，一方面二者具有相同的资源观，另一方面ERP系统是预算管理顺应互联网发展的产物，预算管理代表了基础数据部分，而ERP系统则代表了技术信息部分；三是预算管理与ERP系统间价值流具有一致性，预算管理系统与ERP子系统可以完全融合，如ERP市场预测与销售子系统可以合理融合预算管理的销售预算，ERP采购子系统可以合理融合预算管理的采购预算；四是ERP系统极大的提升预算管理对战略实现的贡献率，根据美国的相关调研数据显示，ERP与预算管理系统融合将会为企业带来制造成本下降12%，减少平均停工待料60%，缩短采购期45%，降低误期率35%，提升准时交货率55%，减少延期交货率70%，提升库存周转率45%，减少库存45%。

2.预算管理与ERP系统融合的实践探索

预算管理与ERP系统融合的实践探索体现为四方面：第一，库存及采购预算的规范化，多层次ERP系统可以帮助企业实现不同层次的库存管理，用ABC分类法快速准确计算订货量及采购预警量，保证了数据采集与业务运作的同步，同时也保障了数据自动匹配、核对、实时反馈、报表自动生成。第二，成本控制预算的规范化，成本中心将成本的编制、审批数据传输至ERP成本中心，分别由管理会计、预算主管、预算会计、成本中心主管、业务分析员六个环节的指标审批，而当预算指标在某一个环节超额时，ERP会自动终止指标审批，控制过账。第三，销售预算管理的规范化，分别涉及到票据处理、装运处理、订单处理、合同处理等，这些处理环节通常会涉及到ERP系统对客户数据的维护、订单控制、量价考核机制的操作；第四，预算指标分解规范化，预算指标通常会分解至产品品种、销售网点，ERP系统可以实时查询系统价格、销售渠道、品号、销售网点等。

三、ERP环境下完善预算管理的建议

本文根据以往文献及实践案例分析发现，新型体系完善与新型监管机制创新是当下企业在ERP环境下完善预算管理急需采取的措施。

1.构建适应ERP环境的全面预算组织体系

构建适应ERP环境的全面预算组织体系，需要优先着手于以下三方面措施：

首先，建立由预算编制和执行机构、预算常设管理机构、预算管理委员会、经理办公会议构成的四级预算管理体系。其中预算管理委员会是实施全面预算管理的最高管理机构，负责审查总体预算方案、预算调整方案及预算执行情况报告，向经理办公会议提交预算方案和预算调整方案，组织预算考核与监督。预算管理委员会由公司经理、总会计师、财务管理部门、计划管理部门、水质管理部门、工程管理部门、采购管理部门、审计部门、企业管理部门、营业管理部门、生产管理部门及人力资源管理部门等部门负责人组成。

其次，明确企业预算范围，企业所有涉及价值形式的经营管理活动，都应纳入预算管理，明确预算目标，实现预算控制；企业战略目标是预算管理的出发点和立足点，预算体现企业的战略意图，并根据战略来配置资源和确定预算管理的范围；企业预算管理应当以提高经济效益为目标、以财务管理为核心、以资金管理为重点，全面控制企业所有经济活动。

最后，确立预算执行要求，各部门、基层单位应严格执行企业下达的预算目标，未经批准，各部门、基层单位不得超预算开支费用、超预算采购、超预算使用资金，如果的确需要预算外开支的，应按企业资金审批权限，上报审批；各部门、基层单位应根据年度预算指标分解为季度计划和月度计划，上报至相关职能部门；基层单位每月上报企业财务管理部门当月预算执行情况预测和下月生产经营计划；职能部门每季度第二个月份下旬提交当季预算执行情况预测，如当月实际情况偏离计划，应滚动调整以后的月度计划，以确保年度预算指标的完成。此外，在ERP中设置预算指标相应科目、维度，自动生成预算结算单据；构建预算数据模型，利用数据+模型分析预测预算准确率及偏差，便于及时纠正与跟踪预算执行。

2.创新信息化预算监管机制

ERP系统与传统预算管理相结合，衍生出了信息化预算管理系统，其监管也逐渐成为保障二者有效融合的重要措施。企业要保障二者融合，必须着手于以下三方面措施：

首先，创新联动监管机制，一是ERP的监控功能与部门业务功能形成联动，将预算目标分解至各预算科目及各部门预算任务，并自动控制与跟踪、反馈预算目标完成情况，实现事中控制；二是实施重大项目联动监管机制，在内外部、上下级之间充分实现横向、纵向的协调配合，将所有部门预算数据均列入ERP系统监控范围内，实现实时跟踪，一方面实现ERP系统与传统预算的相互反馈、有效互补，另一方面建立监控联动机制，信息、财务、业务部门加强沟通，有效整合各自资源优势，共同参与项目检查，形成监督合力。

其次，创新科技监管机制，积极拓展和提高计算机在预算监管领域的应用和使用层次，搭建预算数据平台，实现ERP信息系统与各业务信息系统间的数据传输与对接，促进预算数据的共享与监测。加快ERP信息系统建设，完善预算数据分类监管模型，通过“数据+模型分析”的数据化监管模式，实现实时监控、动态监控。同时，利用ERP信息管理系统的风险监控预警功能，指导企业监管、财务、信息等各部门及时处置风险预警，形成隔日或即时的“数据监测一疑点预警一指导筛查一查处反馈”的新型监管机制，形成系统合力，提高监管效能。

最后，构建新型预算违规、激励及信息安全机制，一是在ERP信息系统操作部门、财务部门引入经济审计监管，推进经济审计在预算部门全覆盖，使经济责任审计从离任审计向任中审计，从事后监督向事中、事前监督的转变，实现预算人员监督的常态化、长效化；二是对ERP信息系统开展科技信息监管，组织开展对企业信息科技治理、信息科技风险管理、信息安全、信息系统开发以及测试和维护等方面内部控制建立健全状况和执行效果以及风险状况的监管；三是落实违规责任追究，对所有预算部门要按照谁检查谁落实问责的工作原则，切实抓好对违规行为的处理处罚，发现谎报、瞒报预算资料或者部门串通预算作假者，加大问责力度，对ERP系统操作人员、预算管理人员同时追责。

四、结语

预算管理是企业财务管理的核心，传统预算管理模式具有预算不及时、事前监管、预算量大等弊端，且在互联网环境下，预算管理必须结合信息化管理。而ERP系统正好契合预算管理的发展趋势，弥补了传统预算管理模式的不足。本文基于对ERP系统与传统预算管理模式融合的优势与实践探索分析，着重从预算体系完善与信息化监管机制两方面提出优化建议。但限于实践案例有限，本文并未以实际案例分析论证本文建议的实践指导作用，建议后续研究进一步深入探讨本文建议的实用性。

[1] 郭立.关于ERP系统与全面预算管理融合的思考[J].会计师，2011，No.133(10)：105-106.

[2] 张秋梅，李露.ERP环境下企业全面预算管理应用探究[J].知识经济，2017(2)：112-113.

[3] 李秀丽.浅析企业在ERP系统下的全面预算管理[J]. 当代经济，2010(24)：26-27.