“互联网+”时代基层单位档案数字化建设探析

张璐璐

【摘要】目前，我国档案工作正逐步落实“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，这就需要我们不断用创新的互联网思维来转变传统的档案思维，实现超常规发展。本文通过对基层单位档案数字化建设面临的问题进行分析，从而提出加强基层单位档案数字化建设相应的对策。

【关键词】档案数字化；互联网+；档案管理；对策

“互联网+”是物联网、云计算、社会计算、大数据等新一代信息技术融合的新形态。随着国家信息化建设的推进、电子政务的广泛应用、网络化管理技术平台的构筑，档案管理模式和手段正逐步被信息化、网络化的管理模式和手段所取代。目前，“在互联网+”建设的大环境下，我国档案工作正逐步落实“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，这就需要我们不断用创新的互联网思维来转变传统的档案思维，实现超常规发展。

一、基层单位档案数字化建设面临的问题

（一）档案信息数据库建设滞后。在“互联网+”时代，由于信息技术的高速发展，传统载体档案将面临全面的数据化而不仅仅是数字化。纸质档案全文数字化是档案信息上网的基础，这也是网络环境下档案信息查看采集利用的前提。数字化可能是僵死的信息储存，而数据化则是可检索和可以进行关联分析的活数据。数字化的文件（图像、音乐、PDF等）无法被现有的搜索引擎搜索到，而数字化文件被数据化之后，是可以被基于文本的传统搜索引擎检索到。数字化带来了数据化，但是数字化无法取代数据化。当前，基础单位数据库建设定位不准确、标准规范缺失、数据质量不高等，开发和提供的档案信息多是二次信息，即目录、文摘等，而作为一次信息的档案全文信息开发较少，用户只能看到检索页，但看不到全文，不利于档案信息的采集利用，也对互联网背景下的档案数字化检索的发展造成了不利影响。全力构建一个包括全文数据库、文献数据库和多媒体数据库在内的多类型数据库系统任务艰巨。

（二）现代化的办公设备不足。计算机设备是档案的載体，设备的好坏直接影响档案数字化管理的步伐，由于资金不足或领导不重视，目前，许多基层单位的办公设备较少，档案数字化管理中的软件资源建设、硬件资源建设、网络资源建设等基础建设投入不够，有的基层单位的办公设备比较落后，计算机使用年限长，系统和硬件不能及时更新，计算机系统和程序的陈旧老化，数字化设备的标准不能达到国家的具体标准要求，先进的数字化设备比较缺乏。还有的单位内部局域网没有搭建起来，电子文档收集工作仍采用传统的方式和手段，严重影响了档案工作的效率和准确性。

（三）数字化档案安全意识淡薄。在“互联网+”时代，网络技术在档案管理中的应用越来越广泛，不但推动了档案管理的快速发展，也给档案信息安全带来挑战。我国的《档案法》规定：“档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用”。由于数字档案载体的脆弱性，信息的不稳定性和对计算机软硬件的依赖性等特点，带来了数字档案资源的易消亡性，给保持数字档案的原始性、真实性增加了困难。同时，由于网络具有连接形式的多样性、开放性、互连性等特征，病毒入侵、黑客攻击随之而来，造成档案信息的泄密、假冒、篡改等诸多问题，甚至给整个网络安全带来威胁。维护档案信息的安全，成为“互联网+”时代档案工作面临的又一重大挑战。

（四）档案管理人员专业素质较低。在“互联网+”时代，档案工作是一个知识、信息高度密集的领域，档案工作的信息化程度高，对计算机等技术设备的依赖性很强，对档案工作者队伍要求也越高，就必然要求人员熟练地操作各项先进设备，了解相关的操作知识，能够正确地处理常见的问题和困难。档案管理人员不仅要有档案业务基础知识，而且也要有网络信息技术能力，不仅要有档案责任意识和服务意识，而且还要有安全防范和应急处理能力。由于网络信息技术更新换代的速度较快，部分档案管理人员专业学习跟不上职业要求，多数员工只是经过短时间的培训，无法拥有娴熟的服务技能和丰富的网络技术知识，成为目前困扰档案信息化、数字化建设的一大难题。

二、加强基层单位档案数字化建设的对策

（一）加强数字化建设，强化档案数据库建设。按照“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，严格遵循标准规范，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档。纸质档案在进行数字化操作的过程中，应对符合一定要求的纸质档案文献进行数字化，要按照档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收等基本环节进行。在数字化过程中，纸质档案数字化应以件为单位自动捕获数字化元数据，包括数字化授权信息、数字化日期与时间、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空间、格式信息、计算机文件大小、数字化软硬设备等。应将数字化元数据与目录数据组合形成纸质档案数字副本的元数据库，并导入数字档案室应用系统提供检索服务。目录建库要选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。在数字图像的扫描和处理过程中，要切实重视纸质档案的平整度、图像分辨率和失真度，掌握好图像压缩比率，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。为了满足网络环境下档案信息的采集利用，尽可能实现档案信息的全文数字化，要切实做好一次信息的档案全文信息开发，改变用户只能看到检索页和目录文摘等、但看不到全文的弊端。对照片数字档案管理应按照“简化整理、深化检索”的宗旨，实行“类改序”方法，将传统方式中单张照片档案承担的检索路径、保存单位等多种功能，（下转第184页）（上接第182页）变为一张照片只是一个保存实体，其他检索功能均由图片数据库全方位、多角度、深层次的检索手段来解决，实现照片管理新型方式的改革。要充分利用办公自动化和局域网，搞好接收并登记形成办公自动化等业务系统的文书类电子文件及其相对应的元数据，从起草、审签到分发或呈批、阅办运转结束后，行文直接送入档案管理的公文库进行归档，实现大数据条件下图书、档案、资料、电子文档的一体化管理。endprint

（二）进一步完善软硬件设施，搞好网络平台建设。要配置先进的且适合本单位工作的现代化办公设备，主要有微机、打印机、复印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机等，使用指纹与语音识别技术、密码技术与电子文件签署技术，对档案电子文件资料信息的真伪进行认定，为电子档案文件的真实可靠性提供保障。要完善基于单位局域网的档案管理平台。办公自动化程度越来越高，以往手续繁杂的办公行文、来往函件、许多日常工作都可以直接在计算机和网络上办结。要通过办公自动化和档案门户网站，建立电子文档收集、在线借阅和查询、利用等需求的管理和服务窗口，同时将可公开的各类数字档案信息进行资源整合，实现单位档案信息交流和单位内广泛共享。要建好基于政务信息网的档案平台，针对政务信息网和单位局域网相互隔离的现状，做好政务信息网电子文件的归档和整理，并提供在线查阅利用、存储等服务，满足员工在线利用需求。

（三）强化网络信息技术防范，确保档案数据库安全。针对电子档案信息容易被窃听、泄密、篡改和伪造并且面临病毒入侵威胁的现状，应从签署技术、加密技术、身份验证、安装杀毒软件、增设防火墙等软硬件方面强化安全技术管理。实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最有效措施，要强化办公自动化系统内、外网隔离措施，在内部办公自动化和外网之间，设置物理隔离，要限制优盘、移动硬盘等外设的接入。要针对不同级别的档案，通过用户名、用户密码、IP地址的三重验证对档案查看进行权限管理，确保档案信息资源绝不流失。针对数字档案资源具有的脆弱性、易逝性、依附性等特征，应建立健全数据备份系统，通过移动硬盘存储、光盘录入、云储存备份等多重措施保证电子档案的安全性。

（四）切实加强档案队伍建设，培养复合型人才。培养创新型的档案人才是档案管理工作创新发展的关键，要努力培养能够掌握档案知识，同时又能熟练操作计算机的创新型档案管理人才。组织其学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、图像编辑、现代管理等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，适应数字档案资源建设的需要。在日常工作中，应该将培训和考核有机地结合起来，激励工作人员不断学习、提高素质，满足档案数字化管理的要求。同时，档案人员要努力学习最新的档案管理技能，要注重自身专业水平的提高，積极学习业务知识，通过自学、参加培训等方式，熟练掌握在信息化背景下档案的收集、整理、保管、利用和电子文件管理、网络管理等基本技能，具备良好的动手能力，从而推动档案信息化建设科学有序地向前发展。

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